Kompletterar
PDF/A och Enterprise Content Management system
varandra (perfekt)?
Det finns många verktyg/programvaror på marknaden, inklusive freeware,
med vilka användare kan skapa PDF-filer och lagra dem i ECM-system.
Men är resultaten av detta alltid tillfredsställande?
av
Dietrich von Seggern
vd, callas software, Tyskland
Anpassad/lokaliserad av
Kent Åberg
grundare och vd, NewFormat AB, Sverige
(Följ callas software blog för PDF-proffs!)
Inte alla programvaror skapar PDF/A-kompatibla filer
är lämpliga för lagring i ECM-system
Det finns många verktyg på marknaden, inklusive freeware,
med vilka användare kan skapa PDF-filer och lagra dem i ECM-system.
Men är resultaten av detta alltid tillfredsställande?
Det kan faktiskt hända att en viss PDF-fil kan öppnas med
en PDF-läsare och inte med någon annan.
Dessutom är det ursprungliga PDF-formatet inte lämpligt för långvarig arkivering.
Fakturor eller andra dokument som måste lagras i årtionden
bör därför lagras i PDF/A-format i ECM-systemet.
Många ECM-leverantörer integrerar därför redan PDF/A-teknik
från callas software via SDK (Software Development Kit).
Deras användare kan då, integrerade i deras dokumentprocesser,
skapa PDF/A-filer eller kontrollera deras överensstämmelse:
PDF/A-1: Inga bilagor tillåtna.
PDF/A-2: Bilagor i form av PDF/A är tillåtet.
PDF/A-3: Bilagor i godtyckliga format - PDF/A och andra - är tillåtet.
Det är relativt nytt här att det något speciella PDF/A-3-formatet
används och berikar därigenom omfattningen av tjänsterna i ECM-systemet.
Den speciella egenskapen hos PDF/A-3 är att den här standarden möjliggör
inbäddning av valfritt dokument i en PDF/A-fil.
PDF-filen blir sålunda ett slags "ZIP-arkiv med användargränssnitt".
Användare kan sålunda elegant kombinera flera dokument i en fil.
PDF/ A-3 är användbart för hybridarkivering, dvs att kombinera
källdokumentet såsom en Office-fil med tillhörande PDF/A-fil.
E-postmeddelanden med verksamhetskritiskt innehåll som är värda att
lagras skapas med teknik från callas software.
I en PDF / A-3-fil kan det ursprungliga e-postmeddelandet lagras i
ECM-systemet tillsammans med dess arkiverbara motsvarighet
på ett revisionssäkert sätt.
Ett annat exempel är lagring av fakturor.
Information som en OCR-processor läser från en faktura kan lagras
i en separat fil och arkiveras tillsammans med fakturan i en PDF/A-3-fil.
PDF/A-3 kan också användas för att elegant sammanställa filer,
t.ex. dokument och ritningar som skapas inom ett projekt.
Ytterliggare exempel på denna tillämpning är skapande och
bearbetning av s.k. "ZUGFeRD"-fakturor.
För inkommande fakturor extraherar callas pdfaPilot automatiskt
fakturadata/innehåll i XML-format och skickar informationen vidare
till efterföljande system för bearbetning.
PDF/A-fakturan lagras sedan i ECM-systemet.
PDF/A och särskilt PDF/A-3 och ECM kompletterar varandra perfekt.
PDF/A-3 kan dessutom öka fördelarna med digitala processer, eftersom
kopplingar mellan dokument även kan visas utanför ECM-systemet.
Det finns många fördelar i att använda PDF/A-formatet för
ECM-användare för dokumenthantering och distribution.
Dessutom säkerställs att PDF-filerna lagrade i ECM-systemet
kan reproduceras när som helst.
|
