NewFormat AB

PDF-standarder får världen att fungera

Visa vägen framåt i kvalitet och effektivitet med callas pdfaPilot.
Dina kunder kommer att märka skillnaden!

Här är förklaringen till att callas pdfaPilot gör skillnad för din verksamhet:

• Kvalitetskontroll:
  Robusta preflight-funktioner säkerställer att dina PDF-filer
  är klara för långtidsarkivering,
  vilket minskar kostsamma fel och ökar kundnöjdheten.


• Automatisering av arbetsflöden:
  Effektiviserar repetitiva uppgifter såsom preflighting,
  vilket ökar produktiviteten och leder till kortare omloppstider.


• Mångsidighet:
  Stöd för ett brett utbud av PDF-standarder
  och anpassningsbara profiler,
  för att klara olika projektbehov.


• Kostnadseffektivitet:
  Minimerar fel och slöseri med insatsresurser och tid,
  vilket innebär besparingar av material- och arbetskostnader.


• Integration:
  Integrerar sömlöst med standardprogramvara inom branschen,
  vilket underlättar samverkan med partners och kunder.


• Efterlevnad:
  Uppfyller alla viktiga PDF-standarder,
  såsom ISO PDF/A och PDF/UA,
  vilket garanterar högkvalitativa resultat.


• Framtidssäker:
  Regelbundna uppdateringar håller dig i framkant av tekniken.

Nyheter - Nya egenskaper och funktionalitet i callas pdfaPilot

• Nyheter - Nya egenskaper och funktionalitet i callas pdfaPilot

  
  

• callas software blogg



• callas pdfaPilot stöder ISO PDF/A-4, PDF/X-6 och PDF/VT-3



• callas pdfaPilot konverterar filer till både PDF/A-4 och PDF/X-6 samtidigt
  och utnyttjar förbättringar i PDF/A-konvertering för ifyllbara formulär.



• callas pdfaPilot stöder PDF/UA,
  ISO-standarden (ISO 14289-1) för tillgänglig PDF.



• I callas pdfaPilot Desktop ingår kraftfulla PDF-verktyg utan kostnad!

• Ingen licensaktivering behövs ej heller andra skyldigheter.
  Dessa verktyg ger erfarna användare och utvecklare ett brett
  utbud av information om den interna strukturen i PDF-filer
  vilket gör dem enklare att bearbeta.



• Full textigenkänning (OCR) för över 100 språk



• callas pdfaPilot användas som en tillämpning för

• Robotic Process Automation (RPA)




• Ny QuickFix-motor integrerad i pdfaPilot medför mycket snabbare
  PDF-bearbetning, samt skalning, sortering och radering av sidor.



• callas pdfaPilot stöder standarddatamodellen för e-fakturor:

• Factur-X / ZUGFeRD 2.2 / XRECHNUNG




• Kompatibilitet med veraPDF-projektet
• callas pdfaPilot är sedan v7 fullt kompatibel med veraPDF-projektet
  som för närvarande stöds av Europeiska unionen.




• callas License Server stöder callas pdfaPilot

• Dynamisk allokering av moln-baserade kapacitetstjänster,
  vid behov av topprestanda, på Amazon Web Services, Microsoft Azure
  och andra infrastrukturer.




• callas pdfaPilot finns även som en moln-/webbtjänst
  för automatiserad PDG-redigering:

  • Se Actino Document Processing Services (DPS

  
  

  Se även:

  • "Kompletterar
    PDF/A och Enterprise Content Management Systems (ECM)
    varandra (perfekt)?"

  
  

callas pdfaPilot
Konverterar dokument till
PDF/A-standarden för långtidsarkivering

Konvertering av dokument till PDF/A

PDF/A
Det rekommenderade dokumentformatet
för långtidsbevarande av digitala dokument

PDF/A är det rekommenderade filformatet för
arkivering och långtidsbevaring av dokument.
Dokument som långtidslagras i PDF/A-formatet
kan med säkerhet garanteras att vara läsbara och
återanvändaningsbara även efter en längre tidsperiod.

PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 och PDF/A-4 är alla
kompletterande PDF-format och ISO-standarder
(ISO 19005-1, 19005-2, 19005-3 och 19005-4)
som används för långtidsarkivering av dokument.




callas pdfaPilot
- Programvara för konvertering av dokument till PDF/A

callas pdfaPilot används för att konvertera PDF-dokument,
eller andra digitala ("born digital") dokument och e-post med bilagor,
till robusta, sökbara PDF/A-filer för långtidsarkivering.

callas pdfaPilot utför dynamisk teknisk förhandskontroll (preflight/validering) och
korrigering, samt optimering av PDF-filer för dokumenthantering,
arkivering/e-arkivering och långtidsbevaring av dokument.




Server-baserad automation för
samtidig konvertering och validering

callas pdfaPilot används vid e-arkivering av företag, myndigheter,
organisationer och andra verksamheter oavsett storlek och verksamhet.

I princip är det lämpligt att behålla alla dokument i ett format och
PDF är förstahandsvalet här som den lägsta gemensamma nämnaren
för digitalt genererade eller pappersbaserade dokument.

För att befria de användare från konverteringsbördan och att samtidigt
se till att alla PDF/A-filer håller en genomgående hög kvalitet,
bör beslutsfattare införa server-baserade lösningar som inkluderar både
konvertering och validering samt tillhandahåller även funktioner som
automatiserar processerna kring behandlingen av PDF-filer:




Fördelar med centraliserad server-baserad
konvertering till PDF/A

Dietrich von Seggern, vd callas software,
förklarar varför du inte skall överlåta genereringen av
PDF/A-filer till enskilda användare:

• Lämnar du dokumentarkivering åt slumpen? (2021-10-19)

Vad callas pdfaPilot kan göra

callas pdfaPilot konverterar alla typer av PDF-filer till PDF/A-filer enligt
ISO-standarderna PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3, PDF/A-4, PDF/UA och PDF/X

Exempel på PDF/A, PDF/UA och PDF/X dokument

• PDF-filer skapade i Office-program


• e-post med bilagor


• interaktiva formulär


• fakturor / e-fakturor


• konstruktionsritningar


• teknisk dokumentation


• presentationer


• tidningar


• böcker



callas pdfaPilot konverterar digitala kontorsdokument skapade i
Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Publisher, Visio, Project,
Apache OpenOffice, LibreOffice, Pages (enbart macOS),
PostScript och EPS, PNG, JPG och TIFF-bilder till
arkivfärdiga PDF/A-filer.

Icke-kompatibla PDF-filer kan enkelt korrigeras och
därefter sparas som giltiga PDF/A-filer.

callas pdfaPilot tar hand om
kvalitet, säkerhet, snabbhet och effektivitet

Närhelst PDF-filer behöver förberedas för arkivering i stor skala
och vid höga krav på kvalitet, säkerhet, snabbhet och effektivitet
anlitas callas pdfaPilot:

• automatiserade och standardiserade produktionsprocesser


• kvalitet, säkerhet, snabbhet och effektivitet


• att dokument garanterat följer gällande standard


• ökad produktivitet


• eliminering av fel


• validera och åtgärda felaktigheter för överensstämmelse med
  PDF/UA-standarden för universellt tillgänglig PDF




Praktisk användning av callas pdfaPilot:

• Typiska användningsområden, praktiska övningsexempel och tutorials:

• kontroll och korrigering av PDF-dokument / Preflight


• förberedande av dokument inför arkivering


• skapa dynamiska arbetsflöden med hjälp av variabler



callas pdfaPilot är kompatibel med Adobe® Acrobat® DC
(använder faktiskt samma robusta PDF preflight-teknik),
men erbjuder dessutom stöd för server-baserad automation
och batch-bearbetning av PDF-filer.

Rekommenderade produkter:

• callas pdfaPilot Desktop




• callas pdfaPilot Server




• callas pdfaPilot CLI




• callas pdfaPilot SDK

callas pdfaPilot - Löser utmaningar vid långtidsarkivering




Utmaningar för arkiv vid långtidsarkivering av dokument

Digitala arkiv måste kunna påvisa att elektroniskt lagrade dokument är
äkta, tillförlitliga, fullständiga, oförändrade, och användbara över tid.

Gör dokument och e-post långtidsbeständiga

I många miljöer, finns det lagkrav att all kommunikation om
specifika ämnen måste arkiveras under en viss tidsperiod.
Hur lång tid det är kan variera kraftigt
- från ett par år till flera tiotals år, eller även för all framtid.

Det rekommenderade formatet för arkivering är
ISO-standarden PDF/A ("PDF för arkivering").
Denna ISO-standard definierar fyra olika PDF/A-versioner
och callas pdfaPilot kan automatiskt konvertera alla dokument
och e-post till den PDF/A-standard som krävs för ändamålet.
Tillägg av ytterligare jobbinformation (metadata) stöds fullt ut och
pdfaPilot kan konfigureras till att anpassas till arbetsflödets krav;
i stället för tvärtom.

Arkivering av dokument är en kritisk operation i alla
verksamheters arbetsflöden; av den anledningen har
callas pdfaPilot genomgått omfattande tester och uppfyller
gällande ISO-standarder vilket verifierats med testsviten veraPDF korpus.
Det faktum att exakt samma teknik används i marknadens
de facto-standard, Adobe Acrobat, är ett bevis på denna kvalitet.

Arkivering av typiska kontorsdokument

Det bästa sättet att generera korrekta PDF/A-filer är att
skapa dem på rätt sätt till att börja med.
callas pdfaPilot kan automatiskt konvertera dokument från
Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project,
Publisher och Visio-filer till PDF-filer med hög kvalitet.

I callas pdfaPilot Desktop görs det enkelt genom att dokumentet
dras-och-släpps till arbetsfönstret vartefter konvertering till PDF/A
sker på bästa möjliga sätt.
callas pdfaPilot har fullt stöd för att konvertera
Apache OpenOffice och LibreOffice dokument och
på macOS stöds naturligtvis Pages och Keynote.

Tack vare den integrerade Adobe-motorn kan callas pdfaPilot
även konvertera EPS- och Postscript-filer med hög kvalitet och
utan att krav på att Adobe Acrobat Distiller är installerad.

E-postarkivering

E-post är en viktig del av
affärs-/verksamhetskommunikation i de flesta organisationer.

Många länder har regulatoriska lagar och regler kring arkivering av
sådan kommunikation, antingen för kunna använda den potentiella
framtida tvister eller som en del av god redovisningssed.

Eftersom e-post är oftast hanteras av e-postservrar med begränsad
lagringskapacitet finns inga garantier för att ett e-postmeddelande som
mottagits idag fortfarande kommer att vara tillgängligt på servern om
tio år eller ännu längre bort i framtiden.

När e-post hämtats från servern är omvandlas den ofta till ett
eget format av e-postklient, och det finns heller ingen garanti för
tillgång till samma e-postklient i framtiden.

Dessutom ingår ofta bilagor i e-postmeddelanden vilket i sin tur
kräver att det i framtiden finns tillgång till den programvara som
skapade bilagorna för att kunna öppna alla filformat
som idag förekommer som bilagor.

callas pdfaPilot kan lagra dessa e-postmeddelanden,
inklusive alla bilagor, i PDF/A-format vilket säkerställer att
e-postinnehållet är tillgängligt och läsbart många år från nu.

Men även i miljöer där sådana regulatoriska riktlinjer inte är tillämpliga,
finns det goda skäl att arkivera e-post.

En mycket stor mängd affärs-/verksamhetsinformation
förmedlas i form av e-postmeddelanden.
Att kunna lagra denna information på ett strukturerat sätt och
i samma format som används för andra dokument och att effektivt
kunna söka i alla dessa handlingar, inklusive e-post och bilagor,
kommer bara att bli allt viktigare.

För mer information om säker arkivering av
e-postmeddelanden i PDF/A-format,
måste man djupdyka i vad ett e-postmeddelande består av:

• Blogg: Emails for eternity

callas pdfaPilot stöder PDF/UA,
ISO-standarden (ISO 14289-1) för tillgänglig PDF

Att PDF-dokument är utförda som digitalt tillgängliga PDF-dokument
är viktigt för att säkerställa att människor som behöver använda
tekniska hjälpmedel (så som skärmläsare) kan komma åt och
tillgodogöra sig innehållet dessa dokument.

Dessutom föreskriver lokala lagar och förordningar i många länder
att PDF-filer måste vara tillgängliga för alla i samhället.

Som en följd av dessa ökade krav från myndigheter blir det allt viktigare att
myndigheter, tjänsteleverantörer och andra verksamheter måste kunnat
producera och distribuera digitalt tillgängliga PDF-dokument som
uppfyller ISO-standarden PDF/UA.

callas software tillhandahåller ett antal programvaror som
stöder PDF/UA-standarden för digitalt tillgänglig PDF.

En lyckad validering av ett PDF-dokument gentemot PDF/UA-1,
kräver alltid att PDF-dokumentet klarar minst två typer av tester
innan det publiceras eller delas med andra:

1. ett programmatiskt syntaktiskt test,
   som kan utföras av en pålitlig programvara, och


2. ett interaktivt semantiskt test,
   manuellt utfört av en människa.



Trots att callas pdfaPilot är ett kommersiellt verktyg,
kan den ingående funktionen för validering av en PDF-fil
gentemot överstämmelse med PDF/UA-standarden
alltid användas utan kostnad (gratis!).
Dessutom hjälper pdfaPilot till med den semantiska testen
genom att konvertera PDF-dokumentet till en HTML-representation
(Se "Människa jämfört med datorprogram" nedan).

• Kontroll av universell tillgänglighet

Att PDF-filer är utförda enligt PDF/UA-standarden för universell tillgänglighet
kontrolleras enkelt med hjälp av Preflight-funktionen i callas pdfaPilot.

Preflight-funktionen innehåller profiler för kvalitetskontroll;
dvs alla regler för överensstämmelse med PDF/UA och
verifierar de kontrollerade PDF-filerna gentemot dessa regler.

Detta ger en första uppfattning om huruvida PDF-dokumenten
åtminstone uppfyller de grundläggande reglerna och inför
nödvändiga interna strukturer för tillgänglighet.

Vid preflight kontrolleras om allt innehåll i dokumentet är taggat,
om bilder har alternativa beskrivningar,
om en språkidentifiering används för all text, m.m.

• Människa jämfört med datorprogram (Man vs Machine)

Medan de flesta andra kvalitetskontrollprocesser
helt kan göras med hjälp av datorprogram,
är detta mycket svårare för PDF/UA.

Tillgänglighetsstandarden PDF/UA säger till exempel
att alla bilder måste ha en korrekt beskrivning.
Naturligtvis kan programvara kontrollera att en beskrivning är angiven,
men är den verkligen meningsfull för någon som inte kan se bilden?

Av denna anledning har flera av callas programvaror även funktionalitet
för konvertering av PDF/UA till färgkodad HTML vilket kan användas
av en människa för att enkelt kontrollera att dokumentstrukturen
användes korrekt, att alla bildbeskrivningar är vettiga, och så vidare.

Klicka på bilden för att se och verifiera
strukturtaggar för ett taggat PDF-dokument.
Detta är en kostnadsfri funktion i
callas pdfaPilot, pdfToolbox och pdfGoHTML.

Denna funktion ingår inte bara i callas pdfaPilots,
utan även i callas pdfGoHTML, en separat och kostnadsfri
pluggin för Adobe Acrobat DC.
Det är därmed möjligt för alla att snabbt och enkelt utvärdera
kvaliteten på taggningen i ett PDF-dokument.

Tack vare det unika stödet och funktionalitet för
strukturtaggning av PDF-filer utför callas pdfaPilot
optimerad export till PDF/UA, standarden för tillgänglig PDF.

• Ej begränsad till enbart PDF

Indatafilerna för att skapa PDF/UA-kompatibla
PDF-filer är ofta inte PDF-filer.

Av den anledningen stödjer även callas programvaror
konvertering av andra filformat till PDF;
såsom Microsoft Office dokument,
Apache Open Office och LibreOffice dokument,
olika bildfilformat och e-postmeddelanden.

Efter konvertering till PDF kan dokumenten sedan vidarebehandlas
för att bli kompatibla med lämplig PDF/UA-version.

• Export av taggad PDF till EPUB

Med callas pdfaPilot kan PDF-taggningen även användas
för att automatiskt skapa EPUB-filer från PDF.

Denna PDF-till-EPUB funktion konverterar PDF-filer till eBook-filer
vilka i sin tur omedelbart kan användas på mobila enheter såsom
smartphones eller surfplattor.

För mer information om PDF/UA-standarder:

• Blog: Are you accessible?

Välj rätt PDF-standard för e-arkivering:

• Lär mer om ISO-standarder baserade på PDF-teknik här

Hur väljer man mellan olika PDF/A-standarder:
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 eller PDF/A-4?
(callas software blog, 15 mars 2023)

• Guide: Hur man väljer mellan PDF/A-varianter:
  PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 eller PDF/A-4

Förklaring till varför PDF/A-2 och PDF/A-4
är bättre än PDF/A-1 (2021)

callas software presenterar fördelarna med PDF/A-2 och PDF/A-4 vs PDF/A-1;
för att undvika problem vid PDF/A-1 konvertering

• Förklaring till varför PDF/A-2 och PDF/A-4 är bättre än PDF/A-1

(Detta är en YouTube-inspelning (14:40) från PDF Days Online 2021)

• callas pdfaPilot -
  "Convert documents and emails to make them last a lifetime" - Flyer (engelska, pdf)





• callas pdfaPilot - "Convert email to PDF" - Flyer (engelska, pdf)





• callas PDF Internals - Creating a Simple PDF, Fonts Explained (pdf)





• callas pdfaPilot™ User Manual (engelska, pdf)




• callas pdfaPilot™ User Manual (engelska, online)

callas pdfaPilot utbildning på egen hand

callas pdfaPilot och dess systerprodukt callas pdfToolbox
delar samma koncept, grundläggande arkitektur och många funktioner.

Utbildningen på egen hand för användare av callas pdfToolbox är
tillämplig och rekommenderas även för användare av callas pdfaPilot.

Denna PDF-baserade utbildning på egen hand hjälper användare
att fullt ut förstå och utnyttja kraften i callas pdfToolbox.

Utbildningsmaterialet är inriktat på att skapa profiler och
innehåller övningar med lösningar och förklaringar.

Ladda bara ned följande PDF-utbildningsmanual,
öppna den i en PDF-läsare och du är igång:

• callas pdfToolbox Desktop Training Manual

callas pdfaPilot programvara erbjuds som licensköp eller mot hyra.
Licensen är per desktop/laptop och obegränsat antal dokument, eller
per server för obegränsat antal användare och obegränsat antal dokument.

För 5st eller fler desktop-licenser erbjuds volymrabatt!

Intressant?

• Kontakta NewFormat för offert på callas pdfaPilot

• 2021: Debeka, Tyskland

Debeka arkiverar e-postmeddelanden i enlighet med ISO-regler tack vare callas pdfaPilot.

Debeka-gruppen är en av de fem största aktörerna inom sparsektorn för
försäkrings och fastighetsfinansiering i Tyskland som erbjuder ett
brett utbud av försäkrings- och finansiella tjänster.

Nu introducerar gruppen en central dokumentkonverteringslösning som processar
e-postmeddelanden med bilagor när de är redo för långsiktig arkivering.
Debeka använder PDF/A som det valda filformatet.

Varje dag konverterar lösningen i genomsnitt cirka 2.400 e-postmeddelanden
med tillhörande bilagor till ISO-standarden PDF/A-1a för dokumentarkivering.

På längre sikt planerar Debeka att utöka lösningen steg för steg för att täcka
ytterligare arkiveringsprocesser. Totalt räknar gruppen med att det i slutskedet
kommer att behöva konverteras 300.000 till 400.000 dokument till PDF/A varje dag.

Integratör: actino software, Tyskland, (även samarbetspartner till NewFormat).

För mer information, vänligen se:

• Central dokumentkonvertering och arkivering av
  e-postmeddelanden i enlighet med ISO-standarder,
  PDF/A-1b och PDF/A-2, hos Debeka-gruppen

eller kontakta NewFormat.






• 2019: Beuth Verlag

Beuth Verlag litar på callas software för kvalitetssäkring av PDF/A-filer.
callas pdfaPilot och callas pdfToolbox säkerställer att DIN-standarderna som
publiceras av Beuth Verlag överensstämmer med ISO-standarderna och
därmed är lämpliga för långtidsarkivering.

Samtidigt har en hög grad av automatisering av arbetsflödet införts
vilket avsevärt minskat mängden manuellt arbete som krävs.
Beuth Verlag, ett dotterbolag till DIN, det tyska institutet för standardisering,
och distribuerar nationella och internationella standarder samt utvecklar
specialiserade publikationer för industrier, vetenskaplig forskning, handel,
tjänstesektorn, akademiska studier och hantverk.

För mer information, vänligen se:

• Kvalitetssäkring av PDF/A-filer hos Beuth Verlag

eller kontakta NewFormat.





• 2023: Malmö universitet, Sverige


• 2023: University of Eastern Finland, Finland


• 2023: Verified Global AB, Sverige


• 2022: Wellspect AB, Mölndal, Sverige


• 2019: University of Turku, Finland


• 2018: Tampere University, Finland


• 2018: Nobel Media AB / Nobel Prize Outreach AB, Stockholm, Sverige


• 2017: Dentsply IH AB, Mölndal, Sverige


• 2016: ProReNata AB, Stockholm, Sverige


• 2016: Högskolan i Skövde, Institutionen för informationsteknologi, Sverige


• 2014: Centrum för Näringslivshistoria, Stockholm, Sverige


• 2013: Region- och Stadsarkivet Göteborg, Sverige


• 2013: Västra Götalandsregionen, Sverige




• 2013: callas pdfaPilot integration med Alfresco ECM (Pressrelease)

Integratör: Redpill Linpro (Göteborg):

• Ladda ned från GitHub - Alfresco converter for callas pdfaPilot




• 2013: Mercedes-Benz Schweiz AG, Schweitz:

Helt automatisk konvertering till PDF/A med pdfaPilot SDK
för elektronisk långtidsarkivering - Datablad (engelska, pdf)





• 2012: Riksarkivet, Sverige




• 2012: Rosendahls, Danmark, trycksaksproducent för offentlig sektor:

Konvertering av kontorsdokument till PDF/A med pdfaPilot,
inklusive PDF-taggning med axaio MadeToTag för att göra innehållet
i PDF-dokumenten tillgängligt för alla - Datablad (engelska, pdf)






• 2010: Handelskammare, Italien:

Konvertering av dokument/formulär till PDF/A med pdfaPilot,
inklusive validering - Datablad (engelska, pdf)






• 2010: Handelskammare, Italien:

Validering med pdfaPilot av dokument
deponerade i bolagsregister - Datablad (engelska, pdf)






• 2010: EU Publications Office, Luxembourg:

Strategiskt beslut: Publicera enbart i PDF/A-format.
Konverterade 11 millioner dokumentsidor (papper) till
digitala PDF/A-dokument med pdfaPilot för långtidsarkivering
i digitalt bibliotek/e-arkiv - Datablad (engelska, pdf)