NewFormat logo


OpenFormat logo
Ingår i NewFormat AB portal



Swedish Flag             UK Flag



    OpenFormat     Produkter och tjänster     Erbjudanden / Kampanjer / Priser     Guider och datablad    



Kontaktformulär             Hem/NewFormat



NewFormat AB

PDF-standarder får världen att fungera




Våra lösningar baseras på
beprövad, tillförlitlig och högtillgänglig programvara.

NewFormat AB utsedd återförsäljare och partner i
Norden (Sverige, Danmark, Finland, Island, Norge)
och
Baltikum (Estland, Lettland, Litauen)
av ledande PDF och PDF/A-lösningar från callas software GmbH.




callas software - Logo

Teknik för PDF-baserade arbetsflöden

Vi löser PDF-problem
callas software gör det enklare att hantera komplexa PDF-utmaningar

Lösningar för att utföra preflight, validera, optimera, korrigera samt åtgärda PDF-filer
för arkivering/e-arkivering och långtidsbevaring av dokument.

callas software pluggins för Adobe Acrobat
förbättrar och utökar inbyggd basfunktionalitet i Adobe Acrobat.



callas software pdfaPilot - Logo

callas pdfaPilot
Allround-programvara för
digitalt bevarande/långtidsarkivering enligt ISO-standarden PDF/A
och
tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA


callas pdfaPilot stöder ISO-standarden PDF 2.0!




Tillgänglighet - Ikon

Tillgänglig PDF


En PDF/UA-kompatibel PDF kan vara precis lika
tillgänglig som en WCAG-kompatibel webbplats







callas pdfaPilot
Konverterar dokument till
PDF/A-standarden för långtidsarkivering

callas software pdfaPilot - Konvertering av dokument till PDF/A - Bild

Konvertering av dokument till PDF/A



PDF/A
Det rekommenderade dokumentformatet
för långtidsbevarande av digitala dokument

PDF/A - Ikon

    PDF/A är det rekommenderade filformatet för
    arkivering och långtidsbevaring av dokument.
    Dokument som långtidslagras i PDF/A-formatet
    kan med säkerhet garanteras att vara läsbara och
    återanvändaningsbara även efter en längre tidsperiod.

    PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 och PDF/A-4 är alla
    kompletterande PDF-format och ISO-standarder
    (ISO 19005-1, 19005-2, 19005-3 och 19005-4)
    som används för långtidsarkivering av dokument.


    callas pdfaPilot
    - Programvara för konvertering av dokument till PDF/A

    callas pdfaPilot används för att konvertera PDF-dokument,
    eller andra digitala ("born digital") dokument och e-post med bilagor,
    till robusta, sökbara PDF/A-filer för långtidsarkivering.

callas software pdfaPilot - PDF/A i dokumenthantering; DMS och e-Arkiv - Bild

    callas pdfaPilot utför dynamisk teknisk förhandskontroll (preflight/validering) och
    korrigering, samt optimering av PDF-filer för dokumenthantering,
    arkivering/e-arkivering och långtidsbevaring av dokument.


    Server-baserad automation för
    samtidig konvertering och validering

    callas pdfaPilot används vid e-arkivering av företag, myndigheter,
    organisationer och andra verksamheter oavsett storlek och verksamhet.

    I princip är det lämpligt att behålla alla dokument i ett format och
    PDF är förstahandsvalet här som den lägsta gemensamma nämnaren
    för digitalt genererade eller pappersbaserade dokument.

    För att befria de användare från konverteringsbördan och att samtidigt
    se till att alla PDF/A-filer håller en genomgående hög kvalitet,
    bör beslutsfattare införa server-baserade lösningar som inkluderar både
    konvertering och validering samt tillhandahåller även funktioner som
    automatiserar processerna kring behandlingen av PDF-filer:


    Fördelar med centraliserad server-baserad
    konvertering till PDF/A

    Dietrich von Seggern, vd callas software,
    förklarar varför du inte skall överlåta genereringen av
    PDF/A-filer till enskilda användare:




    Vad callas pdfaPilot kan göra

    callas pdfaPilot konverterar alla typer av PDF-filer till PDF/A-filer enligt
    ISO-standarderna PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3, PDF/A-4, PDF/UA och PDF/X

callas software pdfaPilot Switchboard, PDF-standarder PDF/A och PDF/UA - Bild


    Exempel på PDF/A, PDF/UA och PDF/X dokument

    • PDF-filer skapade i Office-program

    • e-post med bilagor

    • interaktiva formulär

    • fakturor

    • konstruktionsritningar

    • teknisk dokumentation

    • presentationer

    • tidningar

    • böcker

    callas pdfaPilot konverterar digitala kontorsdokument skapade i
    Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Publisher, Visio, Project,
    Apache OpenOffice, LibreOffice, Pages (enbart macOS),
    PostScript och EPS, PNG, JPG och TIFF-bilder till
    arkivfärdiga PDF/A-filer.

    Icke-kompatibla PDF-filer kan enkelt korrigeras och
    därefter sparas som giltiga PDF/A-filer.


    callas pdfaPilot tar hand om
    kvalitet, säkerhet, snabbhet och effektivitet

    Närhelst PDF-filer behöver förberedas för arkivering i stor skala
    och vid höga krav på kvalitet, säkerhet, snabbhet och effektivitet
    anlitas callas pdfaPilot:

    • automatiserade och standardiserade produktionsprocesser

    • kvalitet, säkerhet, snabbhet och effektivitet

    • att dokument garanterat följer gällande standard

    • ökad produktivitet

    • eliminering av fel

    • validera och åtgärda felaktigheter för överensstämmelse med
      PDF/UA-standarden för universellt tillgänglig PDF


    Praktisk användning av callas pdfaPilot:

    callas pdfaPilot är kompatibel med Adobe® Acrobat® DC
    (använder faktiskt samma robusta PDF preflight-teknik),
    men erbjuder dessutom stöd för server-baserad automation
    och batch-bearbetning av PDF-filer.





    callas pdfaPilot - Löser utmaningar vid långtidsarkivering


    Utmaningar för arkiv vid långtidsarkivering av dokument

      Digitala arkiv måste kunna påvisa att elektroniskt lagrade dokument är
      äkta, tillförlitliga, fullständiga, oförändrade, och användbara över tid.



    Gör dokument och e-post långtidsbeständiga

      I många miljöer, finns det lagkrav att all kommunikation om
      specifika ämnen måste arkiveras under en viss tidsperiod.
      Hur lång tid det är kan variera kraftigt
      - från ett par år till flera tiotals år, eller även för all framtid.

      Det rekommenderade formatet för arkivering är
      ISO-standarden PDF/A ("PDF för arkivering").
      Denna ISO-standard definierar fyra olika PDF/A-versioner
      och callas pdfaPilot kan automatiskt konvertera alla dokument
      och e-post till den PDF/A-standard som krävs för ändamålet.
      Tillägg av ytterligare jobbinformation (metadata) stöds fullt ut och
      pdfaPilot kan konfigureras till att anpassas till arbetsflödets krav;
      i stället för tvärtom.

      Arkivering av dokument är en kritisk operation i alla
      verksamheters arbetsflöden; av den anledningen har
      callas pdfaPilot genomgått omfattande tester och uppfyller
      gällande ISO-standarder vilket verifierats med testsviten veraPDF korpus.
      Det faktum att exakt samma teknik används i marknadens
      de facto-standard, Adobe Acrobat, är ett bevis på denna kvalitet.



    Arkivering av typiska kontorsdokument

      Det bästa sättet att generera korrekta PDF/A-filer är att
      skapa dem på rätt sätt till att börja med.
      callas pdfaPilot kan automatiskt konvertera dokument från
      Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project,
      Publisher och Visio-filer till PDF-filer med hög kvalitet.

      I callas pdfaPilot Desktop görs det enkelt genom att dokumentet
      dras-och-släpps till arbetsfönstret vartefter konvertering till PDF/A
      sker på bästa möjliga sätt.
      callas pdfaPilot har fullt stöd för att konvertera
      Apache OpenOffice och LibreOffice dokument och
      på macOS stöds naturligtvis Pages och Keynote.

      Tack vare den integrerade Adobe-motorn kan callas pdfaPilot
      även konvertera EPS- och Postscript-filer med hög kvalitet och
      utan att krav på att Adobe Acrobat Distiller är installerad.



    E-postarkivering

callas software pdfaPilot - Arkivering av e-post i PDF/A - Desktop - Bild

      E-post är en viktig del av
      affärs-/verksamhetskommunikation i de flesta organisationer.

      Många länder har regulatoriska lagar och regler kring arkivering av
      sådan kommunikation, antingen för kunna använda den potentiella
      framtida tvister eller som en del av god redovisningssed.

      Eftersom e-post är oftast hanteras av e-postservrar med begränsad
      lagringskapacitet finns inga garantier för att ett e-postmeddelande som
      mottagits idag fortfarande kommer att vara tillgängligt på servern om
      tio år eller ännu längre bort i framtiden.

      När e-post hämtats från servern är omvandlas den ofta till ett
      eget format av e-postklient, och det finns heller ingen garanti för
      tillgång till samma e-postklient i framtiden.

      Dessutom ingår ofta bilagor i e-postmeddelanden vilket i sin tur
      kräver att det i framtiden finns tillgång till den programvara som
      skapade bilagorna för att kunna öppna alla filformat
      som idag förekommer som bilagor.

      callas pdfaPilot kan lagra dessa e-postmeddelanden,
      inklusive alla bilagor, i PDF/A-format vilket säkerställer att
      e-postinnehållet är tillgängligt och läsbart många år från nu.

callas software pdfaPilot - Flöde: Arkivering av e-post i PDF/A - Bild

      Men även i miljöer där sådana regulatoriska riktlinjer inte är tillämpliga,
      finns det goda skäl att arkivera e-post.

      En mycket stor mängd affärs-/verksamhetsinformation
      förmedlas i form av e-postmeddelanden.
      Att kunna lagra denna information på ett strukturerat sätt och
      i samma format som används för andra dokument och att effektivt
      kunna söka i alla dessa handlingar, inklusive e-post och bilagor,
      kommer bara att bli allt viktigare.


PDF/A för e-postarkivering - E-post for evigheten - Illustration

      För mer information om säker arkivering av
      e-postmeddelanden i PDF/A-format,
      måste man djupdyka i vad ett e-postmeddelande består av:



    callas pdfaPilot stöder PDF/UA,
    ISO-standarden (ISO 14289-1) för tillgänglig PDF

    Att PDF-dokument är utförda som digitalt tillgängliga PDF-dokument
    är viktigt för att säkerställa att människor som behöver använda
    tekniska hjälpmedel (så som skärmläsare) kan komma åt och
    tillgodogöra sig innehållet dessa dokument.

    Dessutom föreskriver lokala lagar och förordningar i många länder
    att PDF-filer måste vara tillgängliga för alla i samhället.

PDF/UA - Icon

    Som en följd av dessa ökade krav från myndigheter blir det allt viktigare att
    myndigheter, tjänsteleverantörer och andra verksamheter måste kunnat
    producera och distribuera digitalt tillgängliga PDF-dokument som
    uppfyller ISO-standarden PDF/UA.

    callas software tillhandahåller ett antal programvaror som
    stöder PDF/UA-standarden för digitalt tillgänglig PDF.

    En lyckad validering av ett PDF-dokument gentemot PDF/UA-1,
    kräver alltid att PDF-dokumentet klarar minst två typer av tester
    innan det publiceras eller delas med andra:

    1. ett programmatiskt syntaktiskt test,
      som kan utföras av en pålitlig programvara, och

    2. ett interaktivt semantiskt test,
      manuellt utfört av en människa.

    Trots att callas pdfaPilot är ett kommersiellt verktyg,
    kan den ingående funktionen för validering av en PDF-fil
    gentemot överstämmelse med PDF/UA-standarden
    alltid användas utan kostnad (gratis!).
    Dessutom hjälper pdfaPilot till med den semantiska testen
    genom att konvertera PDF-dokumentet till en HTML-representation
    (Se "Människa jämfört med datorprogram" nedan).


callas pdfaPilot, Preflight to Ensure for Universal Accessibility - Picture

    • Kontroll av universell tillgänglighet
    • Att PDF-filer är utförda enligt PDF/UA-standarden för universell tillgänglighet
      kontrolleras enkelt med hjälp av Preflight-funktionen i callas pdfaPilot.

      Preflight-funktionen innehåller profiler för kvalitetskontroll;
      dvs alla regler för överensstämmelse med PDF/UA och
      verifierar de kontrollerade PDF-filerna gentemot dessa regler.

      Detta ger en första uppfattning om huruvida PDF-dokumenten
      åtminstone uppfyller de grundläggande reglerna och inför
      nödvändiga interna strukturer för tillgänglighet.

      Vid preflight kontrolleras om allt innehåll i dokumentet är taggat,
      om bilder har alternativa beskrivningar,
      om en språkidentifiering används för all text, m.m.


callas pdfaPilot, Människa jämfört med maskin, kontroll av undersell tillgänglighet - Bild
    • Människa jämfört med datorprogram (Man vs Machine)
    • Medan de flesta andra kvalitetskontrollprocesser
      helt kan göras med hjälp av datorprogram,
      är detta mycket svårare för PDF/UA.

      Tillgänglighetsstandarden PDF/UA säger till exempel
      att alla bilder måste ha en korrekt beskrivning.
      Naturligtvis kan programvara kontrollera att en beskrivning är angiven,
      men är den verkligen meningsfull för någon som inte kan se bilden?

      Av denna anledning har flera av callas programvaror även funktionalitet
      för konvertering av PDF/UA till färgkodad HTML vilket kan användas
      av en människa för att enkelt kontrollera att dokumentstrukturen
      användes korrekt, att alla bildbeskrivningar är vettiga, och så vidare.

callas pdfGoHTML, Vy över taggningsstruktur - Bild

Klicka på bilden för att se och verifiera
strukturtaggar för ett taggat PDF-dokument.
Detta är en kostnadsfri funktion i
callas pdfaPilot, pdfToolbox och pdfGoHTML.


      Denna funktion ingår inte bara i callas pdfaPilots,
      utan även i callas pdfGoHTML, en separat och kostnadsfri
      pluggin för Adobe Acrobat DC.
      Det är därmed möjligt för alla att snabbt och enkelt utvärdera
      kvaliteten på taggningen i ett PDF-dokument.

      Tack vare det unika stödet och funktionalitet för
      strukturtaggning av PDF-filer utför callas pdfaPilot
      optimerad export till PDF/UA, standarden för tillgänglig PDF.



callas pdfaPilot, Konfigurera arbetsflödesautomatisering för universell tillgänglighet med PDF/UA - Bild
    • Ej begränsad till enbart PDF
    • Indatafilerna för att skapa PDF/UA-kompatibla
      PDF-filer är ofta inte PDF-filer.

      Av den anledningen stödjer även callas programvaror
      konvertering av andra filformat till PDF;
      såsom Microsoft Office dokument,
      Apache Open Office och LibreOffice dokument,
      olika bildfilformat och e-postmeddelanden.

      Efter konvertering till PDF kan dokumenten sedan vidarebehandlas
      för att bli kompatibla med lämplig PDF/UA-version.



    • Export av taggad PDF till EPUB
    • Med callas pdfaPilot kan PDF-taggningen även användas
      för att automatiskt skapa EPUB-filer från PDF.

      Denna PDF-till-EPUB funktion konverterar PDF-filer till eBook-filer
      vilka i sin tur omedelbart kan användas på mobila enheter såsom
      smartphones eller surfplattor.







Hur väljer man mellan olika PDF/A-standarder:
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 eller PDF/A-4?
(callas software blog, 15 mars 2023)
Making PDF/A Conversion Easier: -4 - Bild


Förklaring till varför PDF/A-2 och PDF/A-4
är bättre än PDF/A-1 (2021)
Vinnarpall: 1:a plats PDF/A-4, 2:a plats PDF/A-2, 3:e plats PDF/A-1 - Illustration


PDF/A-validering med callas pdfaPilot

Vanlig fråga: Vad är det som valideras med callas pdfaPilot ?

Tumregeln är:
En PDF/A-validator (callas pdfaPilot) kontrollerar de aspekter
som särskilt regleras i PDF/A-standarden.


Exempel på teknisk förhandskontroll (preflight):
Validering mot PDF/A-2a standarden med callas pdfaPilot:

Rapport: PDF/A-2a - Summering av utförda kontroller (engelska, pdf)



Användning av callas pdfaPilot i praktiken:

Användningsexempel: Preflight, validering, korrigering och konvertering





callas pdfaPilot webinarier/videoinspelningar, tutorials, demonstrationer

Webinarier / Videoinspelningar illustrationsikon - Ikon
Videodemonstrationer av pdfaPilot - Popup-fönster

callas pdfaPilot - Tutorials



Datablad/Manualer
callas pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK




callas pdfaPilot utbildning

callas pdfaPilot - Instruktörsledd utbildning


    callas pdfaPilot utbildning på egen hand

    callas pdfaPilot och dess systerprodukt callas pdfToolbox
    delar samma koncept, grundläggande arkitektur och många funktioner.

    Utbildningen på egen hand för användare av callas pdfToolbox är
    tillämplig och rekommenderas även för användare av callas pdfaPilot.

    Denna PDF-baserade utbildning på egen hand hjälper användare
    att fullt ut förstå och utnyttja kraften i callas pdfToolbox.

    Utbildningsmaterialet är inriktat på att skapa profiler och
    innehåller övningar med lösningar och förklaringar.

    Ladda bara ned följande PDF-utbildningsmanual,
    öppna den i en PDF-läsare och du är igång:




Prisinformation

    callas pdfaPilot programvara erbjuds som licensköp eller mot hyra.
    Licensen är per desktop/laptop och obegränsat antal dokument, eller
    per server för obegränsat antal användare och obegränsat antal dokument.

    För 5st eller fler desktop-licenser erbjuds volymrabatt!




Referenser/Kundinstallationer
callas pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK


  • 2021: Debeka, Tyskland

  • Debeka arkiverar e-postmeddelanden i enlighet med ISO-regler tack vare callas pdfaPilot.

    Debeka-gruppen är en av de fem största aktörerna inom sparsektorn för
    försäkrings och fastighetsfinansiering i Tyskland som erbjuder ett
    brett utbud av försäkrings- och finansiella tjänster.

    Nu introducerar gruppen en central dokumentkonverteringslösning som processar
    e-postmeddelanden med bilagor när de är redo för långsiktig arkivering.
    Debeka använder PDF/A som det valda filformatet.

    Varje dag konverterar lösningen i genomsnitt cirka 2.400 e-postmeddelanden
    med tillhörande bilagor till ISO-standarden PDF/A-1a för dokumentarkivering.

    På längre sikt planerar Debeka att utöka lösningen steg för steg för att täcka
    ytterligare arkiveringsprocesser. Totalt räknar gruppen med att det i slutskedet
    kommer att behöva konverteras 300.000 till 400.000 dokument till PDF/A varje dag.

    Integratör: actino software, Tyskland, (även samarbetspartner till NewFormat).

    För mer information, vänligen se:

    eller kontakta NewFormat.




  • 2019: Beuth Verlag

  • Beuth Verlag litar på callas software för kvalitetssäkring av PDF/A-filer.
    callas pdfaPilot och callas pdfToolbox säkerställer att DIN-standarderna som
    publiceras av Beuth Verlag överensstämmer med ISO-standarderna och
    därmed är lämpliga för långtidsarkivering.

    Samtidigt har en hög grad av automatisering av arbetsflödet införts
    vilket avsevärt minskat mängden manuellt arbete som krävs.
    Beuth Verlag, ett dotterbolag till DIN, det tyska institutet för standardisering,
    och distribuerar nationella och internationella standarder samt utvecklar
    specialiserade publikationer för industrier, vetenskaplig forskning, handel,
    tjänstesektorn, akademiska studier och hantverk.

    För mer information, vänligen se:

    eller kontakta NewFormat.




  • 2023: Malmö universitet, Sverige

  • 2023: University of Eastern Finland, Finland

  • 2023: Verified Global AB, Sverige

  • 2022: Wellspect AB, Mölndal, Sverige

  • 2019: University of Turku, Finland

  • 2018: Tampere University, Finland

  • 2018: Nobel Media AB / Nobel Prize Outreach AB, Stockholm, Sverige

  • 2017: Dentsply IH AB, Mölndal, Sverige

  • 2016: ProReNata AB, Stockholm, Sverige

  • 2016: Högskolan i Skövde, Institutionen för informationsteknologi, Sverige

  • 2014: Centrum för Näringslivshistoria, Stockholm, Sverige

  • 2013: Region- och Stadsarkivet Göteborg, Sverige

  • 2013: Västra Götalandsregionen, Sverige


  • 2013: callas pdfaPilot integration med Alfresco ECM (Pressrelease)

  • 2013: Mercedes-Benz Schweiz AG, Schweitz:

    • Helt automatisk konvertering till PDF/A med pdfaPilot SDK
      för elektronisk långtidsarkivering - Datablad (engelska, pdf)



  • 2012: Riksarkivet, Sverige


  • 2012: Rosendahls, Danmark, trycksaksproducent för offentlig sektor:

    • Konvertering av kontorsdokument till PDF/A med pdfaPilot,
      inklusive PDF-taggning med axaio MadeToTag för att göra innehållet
      i PDF-dokumenten tillgängligt för alla - Datablad (engelska, pdf)



  • 2010: Handelskammare, Italien:

    • Konvertering av dokument/formulär till PDF/A med pdfaPilot,
      inklusive validering - Datablad (engelska, pdf)



  • 2010: Handelskammare, Italien:

    • Validering med pdfaPilot av dokument
      deponerade i bolagsregister - Datablad (engelska, pdf)



  • 2010: EU Publications Office, Luxembourg:

    • Strategiskt beslut: Publicera enbart i PDF/A-format.
      Konverterade 11 millioner dokumentsidor (papper) till
      digitala PDF/A-dokument med pdfaPilot för långtidsarkivering
      i digitalt bibliotek/e-arkiv - Datablad (engelska, pdf)





Produkter

callas software pdfaPilot - Logo

callas pdfaPilot
PDF/A lösningar för arkivering och långtidsbevaring av dokument



Nedladdning - Ikon
Klicka här för att prova callas pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK utan kostnad

(Du kommer då att bli ombedd att fylla i ett kontaktformulär.
För att hjälpa oss att identifiera din nedladdning av programvaran
och ge dig vårt stöd, ber vi dig ange koden NewFormat
i formulärfältet som heter Preferred Reseller).


Översikt


callas pdfaPilot Desktop Switchboard

callas software pdfaPilot Switchboard - Bild


PDF/A - Ikon

    callas pdfaPilot skapar filer som garanterat och korrekt uppfyller
    ISO standarden PDF/A för långtidsarkivering

    callas pdfaPilot är en enkel att använda och samtidigt snabb och
    pålitlig tillämpning för PDF-konvertering.
    Används som en fristående tillämpning eller som
    ett tillägg/plugin till Adobe® Acrobat®.
    callas pdfaPilot är kompatibel med Adobe® Acrobat® DC.

    callas pdfaPilot Desktop installeras fristående eller
    som plug-in till Adobe® Acrobat®:

    • När pdfaPilot installeras som ett fristående program,
      ersätter det helt och hållet det inbyggda preflight-stöd
      som ingår i Adobe Acrobat; då finns det ingen anledning
      att även köpa / installera Adobe Acrobat.

    • När pdfaPilot installeras som en plugin till Adobe Acrobat,
      utökas och förbättras väsentligt det inbyggda preflight-stöd
      som ingår i Adobe Acrobat.

    callas pdfaPilot passar alla verksamheters som behöver
    lagra och långtidsbevara dokument;
    callas pdfaPilot är det professionella hjälpmedlet för att
    validera och/eller skapa PDF/A filer för
    företag, myndigheter, arkiv och bibliotek.





callas software pdfaPilot Switchboard - Bild

    callas pdfaPilot - översikt över funktionalitet

    callas pdfaPilot är lätt att lära sig samtidigt som en stor mängd funktioner
    erbjuds för att skapa garanterat PDF/A-kompatibla filer.
    Vare sig man letar efter en viss färgegenskap, behöver stämma av
    initiala inställningar för dokumentvyer, hitta en funktion för att åtgärda
    felaktiga typsnitt, eller bara behöver hitta all röd text större än 12 punkter,
    - återfinns de funktioner som behövs i följande funktionsgrupper:

    • "Switchboard-åtgärder"
      - vanligt använda funktioner;
      lika lätta att använda som att ringa på en mobiltelefon.

    • "Testbara egenskaper"
      - funktioner för att analysera en PDF-fil
      eller hitta objekt i en PDF-fil.

    • "Konfigurerbara åtgärder"
      - funktioner för att skapa egna korrigeringar
      och justeringar för PDF-filer.

    • "Konfigurerade profiler"
      - kombinerbara och konfigurerbara profiler
      för att kontrollera och åtgärda vanliga
      branschspecifika felaktigheter.

    • "Konfigurerade kontroller"
      - funktioner för snabb analys av PDF-filer,
      eller för att hitta specifika objekt i flersidiga PDF-filer.

    • "Konfigurerade åtgärder (fixups)"
      - funktioner för att snabbt åtgärda
      eller justera en viss aspekt i en PDF-fil.



callas pdfaPilot kan beställas i olika utföranden
för att passa specifika behov och krav på automatisering

callas software pdfaPilot Desktop - Logo callas software pdfaPilot Server - Logo callas software pdfaPilot CLI - Logo callas software pdfaPilot SDK - Logo

    callas pdfaPilot produktfamilj

    callas pdfaPilot producerar fullt PDF/A-kompatibla filer och
    är samtidigt marknadens mest kraftfulla programvara
    för validering och korrigering av PDF/A-filer:


    • callas pdfaPilot Desktop för manuel och interaktiv användning.

    • Desktop-tillämpning som installeras fristående eller
      som plugin till Adobe® Acrobat®.
      Möjliggör tillförlitlig långtidsarkivering av helt PDF/A-kompatibla
      dokument för alla verksamheter och branscher.
      Behändig batch-funktion för kvalitetskontroll av en PDF-profil
      eller PDF-åtgärd (fix) på alla filer i en folder.

      Kombinerar analys och validering av befintliga
      PDF-filer gentemot PDF/A standarden;
      korrigerar felaktiga filer och konverterar dessa till PDF/A-filer.


    • callas pdfaPilot Server & CLI

    • Helt anpassningsbara serverlösningar som möjliggör automatisering
      av arbetsflöden via bevakade mappar (hot folders) eller för
      integration i befintliga system genom ett kommandoradsgränssnitt.


      • callas pdfaPilot Server

      • Används för att automatisera callas pdfaPilot eller för att
        integrera callas pdfaPilot i ett befintligt arbetsflöde.
        Professionell serverlösning för att automatiskt skapa
        PDF/A-kompatibla filer.
        Hot folder-baserad automatisering av PDF/A processer.

        Hanterar stora mängder av PDF-filer:

        • verifierar filerna gentemot PDF/A-standard

        • korrigerar typiska fel i filerna

        • konverterar filerna till PDF/A-standardad
        • Presenterar tydliga rapporter med
          omfattande konfigurationsmöjligheter.
          Ger fullt multi-processor stöd för kontroll,
          verifiering, och konvertering av PDF/A-filer.


        callas pdfaPilot CLI kommandorad-baserad automatisering av
        PDF/A-processer är det snabbaste sättet för utvecklare att utnyttja
        callas PDF-teknik i anpassade lösningar.
        Verifiering av stora mängder PDF/A, omfattande korrigering av typiska fel,
        konvertering och optimering av PDF-filer enligt PDF/A-standard.
        Tydliga rapporter med omfattande konfigurationsmöjligheter.
        Licenser finns även för tillfällig produktionsserver- och/eller
        separat utvecklingsserver.


    • callas pdfaPilot SDK

    • Programbibliotek/Software Development Kit för utvecklare
      med behov av att utveckla kundanpassade lösningar för
      PDF-optimering, -validering och -korrigering.

      Underlättar utvecklingen av alla typer av tillämpningar som snabbt
      kan införlivas i anpassade lösningar och arbetsflöden för att skapa,
      optimera, validera och korrigera PDF/A-filer för långvarig arkivering.



PDF/A med ett klick

callas pdfaPilot sparar
PDF-filer som inte följer PDF/A-standarden som
korrekta PDF/A-dokument med en knapptryckning.

callas software pdfaPilot Switchboard PDF/A med ett klick, illustrerad med en faktura - Bild


callas pdfaPilot konverterar
Microsoft Office och Apache OpenOffice dokument
direkt till PDF/A för arkivering.

callas software pdfaPilot Switchboard med ett klick - Konvertering av Office-dokument till PDF/A - Bild


callas pdfaPilot konverterar
e-post med bilagor till PDF/A för arkivering.

callas software pdfaPilot Switchboard med ett klick - E-post till PDF/A - Bild


callas pdfaPilot konverterar
dokument samtidigt till PDF/A och PDF/X.
Mycket användbart för organisationer som
arkiverar (PDF/A) och som även behöver trycka (PDF/X).

callas software pdfaPilot Switchboard - Konvertering till både PDF/A och PDF/X - Bild


callas pdfaPilot Desktop validerar
PDF filer med avseende på överensstämmelse med PDF/UA,
ISO-standarden för tillgänglig PDF.

callas software pdfaPilot Switchboard - PDF/UA validering med programvara - Bild

(Klicka på bilden för detaljinformation)



Automation

    Automatisering

    • pdfaPilot erbjuder flera alternativ för automatisering:

      • callas pdfaPilot Desktop har en batch-funktion för kvalitetskontroll
        med vald PDF-profil eller PDF-åtgärd (fix) på alla filer i en folder
        (upp till 100 filer).

      • callas pdfaPilot Server automatiserar all form av bearbetningar
        av stora mängder av filer (obegränsat antal filer).
        Via hot folder gränssnitt kan olika mappar konfigureras,
        automatiskt bevakas för filbearbetning.
callas software pdfaPilot Server Automatisering Exekveringsstatus - Bild

    Processplaner

    • pdfaPilot har fullt stöd för hantering av processplaner.

    • Processplaner medger en utökad och mer flexibel nivå av automatisering:

      • Med processplaner definieras ett antal bearbetningssteg
        som en PDF-fil skall genomgå.
        Varje steg kan vara en preflight-profil,
        en enda preflight-kontroll eller korrigering,
        eller en åtgärd (t.ex. att skapa bilder,
        skapa ett häfte, exportera som PostScript-fil,…).

      • Processplaner tillåter generering av preflight-rapporter som
        baseras på resultatet av varje steg, eller hopp mellan olika
        steg beroende av behandlingsresultatet av ett tidigare steg.
callas software pdfaPilot - Automatisering - Grafisk arbetsflödesredigerare - Redigera processplan - Bild

    Smidig, automatiserad utskjutning

    Med utskjutning avses placering av sidorna på ett tryckark
    så att de efter arkets tryckning och falsning (vikning)
    kommer i rätt ordning i den färdiga trycksaken.

    • callas pdfaPilot kan enkelt skala, anpassa, flytta, sträcka ut,
      rotera, spegelvända sidor och sidinnehåll.

    • pdfaPilot hanterar utskjutning av häften, förbereder PDF-dokument
      för dubbelsidig utskrift, splittrar dubbla sidor till separata sidor,
      duplicerar sidor och optimerar PDF-dokument för
      presentation och för åhörarkopior/handouts, m.m.
callas software pdfaPilot Smidig, automatiserad utskjutning - Bild

    Adobe-teknik används för förenkling av
    transparens / plattning av bitmapp

    • Att hantera PDF-dokument som använder transparens när arbetsflödet
      eller utmatningsenheter inte direkt stöder detta kan vara riktigt svårt.

      • callas pdfaPilot hanterar utan besvär plattning av bitmappar
        samtidigt som text, bilder och grafik bevaras så mycket som möjligt
        och utan att dokumentets huvudsyfte ändras.

      • Och du kan lita på att resultatet blir korrekt eftersom pdfaPilot
        använder Adobes egna och beprövade teknik för
        plattning av bitmappar.

    Fjärrkonfiguration och övervakning

    • Varje pdfaPilot Server levereras med en licens för pdfaPilot Desktop.

      • pdfaPilot Desktop kan anslutas till alla pdfaPilot-servrar i nätverket;
        all konfigurering och övervakning av pdfaPilot-servrarna hanteras
        bekvämt över nätet från en nätansluten dator på ditt skrivbord.

    Okomplicerad integrering i önskad e-arkiv eller MIS-miljö

    • callas pdfaPilot Server stöder naturligtvis hot folders.

    • callas pdfaPilot har även stöd för att integreras via kommandorad (CLI)
      eller via ett SDK som är idealiskt för inbäddning av den senaste
      PDF-tekniken i eget e-arkiv och/eller administrativt system.

    callas pdfaPilot multi-serverproduktivitet via Dispatcher

    • pdfaPilot kan köras på flera serversystem i samverkan.
      Genom att konfigureras för automatisk lastbalansering
      används en pdfaPilot server som en central resurs ("Dispatcher")
      som fördelar arbetet över nätverket till andra system/satellitsystem
      som utför den begärda bearbetningen.

    • Höga bearbetningsprestanda
      kombinerat med enkel installation och underhåll.
callas software callas pdfaPilot Server Switchboard - Bild

callas software callas pdfaPilot Dispatcher - Bild

      • Stöd för lastbalansering samt konfigurering vid "fail-over"-situationer.

      • Bearbetning av jobb sker enligt konceptet "dispatcher-satellit".

      • Dispatcher:
        En server som inte behandlar filer själv,
        utan istället matas med uppdrag/filer för bearbetning
        via jobbmappar och sänder filerna vidare till
        satellitsystem för att få dem behandlade.

      • Satellit:
        Är i grunden en vanlig server för bearbetning av filer.
        pdfaPilot Dispatcher kan anslutas mot så många satelliter som
        det behövs för att säkerställa att bearbetningen inte stannar
        även om någon av satelliterna stängs av.

      • Fail-over:
        Bearbetningen stannar inte
        även om någon av satelliterna är stängs av.


    Automatisering av arbetsflöden

    • callas pdfaPilot integreras sömlöst med
      FileTrain för automatisering av arbetsflöden.


callas pdfaPilot och Robotic Process Automation (RPA)


    Robotic Process Automation (RPA)
    - Kontorsarbetsflöden med hjälp av PDF

    Robotic Process Automation (RPA),
    ett mer eller mindre mycket öppet koncept för avancerad automatisering,
    får ökad uppmärksamhet av programvaruindustrin.

    Allt fler leverantörer från olika sektorer introducerar tillämpningar
    som kan utföra uppgifter som tidigare hanterats av människor.

    Genom att använda dessa RPA-tillämpningar förväntar sig användare
    att kunna dra nytta för att optimera processer, undvika fel och
    eliminera monotona, repetitiva uppgifter.

    RPA-processer kan skapas på ett smidigt och modulärt sätt
    i enskilda steg utan programmeringskunskap.


    callas software är sedan länge specialiserat på
    avancerad kontors-/dokumentautomation.
    callas bakgrund är prepress, men när det gäller krav på
    en automatisionsmotor är lösningarna än mer avancerade
    och många av funktionerna (konvertering till PDF eller PDF/A,
    förbättring av interna strukturer, skapa broschyrer, OCR,
    se till att allt är sökbart m.m.) är relevanta även för
    kontors-/dokumentautomation, varifrån termen RPA kommer.




    Robotic Process Automation (RPA) kan lära av prepress

    Vad som gäller för PDF-automatisering gäller för varje automatisering:
    processer och bearbetat material måste vara väldefinierade och standardiserade.

    Robotic Process Automation (RPA) för kontorsprocesser kan bygga vidare på
    erfarenheter som har gjorts för PDF-automatisering inom prepress och tryck.

    Hur kommer det sig?

    Det finns vertikala tillämpningsområden där PDF-filer inte bara är
    administrativa dokument, men också själva produktionsmaterialet.
    Detta gäller t.ex. till tillverkningsindustri eller design-/arkitekturbranscher,
    där PDF-baserade ritningar innehåller faktiska produktionsdata.

    Men ännu mer avancerade är automatiserade prepress-arbetsflöden.
    PDF-filer från godtyckliga källor bereds i en helautomatisk process
    varifrån de går direkt till tryckmaskinen.

    Beroende på filernas mångfald och kvalitet kan detta ställa
    höga krav på använd PDF-programvara.
    Tryckerier får sin råvara (PDF-filer) i varierande grad av kvalitet
    från många verksamheter och byråer.

    Manuella korrigeringar bör undvikas i RPA, det första steget i de flesta
    RPA-processer kommer att vara standardisering av indata.
    Denna normalisering ser till att råvaran fungerar
    alla efterföljande bearbetningssteg fram till utskrift.




    PDF-formatet utgör en stabil grund för RPA-tillämpningar

    För att RPA-applikationer ska fungera smidigt måste processerna
    både ha en standardstruktur och arbeta med standardiserade filer.
    Detta är det enda sättet att maximera antalet filer som
    behandlas vid automatisering. I många fall betyder det att RPA
    bara kan arbeta med data som den själv har genererat.

    Men varför inte använda en standard även här?

    Det finns många bra skäl att använda PDF-formatet närhelst
    sådana processer måste interagera med data från tredje part.
    PDF är trots allt den minsta gemensamma nämnaren för nästan
    alla dokumenttyper som behandlas eller tas emot på kontor.

    Office-filer, e-postmeddelanden och till och med bilder kan
    enkelt konverteras till PDF, vilket ger RPA-tillämpningar
    en standardiserad startpunkt för bearbetning.

    Dessutom, tack vare många funktioner som har ackumulerats genom åren,
    är PDF det mest kraftfulla, mångsidiga dokumentformatet i världen.
    Men inte alla PDF-filer uppfyller förutsättningarna för
    automatisk bearbetning lika bra. Detta börjar inte enbart med
    en pålitlig visningsmodell för dokumentet, utan snarare de
    faktiska uppgifter som dokumentet innehåller.




    Gör PDF-filer RPA-klara

    Datastandardisering ("normalisering"), metadata, taggning
    och anpassning av cross-media krav gör PDF-filer RPA-klara:


    Standarder, som PDF/X, används för att effektivisera
    definitionen av normaliseringskrav:
    om rådata konverteras till PDF/X kan efterföljande steg baseras på det.


    Ett exempel på steg och processer:

callas software i RPA-arbetsflöde - Bild

    Normalisering bör vara det första steget
    - åtminstone om datakällan (PDF) inte alltid är densamma.

    Det kan till och med inkludera skapandet av PDF
    från andra källformat:

    • Dokumentkonvertering, informationskonvertering

    Om källan är en bild
    bör OCR (Optical Character Recognition) användas:

    • Använd OCR för skannad PDF

    Eftersom PDF är så flexibelt normaliseras indata
    till en PDF med en viss kvalitet.
    Detta kan baseras på internt utvecklade standarder,
    men i de flesta fall medför en redan existerande officiell
    standard som PDF/A att egen utveckling av interna
    standarder inte behövs.
    Vid behov kan kraven anpassas till interna behov.


    För att kunna bearbeta PDF-filer automatiskt
    måste de uppfylla några krav.
    Efter att ha skannat ett dokument är det till exempel
    i allmänhet nödvändigt att fullt ut indexera texten
    med hjälp av OCR och tilldela Unicode-tecken till
    det extraherade innehållet.
    Först då kan RPA-processer utvärdera den faktiska texten.

    Även "digitalt födda" PDF-filer har inte nödvändigtvis
    fullt Unicode-stöd.
    Det är här dedikerade valideringsprogramvaror
    (och vid behov reparationsprogramvara) spelar in!

    Ett mycket konkret exempel kan vara då utskriftsfiler
    som exporteras från ett ERP-system används för att
    konsolidera utgående fakturor.
    En PDF-programvara söker igenom texten,
    söker efter nyckelord eller separatorer som det
    använder för att dela upp en PDF i separata fakturor.
    Naturligtvis fungerar detta bara om programvaran
    kan känna igen nyckelorden, och utan OCR,
    är detta endast möjligt om texten redan har
    "översatts" till Unicode.


    Normalisering till PDF/A-2u:

    • Inbäddning av teckensnitt

    • Se till att text representeras i Unicode


    Och därefter kan den faktiska behandlingen påbörjas:

    • Extrahera text

    • Bädda in filer

    • Slå samman filer

    • Dela PDF-sidor vid vissa nyckelord

    • Normalisera sidstorlekar

    • Lägg till sidnummer om det saknas

    • ...


    Undvik lösenordsskyddning av dokument.
    Ett av de "enklaste" hindren, i själva verket ett mer eller mindre
    oundviklig sådant, för dokumentbaserad RPA är lösenordsskyddet som
    ofta används på dokument utan närmare tanke på möjliga påföljder.
    Tekniska och juridiska begränsningar förhindrar att innehåll
    extraheras från lösenordsskyddade filer vilka därmed måste
    returneras till avsändaren.


    Integration av metadata i PDF-filer.
    Genom att integrera metadata i PDF-filer kan RPA-tillämpningar
    förses med pekare som visar hur en viss fil skall behandlas.

    Det kan till exempel vara vettigt att extrahera information
    innan konvertering av källfilen och därefter lägga till den
    extraherade informationen i PDF-filen.

    Se följande exempel:
    Ett detaljhandelsföretag får en uppsättning
    produktbeskrivningar från en leverantör i PDF-format.
    De kan lägga till poster i metadata som de sedan
    använder för att klassificera filerna.
    Om deras kunder behöver information kan dessa
    beskrivningar läggas till enskilda produktkataloger
    och används för att generera en innehållsförteckning.


    "Taggning" av PDF-filer.
    Helst skall PDF-filer även "taggas".
    Detta betyder inte bara att den semantiska delen av texten
    definieras i Unicode, men också att rubriker, stycken,
    bildbeskrivningar och tabeller beskrivs ("taggade")
    i ett strukturerat dataformat.

    Med dessa taggar kan RPA-tillämpningen beskriva hur den ska
    strukturera textinnehåll (särskilt i layouter med flera kolumner),
    extrahera rubriker och ordna bilder med hjälp av deras beskrivningar.

    Eftersom tilldelning av taggar till PDF-dokument faktiskt är en mycket
    tidsintensiv process, används vanligtvis AI för uppgifter som att
    läsa formulär korrekt på fältnivå. Detta gör det ännu viktigare att
    fullt ut indexera texten till PDF-filer enligt ovan.


    Taggad PDF är också grunden och förutsättningen för
    universellt tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA.




    Slutsatser om
    Robotic Process Automation (RPA) med callas pdfaPilot

    Automatiserade arbetsflöden kan bli ännu smartare
    med hjälp av intelligenta RPA-tekniker.

    Verksamheter som vill maximera processautomation
    kan och bör först skapa ett ramverk för att sömlöst
    ta fördel av RPA-baserade tillämpningar.

    En del av detta handlar om att bygga en solid grund,
    samt använda maximalt homogen och standardiserad data.

    Den minsta gemensamma faktorn för hantering av Office-filer
    utgörs av högkvalitativa PDF-filer att utgå ifrån.

    Förutsättningen är att dessa PDF-filer kan anpassas
    för att uppfylla de interna kraven och standarderna.


    En av lärdomarna ifrån prepress är att automatiserade processer
    vanligtvis inte kan skapas av programmerare från grunden.
    Verkliga processer utvecklas, åtgärdas och finjusteras ofta bättre
    när riktiga filer används i det dagliga arbetet.

    Programvara som förenar specialistkunskaper och programmering i ett
    är idealiska att använda för att skapa RPA-processer på ett smidigt och
    modulärt sätt i enskilda steg utan programmeringskunskap.

    Det är därför callas pdfaPilot har en grafisk arbetsflödesredigerare vilken
    gör det möjligt för RPA-utvecklare att utforma processer visuellt i ett
    dra-och-släpp-gränssnitt utan att behöva involvera programmering.

    När en RPA process väl är skapad och testad och gör vad den ska
    kan den sömlöst exporteras från arbetsflödesredigeraren till servern
    som ansvarar för den helautomatiska bearbetningen/produktionen.



callas pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK - Detaljinformation

callas software pdfaPilot Desktop - Logo callas software pdfaPilot Server - Logo callas software pdfaPilot CLI - Logo callas software pdfaPilot SDK - Logo
callas pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK
Detaljinformation - Popup-fönster





För mer information kontakta NewFormat


NewFormat AB
Smörblommegränd 14, SE-165 72 Hässelby (Stockholm), Sweden
tel:+46 (0)70 631 53 01

All content © copyright 2008-2024 NewFormat AB. All rights reserved.
All product names, trademarks and registered trademarks
are property of their respective owners.



callas software - Logo
callas software Partner