NewFormat AB

PDF-standarder får världen att fungera

Vi gör PDF information permanent tillgänglig, sökbar, läsbar och
återanvändbar för framtiden och för så många som möjligt.

Vi skapar tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA.

Våra lösningar baseras på
erkända ISO-standarder baserade på PDF-teknik
och beprövad, tillförlitlig och högtillgänglig programvara från
leverantörer som är medlemmar i PDF Association.

Ta dig tid och läs allt nedan i lugn och ro i egen takt och
kontakta därefter NewFormat för råd om bästa väg framåt
för just din verksamhet att skapa tillgängliga PDF-dokument.




Vi hjälper dig gärna att på egen hand skapa tillgänglig PDF.

Vi kan även leverera tillgänglig PDF som tjänst till din verksamhet;
alltifrån enstaka dokument till många tusentals tillgängliga PDF'er,
alltifrån enkla dokument till komplexa årsredovisningar/publikationer/magasin.

Leveranstid för enstaka dokument:
Beroende av hur komplext dokumentet är samt antalet sidor.
Enklare dokument: Oftast inom 1-2 arbetsdagar.
Komplexare dokument: Oftast inom 5-10 arbetsdagar.




Med stora mängder PDF-dokument lagrade på webbplatser,
i nätverk och på datorer är det en utmanande uppgift för många
verksamheter att ha kontinuerlig kontroll på att alla dokument
uppfyller gällande tillgänglighetsstandarder.

Vad gör du om du har ansvar för tusentals PDF-filer?

Du kanske inte nödvändigtvis vet var alla är lagrade,
eller så kanske du inte har tid och resurser för att
kontrollera alla filer en åt gången.

Då kan vi hjälpa dig.
Våra tjänster kan regelbundet skanna och genomsöka webbplatser,
interna nätverk, filsystem, mappar, filer,... för att hitta befintliga dokument
med tillgänglighetsproblem samt sammanställa en tillgänglighetsrapport
baserad på de funna resultaten.

Rapporten utvisar då tillgänglighetsstatus för PDF-dokumenten över tid,
inklusive åtgärder som krävs för att PDF-dokumenten skall uppfylla PDF/UA.

Rapporten kan sedan användas som underlag för tillgänglighetsarbetet;
såsom en handlingsplan, allokering av tid för åtgärder och resurser, etc.




För verksamheter där stora mängder av tillgängliga B2B/B2C PDF-dokument
(såsom fakturor, räkningar, kontoutdrag, försäkringsbrev, bokningar,...)
behöver skapas av interna affärs/-verksamhetssystem erbjuder vi
lösningar för automatisering av denna typ av arbetsflöden.




Snabblänkar:

• Introduktion till PDF och tillgänglig PDF (denna webbsida)




• Helt barriärfritt:
  Tillgänglig PDF (PDF/UA) för tillgänglig e-förvaltning / e-myndighet




• Exempel på tillgängliga PDF-dokument




• Programvaror för att skapa tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA




• Tillgänglig PDF som tjänst




• Utbildning i PDF-standarder




• Nästa generations PDF - "PDF på små skärmar / mobiltelefoner"




• Exempel på otillgängliga PDF-dokument.

Portable Document Format - PDF

PDF idag

Digital information som är värd att sparas och delas med andra
sparas ofta i form av digitala dokument med formatet
Portable Document Format, mer känt som PDF.

PDF används idag av alla, från enskilda användare till
storskaliga komplexa digitala ekosystem för att skapa,
distribuera, dela och lagra digital verksamhetsinformation.

Digital verksamhetsinformation som definierar hur webbplatser
(med HTML / CSS / JavaScript-sidor, bilder, videor), innehåll och
digitala dokument exponeras gentemot besökarna.




Varje år skapas miljarder med digitala PDF-dokument världen runt.
Enbart i Adobe Document Cloud öppnas varje år fler än 300 miljarder PDF-filer.

PDF är det bästa formatet för sidbaserat innehåll som kräver
ett exakt och repeterbart utseende.

PDF används för alla typer av dokument och används inom alla typer
av näringsverksamheter, av myndigheter och av alla medborgare.

Tänk bara på alla kontorsdokument, presentationsbilder, protokoll,
rapporter, utredningar, planer, avtal/juridiska dokument, prospekt,
årsredovisningar, pressmeddelanden, white papers, broschyrer,
lagar och regelverk, sälj-/marknadsförings-/informationsmaterial,
formulär, kundmagasin och tidningar, blanketter, utbildningsmaterial,
böcker, parkeringskvitton, konstverk, matförpackningar, deklarationformulär,
lagar, vaccinationsbevis, och andra digitala dokument som medborgare,
anställda, kunder och webbplatsbesökare tar del av och laddar ned
varje dag från olika verksamheters interna och externa webbplatser.

PDF är även en förutsättning för tillverkning och teknisk kommunikation.
PDF-teknik stöder tillverkande industri över hela världen, förmedlar idéer,
planer, kommunikation, avtal, specifikationer, kontrakt ...
och naturligtvis 2D- och 3D-ritningar och stödjande innehåll i
komplexa arbetsflöden och verksamhetsövergripande processer.

PDF är helt enkelt ett tillförlitligt sätt att kommunicera korrekt information.

Faktum är, och enligt PDF Association, att:
PDF är det tredje mest populära filformatet på webben
(efter HTML och XHTML), vilket gör det mycket mer populärt än
DOCX, XLSX, PPTX och EPUB, och även mer populärt än
bildfiler såsom JPEG, PNG och GIF.




Enbart inom svensk offentlig sektor skapas varje år
många miljoner digitala PDF-dokument.

Ett tydligt bevis på att PDF-tekniken utgör en uppskattad,
pålitlig och mycket ofta föredragen digital kommunikations-
och informationsplattform av våra myndigheter.

Helt enkelt, världen körs på PDF.




Stora mängder av viktig och värdefull information är sparad
i dessa digitala PDF-dokument.

En stor andel av dokumenten publiceras på myndigheternas
webbplatser för den breda allmänhetens åtkomst.

Men i alltför många fall är dessa PDF-dokument tyvärr inte
designade och skapade på ett sådant sätt att alla medborgare ens
ges möjlighet att ta del av informationen för att kunna agera på den.




PDF är idag långt ifrån enbart en utskriftslösning.

För många slutanvändare är PDF en pålitlig, utskrivbar dokumentsida.
De flesta PDF-dokumenten som skapas skrivs dock aldrig ut på papper,
utan sparas och delas som digitala filer i datorsystem och nätverk.

PDF är standardsättet att dela en digital version av ett tryckt dokument.

Informerade användare vet att PDF även fungerar som en viktig del i
arbetsflöden för digital publicering, samt att att PDF är ett
globalt stött filformat för långtidsarkivering av dokument.




PDF är en sidbaserad teknik, varför termen "sida" ofta används.
Men många sektorer och PDF-tillämpningar varken trycker,
delar eller publicerar sidor.
Till exempel kanske du designar etiketter, förpackningar,
industritryck, bokomslag, skyltar eller till och med textilier.
Så, om du inte trycker, delar eller publicerar sidor,
kan du översätta "sidor" till det format som är
mest lämpligt för just ditt användningsfall.




PDF-tekniken går dock långt utöver formatet.
PDF möjliggör digitala dokumentlösningar på alla kontinenter,
på alla språk, inom alla affärssektorer och verksamheter världen över.

PDF är ett pålitligt format för dina värdefulla digitala informationsresurser.
Stöd för PDF-visning är en viktig del i alla operativsystem
(även för mobila enheter) och idag erbjuder alla
moderna webbläsare även inbyggda PDF-läsare.




PDF är en viktig del av den digitala transformationen

Digitala dokumentformat, i synnerhet PDF,
står i centrum för den pågående digitala transformationen.

PDF är en kärnteknik i den digitala online-världen, idag och i framtiden.

Den ISO-standardiserade PDF-tekniken är oumbärlig.
PDF-dokument delas, visas, läses/konsumeras på datorskärmar
och på mobila enheter; de kan till och med hanteras, navigeras och
återges av tekniska hjälpmedel för personer som behöver extra stöd.




PDF-baserad teknik finns integrerad i oändligt många
digitala lösningar och innovativa ekosystem och möjliggör
därigenom digital verksamhetsutveckling för:

• automatisering av arbetsflöden och processer


• gruppsamverkan


• långtidsarkivering


• dokumentsignering


• dokumentindexering


• textsökning och dokumentsökning


• dokumentkryptering


• radering av dokumentinnehåll


• digital publicering


• responsiv visning av innehåll


• transaktionella data / variabeldata


• inbäddade samlingar av tredimensionella objekt
  (3D-modeller, 3D PDF)


• tillgänglighet för alla till digital information och tjänster


• ... och många fler tillämpningsområden.




Kan en PDF vara tillgänglig för alla?

• Ja, självklart!

• En PDF/UA-kompatibel PDF kan vara precis lika
  tillgänglig som en WCAG-kompatibel webbplats!



Filtypstekniker såsom PDF och HTML är som standard inte tillgängliga.

En PDF kan göras till en tillgänglig PDF, precis som en
HTML-baserad webbsida kan göras tillgänglig.

Sanningen är att tillgänglighet inte är beroende av filtyp,
utan av det arbete som utförts för att göra filtypen tillgänglig.

Varken PDF-dokument eller HTML-sidor blir tillgängliga
på grund av deras förmåga att bli tillgängliga.
De blir tillgängliga till följd av ett kompetent utfört anpassningsarbete.

En HTML-sida utan det arbetet är otillgänglig oavsett dess förmåga.
Naturligtvis gäller även detta för ett PDF-dokument.




PDF-specifikationen innehåller robust stöd för tillgänglighet.

Tillgängligheten för en enskild PDF-fil beror på hur väl
dokumentets skapare har förberett filen för tillgänglighet.

Hur väl slutanvändaren upplever att filen är tillgänglig
beror på hur bra PDF-visningsprogrammet stöder
tillgänglighetsfunktionerna i PDF/UA-specifikation.

För att uppnå målet om tillgänglig PDF eller tillgänglig HTML
krävs vanligtvis specialverktyg och färdigheter;
se mer om det nedan.




PDF är sedan 2012 anpassad för att stödja digitala offentliga tjänster

PDF har alltsedan 1993 väl tjänat många miljoner användare och
verksamheter som det globalt föredragna digitala dokumentformatet.

PDF-tekniken är idag än mer vidareutvecklad och är sedan 2012 anpassad för att
även uppfylla dagens krav på tillgänglighet för alla till digital offentlig service;
se mer under "Tillgänglig PDF" nedan.

Just nu sammanförs tillförlitligheten och robustheten i PDF-tekniken,
baserad på en sidbeskrivningsmodell med fast layout,
med smidigheten, flexibiliteten och elegansen i webb- och HTML-teknik;
i syfte att ge bästa möjliga användarupplevelse (såsom stöd för "reflow")
på varje typ av enhet och användningsfall.

• Nästa generations PDF - "PDF på små skärmar / mobiltelefoner"

Tillgänglig PDF

Alla medborgare har rätt till att ta del av alla typer av myndighetsinformation.

Barriärer som förhindrar interaktion med eller tillgång till digitala
dokument eller webbplatser kan betraktas som diskriminering.

Om ett digitalt dokument inte kan läsas och navigeras av alla,
inklusive personer med synnedsättning eller andra funktionshinder,
då är det inte ett tillgängligt dokument.




Sverige som nation är bunden till internationella och svenska
regelverk för att tillförsäkra tillgänglighet för alla:

• FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna,


• FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionshinder,


• svensk diskrimineringslag,


• lag om offentlig upphandling,


• arbetsmiljölag,


• språklag,


• EU:s webbtillgänglighetsdirektiv implementerat som
  svensk lag om tillgänglighet till digital offentlig service,
  SFS 2018:1937 & SFS 2018:1938.



Obs! Lagen gäller även äldre digitala dokument om de behövs
för att myndigheten skall kunna utföra sitt uppdrag.

SFS2018-1938 säger:

"2 § Lagen (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service
är inte tillämplig på digital service som utgörs av

1.filformat för dokument som offentliggjorts före den
23 september 2018, om sådant innehåll inte behövs för
att genomföra de aktiva administrativa förfaranden som
följer av den berörda offentliga aktörens uppgifter,...."

Dessutom,
enligt Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG:s) tolkning:
"Oavsett om det finns ett tillgängligt alternativ i form av en
e-tjänst ska dokument som används i verksamheten följa
kraven på tillgänglighet."

• kommande: EU:s Tillgänglighetsdirektiv (2025)



Deklarationer, konventioner, direktiv och lagar som är teknikneutrala.

Svenska myndigheter är således sedan länge bundna till att i sin dagliga
praktiska verksamhetsutövning efterleva och tillämpa dessa regelverk.

Myndigheter har även i rollen som arbetsgivare ansvar för att den
anställdes arbetsmaterial är tillgängligt och väl fungerande.




Vad är tillgänglig PDF?

Ett digitalt eller elektroniskt media är tillgängligt när det är
lätt att öppna, läsa, förstå och kan navigeras av alla,
med eller utan funktionshinder.

Syftet med ett tillgängligt PDF-dokument är att se till att
alla användare, oavsett deras personliga begränsningar,
har lika tillgång till PDF-dokumentets innehåll
utan hjälp eller medverkan av andra.

Barriärfri tillgång till PDF-baserat innehåll utgår från
principen för universell design/utformning.

God design för digital tillgänglighet för alla säkerställer att ingen
efterföljande anpassning krävs till en viss målgrupps behov.




Obs!
Det knepiga med tillgängliga respektive otillgängliga PDF-dokument
är att de, i de flesta fall ser likadana ut.
De är med andra ord ofta visuellt identiska.

Därför är det nästan omöjligt för de flesta användare att
avgöra om PDF-filen de tittar på är en tillgänglig PDF
genom att enbart betrakta dess fysiska utseende.

WCAG-rekommendationerna om tillgänglighet för alla till
digitalt webbinnehåll betonar nödvändigheten av god
visuell och redaktionell design.

Tillgänglig PDF (enligt PDF/UA) handlar dock inte om
visuell eller redaktionell design utan om att med hjälp
av gällande digitala tillgänglighetstandarder definiera
en intern teknisk beskrivning av PDF-dokumentets innehåll
så att tekniska hjälpmedel korrekt kan hantera, navigera
och återge innehållet.




Digitala tillgänglighetsstandarder.
Överensstämmelse med WCAG krävs för allt innehåll för
att en webbplats skall vara digitalt tillgänglig för alla.

För PDF-dokument krävs även överensstämmelse
med ISO-standarden PDF/UA.

Webbplatser byggs tekniskt med HTML- och CSS-kod kompletterat med
digitalt informationsinnehåll av huvudsakligen dessa mediakomponenter:

• text


• bilder


• ljud


• video


• dokument och presentationsbilder, och


• grafiska illustrationer

Oavsett teknik (webb/HTML, text, .png, .jpeg, mp4, PDF, .docx, .key,...)
som används för publicering av en digital webbaserad tjänst
måste den använda mediatypen vara publicerad i en form
så att den är tillgänglig för alla i samhället.




Webbplatsägare hänvisar ofta till:
"Vi fokuserar på att göra det HTML-baserade innehållet tillgängligt".

Men enligt EU:s webbtillgänglighetsdirektiv, som är teknikneutralt,
är det inte längre en giltig ursäkt för en webbplatsägare att på sin
webbplatser fortsatt publicera otillgängliga PDF-dokument.




För att säkerställa obegränsad tillgång till PDF-baserad information
i alla avseenden måste PDF-filer uppfylla vissa krav.

Tillgänglighetsstandarder säkerställer att även PDF-dokument
fungerar bra med skärmläsare och andra tekniska hjälpmedel.

För att en PDF ska anses vara digitalt tillgänglig måste den
uppfylla tillgänglighetsstandarden ISO PDF/UA-1 och
tillämpliga delar av WCAG 2.1 AA rekommendationerna
(och i USA, ADA och Section 508).




För filer som baseras på PDF-teknik definieras
universell tillgänglighet sedan 2012 av:

• ISO-standarden 14289-1 för
  "universellt tillgänglig PDF och PDF- formulär"
  (även känd som PDF/UA).




En framgångsrik e-förvaltning förutsätter att all digital
myndighetsinformation är tillgänglig för alla medborgare
- framgången är då beroende av "tillgänglig PDF",
dvs att även innehållet i PDF-dokument är tillgängligt för alla:

• Tillgänglig PDF (PDF/UA) är en förutsättning
  för tillgänglig e-förvaltning / e-myndighet.




WCAG och PDF/UA kompletterar varandra.

Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)
är de internationellt erkända riktlinjerna för tillgänglig webb.
Många nationella eller överstatliga bestämmelser (t.ex. på EU-nivå)
om tillgängligheten hos webbplatser hänvisar till WCAG.

WCAG-rekommendationerna betonar god visuell och redaktionell webbdesign.
All information på en webbplats måste vara tillgänglig för alla baserat på
fyra huvudprinciper som anger att innehållet måste vara "UHBR" ("POUR"):

• Uppfattbart,


• Hanterbart,


• Begripligt, och


• Robust



PDF/UA är ett nödvändigt komplement, inte ett alternativ, till WCAG.

PDF/UA är förenlig med WCAG, men är långt mer tekniskt specifik,
och ger en tydligare bekräftelse på att ett visst PDF-dokument
uppfyller höga krav på digital tillgänglighet.

Överensstämmelse med PDF/UA är viktigt för digital tillgänglighet för alla.
PDF/UA definierar de tekniska krav som måste beaktas för att
PDF-dokument skall vara tillgängliga för alla i samhället;
med eller utan funktionsvariation.

PDF/UA-standarden specificerar HUR relevant PDF-innehåll
(såsom semantiskt innehåll, textinnehåll, bilder,
formulärfält, kommentarer, bokmärken och metadata)
får användas i PDF/UA-kompatibla dokument.

Ett väl strukturuppmärkt (taggat) PDF-dokument är en
förutsättning för att göra innehållet tillgängligt för alla
samt för att tekniska hjälpmedel som skärmläsare
skall fungera för personer med funktionsvariation.

En annan fördel är att sökmotorer lättare hittar
information i dokument som är väl taggade.

Även automatiserad extrahering av information-/texinnehåll ur
PDF-dokument är lättare att utföra med väl taggade dokument.




Otillgänglig PDF vs tillgänglig PDF
Relationen och beroendet mellan PDF, PDF/UA, WCAG och tillgänglig PDF

Tillgänglighetskraven för PDF kan ses som en fyrlagerspyramid.
Varje lager bygger på det föregående lagret med ökande grad av digital tillgänglighet;
från digitalt otillgänglig till digitalt tillgänglig PDF-baserad information
som är användbar för alla användare:

• Nivå 4: Användbarhet


• Nivå 3: WCAG


• Nivå 2: PDF/UA


• Nivå 1: PDF

Källa: PDF/UA Foundation

PDF-dokument som överensstämmer med PDF/UA
är universellt tillgängliga för alla.

För att skapa ett dokument som är så tillgängligt som möjligt för alla,
måste man fokusera på alla potentiella användargrupper och deras behov.

Man skall aldrig ge efter för frestelsen att optimera ett
PDF-dokument för en specifik användargrupp.

Konsekvensen av detta kan bli att ett sådant dokument då är
mycket lätt att konsumera för just den gruppen av användare,
samtidigt som det kan vara mer till nackdel än fördel för andra användare.




Viktigt!

Hur väl ett PDF-dokument är "tillgängligt för alla"
beror på hur dokumentet är skapat.

Nivån av tillgänglighet enligt gällande tillgänglighetsstandarder
bestäms både av utförandet av dokumentets redaktionella innehåll
OCH av dess interna tekniska struktur.

Ofta försummas denna insikt av många, vilket kan leda till betydande
problem när det gäller möjligheten att åtgärda otillgängliga dokument.




Digitala dokument som tillhandahålls för nedladdning på en webbplats
omfattas även de av WCAG och måste uppfylla de tillämpliga kriterierna
för att överensstämma med WCAG (nivå A, AA eller AAA).

Det är definitivt bäst att först genomföra en redaktionell tillgänglighetskontroll
av design och innehåll enligt WCAG-rekommendationerna.

PDF-dokumentets redaktionella innehåll måste WCAG-anpassas
innan det testas med avseende på att uppfylla PDF/UA,
de tekniska kraven för "tillgänglig PDF".




Men, enbart WCAG:s rekommendationer är inte tillräckliga
för att skapa en universellt tillgänglig PDF.

Obs!
För den tekniska implementationen av tillgänglig PDF
krävs även överensstämmelse med ISO-standarden PDF/UA;
en PDF-fil kan samtidigt uppfylla både WCAG och PDF/UA.

En PDF/UA-kompatibel PDF kan vara precis lika
tillgänglig som en WCAG-kompatibel webbplats.




Framgångsrik barriärfri tillgång till innehåll i PDF-dokument beror
inte enbart på PDF/UA-kompatibla dokument, det kräver även
PDF/UA-kompatibla program och tekniska hjälpmedel:

• ett PDF/UA-kompatibelt dokument (enligt standarder och riktlinjer),


• ett PDF/UA-kompatibelt PDF-visarprogram (PDF-läsare),


• ett PDF/UA-kompatibelt tekniskt hjälpmedel.





Vänligen observera,

anpassa aldrig PDF-dokument till en specifik hjälpmedelsteknik eller programvara.
Anpassa istället alltid PDF-dokument till den digitala tillgänglighetsstandarden!

Det är inte de tekniska hjälpmedlen, inte heller populära programvaror såsom
MS Office, Adobe InDesign, Adobe Acrobat, Google Docs, Apple iWork,...
eller skärmläsare såsom JAWS, NVDA, MS Narrator, Apple VoiceOver,...
som definierar vad som är en tillgänglig PDF.

Ett PDF-dokument definieras som "tillgänglig PDF" först när det
uppfyller ISO-standarden PDF/UA med riktlinjer!




Allt du behöver göra är att skapa EN version av ett PDF/UA-kompatibelt dokument,
och tillverkarna av relevanta program och tekniska hjälpmedel ansvarar i sin tur
för att följa denna globala digitala tillgänglighetsstandard.

Det resulterar i EN PDF som alla kan använda,
oavsett funktionsförmåga och/eller behov av speciella
tekniska hjälpmedel för att kunna tillgodogöra sig
innehållet och att navigera i informationen.

Att över tid bara behöva underhålla/uppdatera ETT dokument,
istället för många olika varianter av samma dokument,
sparar in många arbetstimmar.




Barriärfrihet är även att förmedla digital information i många kanaler

Efterfrågan på allmänt tillgänglig information är
inte begränsad till behovet hos funktionshindrade.

Innehåll måste nu också genereras och
göras tillgängligt så intelligent som möjligt.
Det inkluderar även språket (begriplighet, syntax, flerspråkighet).

Det krävs att informationen i digitala dokument med meningsfullt innehåll
kan utvinnas och länkas efter önskemål, till exempel för att utföra
mycket komplex och målinriktad informationsforskning:

• Universell tillgänglighet:
  Barriärfri kommunikation är mer än inkludering (14 januari 2022)




PDF på små skärmar / mobiltelefoner

PDF använder en sidbeskrivningsmodell baserad på
förutsättningarna för en fast layout och utvecklades
under en tid där dokumenten uteslutandes visades
på stationära bildskärmar eller skrevs ut.

Tillkomsten under senare år av mycket mindre skärmar,
och skärmar av varierande storlekar, innebar en mängd utmaningar,
och möjligheter, för PDF-paradigmet.

Den globala IT-industrin och den globala PDF-industrin implementerar
just nu innovativa lösningar (ex.vis Adobe Liquid Mode för Acrobat Mobile)
som löser denna utmaning:

• Nästa generations PDF - "PDF på små skärmar / mobiltelefoner"

Vem skall använda PDF/UA-standarden för tillgänglig PDF, och när?

Att se till att digitala dokument är tillgängliga för alla är inte bara en bra idé:
det är faktiskt helt enligt gällande lag.

Lagen syftar till att motverka diskriminering.
Myndigheter har ett särskilt ansvar att följa lagen.

Det här är inget som svenska myndigheter
kan välja att göra eller inte göra.

Alternativet att bara välja bort att publicera
digitalt tillgängliga dokument finns inte!

En myndighet som publicerar otillgänglig digital information
undanhåller därmed information som är avsedd för alla
medborgare från att nå ut just till alla medborgare;
vilket i sig kan utgöra en form av diskriminering.

Det kan dessutom utgöra en form av lagtrots.

Det behöver inte vara så.




PDF/UA-standarden är relevant och direkt användbar för alla verksamheter,
i offentlig sektor och i övriga samhället, som påverkas av lagar och
bestämmelser om tillgänglighet för alla till innehåll baserat på PDF-teknik.




Sedan 2009 är det tvingande (enligt Riksarkivets föreskrifter)
för svenska myndigheter att använda standarden PDF/A-1 vid
elektronisk arkivering av kontorsdokument och digitala handlingar.

PDF/UA är en kompletterande, processbaserad standard
som är tillämplig för svenska myndigheter och organ,
för att göra offentliga digitala dokument universellt tillgängliga för alla.

Ett PDF-dokument kan samtidigt uppfylla flera standarder,
exempelvis både PDF/A-2a och PDF/UA för långtidsarkivering
av ett digitalt tillgängligt PDF-dokument.




Lagkrav på tillgänglighet för alla i samhället till digital information
(bl.a. EU:s webbtillgänglighetsdirektiv, svensk lag om tillgänglighet
till digital offentlig service, svensk diskrimineringslag, ...,
tyska BGG, BITV och EU-mandat 376) föreskriver att den
offentliga sektorn skall erbjuda allt digitalt innehåll,
webbsidor såväl som PDF-dokument, i en tillgänglig form.

Tillgängliga PDF-filer är grundläggande för barriärfri tillgång till
digital information från e-myndigheter/offentliga myndigheter,
förvaltningar och verksamheter som betjänar offentlig sektor.

Även leverantörer till offentlig sektor inom mediatjänster,
reklam- och kommunikation, bank, finans och försäkring,
organisationer och institutioner samt lärare vid universitet och
högskolor som är skyldiga att tillhandahålla dokument/kursmaterial
i form av digitalt tillgängliga dokument.




Dokument, särskilt PDF-dokument, kan utgöra en betydande
ansvarsrisk även om webbplatsens HTML-innehåll i sig är åtgärdat.
Undvik rättsliga risker genom att se till att även alla PDF-dokument
på webbplatsen är tillgängliga för alla; med eller utan funktionsvariation.




(Internationellt, exempelvis i USA och i Ontario/Kanada,
är regelverken betydligt striktare.
Där omfattas redan idag även webbplatser inom den privata sektorn,
inkl. skolor/universitet, med resultat att flera näringsidkare och universitet
har dömts att betala stora belopp i skadestånd till personer som anser sig
vara diskriminerade p.g.a. otillgängliga webbplatser och där publicerade
otillgängliga dokument).




2025 träder EUs tillgänglighetsdirektiv i full kraft i Sverige
där tillgänglighetskraven utökas till att även gälla produkter och
tjänster samt övriga samhällssektorer, bl.a. för bank och finans.

Då kan vi förvänta oss att även PDF-dokument som dynamiskt
genereras i stora volymer ur myndigheternas och andra
verksamheters centrala IT-system och databaser måste
vara utformade som digitalt tillgängliga PDF-dokument.

Exempel på denna typ av dokument är fakturor, avier, kontoutdrag,
utdelningsbesked, pensionsbesked, rapporter, avtal, blanketter,...
som alla produceras och distribueras i automatiska arbetsflöden
och i stora mängder (kanske hundratusentals) varje dag.

Då blir digitalt tillgänglig PDF även en fråga för IT-avdelningen att lösa.




Det är viktigt att publicera dokument som är digitalt tillgängliga för alla,
inklusive personer med syn- och hörselskador, rörlighetsutmaningar,
kognitiva- och andra funktionsvariationer.

Använd PDF/UA. Därmed gör du skillnad för din målgrupp.
Genom att publicera PDF-dokument som är tillgängliga för alla
ger du alla medborgare lika möjlighet att ta del av och agera
på värdefull digital information.




Rekommendation:

Vid all form av intern/extern beställning av PDF-baserade dokument
skall följande absoluta krav ingå:

Vänligen observera,

att snabbt skapa tillgänglig PDF genom att trycka på några knappar
i ett program leder vanligtvis inte till ett framgångsrikt slutresultat.

Det behövs även en viss mängd grundläggande kunskap
om digitala tillgänglighetstandarder.
Omfattningen av denna kunskap beror till stor del på
dokumentens komplexitet och innehåll.

Är du säker på att din verksamhet internt har kompetens och
rätt verktyg för att själv skapa PDF-dokument som garanterat
uppfyller PDF/UA-standarden?

Om ej,
anlita gärna NewFormat för tillgänglig PDF som tjänst.
Tillgänglig PDF som tjänst är för dig som inte själv har möjlighet
att skapa tillgängliga PDF-filer, men ändå vill att verksamhetens
PDF dokument skall uppfylla gällande tillgänglighetsregelverk och
-standarder.




Intressant?

• Kontakta NewFormat,
  vi guidar dig till val av rätt programvara och tjänster för din verksamhet

Vanliga sätt att skapa tillgängliga PDF-dokument

Vanliga sätt att skapa tillgängliga PDF-dokument:

• Direkt, baserat på källformat:

Om du vill skapa tillgängliga PDF-dokument med programvaror
såsom Microsoft Word, Adobe InDesign, Adobe Acrobat,
eller konvertera ifrån ett strukturerat format såsom
HTML eller XML till PDF, klickar du vanligtvis på den
magiska knappen "Skapa PDF".

Om konverteringsprogramvaran gör ett bra jobb
skapas det nödvändiga interna strukturtaggträdet
automatiskt med hög kvalitet.




• Indirekt, baserat på en befintlig PDF-fil:

Om källfilen inte finns att tillgå eller om programvaran inte utför
en godtagbar konvertering, kan du ta PDF-filen utan taggar,
vanligtvis en webb-PDF, och omarbeta den.

Under denna process taggar du alla relevanta innehållselement
och ytterligare några tillgänglighetsfunktioner adderas,
såsom alternativa texter till bilder.
För att göra detta behövs en programvara i form av en
PDF-redigerare som kan skapa och redigera PDF-taggar.




Men förvänta dig inte för mycket.
Endast några få programvaror erbjuder inbyggt stöd
för att direkt skapa högkvalitativa PDF/UA-dokument
eller åtminstone med mindre ansträngning.

• Rekommenderade programvaror som hjälper dig att skapa
  100% PDF/UA-kompatibla dokument på några minuter.

Behöver du hjälp med att skapa tillgänglig PDF enligt PDF/UA?

NewFormat hjälper verksamheter att lokalisera och kartlägga alla sina
dokumentresurser med avseende på full överensstämmelse med
tillgänglighetsstandarder.

Att skapa enstaka universellt tillgängliga PDF-dokument kan i vissa fall
vara en utmanande uppgift, även om den är fullt möjlig att utföra.

Men vad gör man om man ansvarar för tusentals PDF-filer?
Man kanske inte ens vet var de är, eller kanske man inte har
tid och resurser för att kontrollera sina filer en åt gången.

Med ett stort antal PDF-dokument lagrade på webbplatser,
nätverk och datorer, är det en stor utmaning för organisationer
att säkerställa att dessa dokument är tillgängliga för alla.

Är det bäst att på egen hand med lämplig programvara skapa
tillgänglig PDF, eller är det bättre att anlita en extern resurs för
att skapa filerna som en tjänst?

Vi tillhandahåller programvara och tjänster för att skapa tillgänglig PDF
enligt ISO-standarden PDF/UA; antingen på egen hand ("gör-det-själv")
eller som "tillgänglig PDF som tjänst".

Våra tjänster kan regelbundet skanna och genomsöka
webbplatser, interna nätverk, filsystem, mappar, filer,...
för att hitta befintliga dokument med tillgänglighetsproblem samt
sammanställa en statusrapport baserad på de funna resultaten.

Statusrapporten utvisar då tillgänglighetsstatus för
PDF-dokumenten över tid, inklusive åtgärder som krävs för
att PDF-dokumenten skall uppfylla PDF/UA.
Denna typ av faktarapporter är av oumbärligt värde som underlag
för din verksamhets kontinuerliga tillgänglighetsarbete
och tillgänglighetsrapporter.




Val av programvara och tjänster för framgångsrik
användning av PDF/UA för tillgänglig PDF

• Kontakta NewFormat,
  vi guidar dig till val av rätt programvara och tjänster för din verksamhet




Kartläggning av webbplatsers/domäners dokumentresurser

Vi erbjuder prenumerationstjänster där vi skannar
webbplatser/domäner enligt viss önskad regelbundenhet;
ex.vis en gång om året, varje halvår, varje kvartal, varje vecka,..
Ger insikt i befintliga PDF-dokuments status med avseende på tillgänglig PDF.

Intressant?

• Kontakta NewFormat,
  för kartläggning av dokumentresurser på webbplatser/domäner

Mer information och resurser

Tillgänglig PDF (PDF/UA) för tillgänglig e-förvaltning / e-myndighet

• Helt barriärfritt: Tillgänglig PDF (PDF/UA) för tillgänglig e-förvaltning / e-myndighet




Exempel på tillgängliga PDF-dokument - Tillgängliga för alla!

• Exempel på tillgängliga PDF-dokument




Programvaror för att skapa PDF/UA-kompatibla PDF-dokument

• Programvaror för att skapa tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA




Tillgänglig PDF som tjänst - PDF/UA-tjänster

• Tillgänglig PDF som tjänst




Utbildning i PDF-standarder

• Utbildning i PDF-standarder




Nästa generations PDF

• Nästa generations PDF - "PDF på vilken skärm som helst"

Varning för otillgänglig PDF!

Exempel på otillgängliga PDF-dokument - inte tillgängliga för alla!

• Exempel på otillgängliga PDF-dokument.