NewFormat logo

OpenFormat logo
Ingår i NewFormat AB portal
Swedish Flag   UK Flag
OpenFormat     Produkter och tjänster     Erbjudanden / Kampanjer / Priser     Guider och datablad
Kontaktformulär     Hem/NewFormat

NewFormat AB

Vi gör PDF information permanent tillgänglig, sökbar, läsbar och återanvändbar
för framtiden och för så många som möjligt.

Vi skapar tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA.


Våra lösningar baseras på
erkända ISO-standarder baserade på PDF-teknik
och beprövad, tillförlitlig och högtillgänglig programvara från
leverantörer som är medlemmar i PDF Association.





Tillgänglighet - Ikon

Tillgänglig PDF




På denna webbplats delar vi med oss av allt
som du behöver känna till för att framgångsrikt skapa
tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA!

Ta dig tid och läs allt nedan i lugn och ro i egen takt och
kontakta därefter NewFormat för råd om bästa väg framåt
för just din verksamhet att skapa tillgängliga PDF-dokument.




Portable Document Format - PDF

PDF - Ikon

    Digital information som är värd att sparas och delas med andra sparas ofta i form
    av digitala dokument med formatet Portable Document Format, mer känt som PDF.

    PDF är det helt dominerande digitala dokumentformatet och används
    för alla typer av dokument och inom alla typer av näringsverksamheter,
    av myndigheter och av alla medborgare.
    PDF är helt enkelt ett tillförlitligt sätt att kommunicera korrekt information.

    Varje år skapas miljarder med PDF-dokument världen runt.
    Enbart inom svensk offentlig sektor skapas varje år många miljoner PDF-dokument,
    varav en stor del av dessa dokument publiceras på myndigheternas webbplatser
    för den breda allmänhetens åtkomst.

    För de flesta slutanvändare är PDF en pålitlig, utskrivbar dokumentsida.
    Informerade användare vet att PDF även fungerar som en viktig del i
    arbetsflöden för tryck och publicering, samt att att PDF är ett globalt stött
    filformat för långtidsarkivering av dokument.

    PDF-tekniken går dock långt utöver formatet:
    PDF möjliggör digitala dokumentlösningar på alla kontinenter,
    på alla språk, inom alla affärssektorer och offentliga verksamheter världen över.
    Från skannade dokumentsidor till underlag för tryck och publicering
    är den ISO-standardiserade PDF-tekniken oumbärlig.


    Kan en PDF vara tillgänglig för alla?

    Kan en PDF vara tillgänglig? Ja självklart!

    Filtypstekniker såsom PDF och HTML är som standard inte tillgängliga.

    En PDF kan göras till en tillgänglig PDF,
    precis som en HTML-baserad webbsida kan göras tillgänglig.

    Sanningen är att tillgänglighet inte är beroende av filtyp,
    utan av det arbete som gjorts för att göra det tillgängligt.

    Varken PDF-dokument eller HTML-sidor blir tillgängliga
    på grund av deras förmåga att bli tillgängliga.
    De blir tillgängliga till följd av ett kompetent utfört anpassningsarbete.

    En HTML-sida utan det arbetet är otillgänglig oavsett dess förmåga.
    Naturligtvis gäller även detta för ett PDF-dokument.

    För att uppnå målet om tillgänglig PDF eller tillgänglig HTML
    krävs vanligtvis specialverktyg och färdigheter;
    se mer om det nedan.




Tillgänglig PDF

PDF/UA - Icon

    Alla medborgare har rätt till att ta del av alla typer av myndighetsinformation.

    Barriärer som förhindrar interaktion med eller tillgång till
    dokument eller webbplatser kan betraktas som diskriminering.


    Sverige som nation är bunden till internationella och svenska
    regelverk för att tillförsäkra tillgänglighet för alla:

    • FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna,

    • FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionshinder,

    • svensk diskrimineringslag,

    • lag om offentlig upphandling,

    • arbetsmiljölag,

    • språklag,

    • EU:s webbtillgänglighetsdirektiv implementerat som
      svensk lag om tillgänglighet till digital offentlig service
      (SFS 2018:1937 & SFS 2018:1938), och

    • kommande: EU:s Tillgänglighetsdirektiv

    Deklarationer, konventioner, direktiv och lagar som är teknikneutrala.

    Svenska myndigheter är således sedan länge bundna till att i sin dagliga
    praktiska verksamhetsutövning efterleva och tillämpa dessa regelverk.

    Myndigheter har även i rollen som arbetsgivare ansvar för att den
    anställdes arbetsmaterial är tillgängligt och väl fungerande.


    Vad är tillgänglig PDF?

    Ett digitalt eller elektroniskt media är tillgängligt när det är
    lätt att öppna, läsa, förstå och kan navigeras av alla,
    med eller utan funktionshinder.

    Syftet med ett tillgängligt PDF-dokument är att se till att
    alla användare, oavsett deras personliga begränsningar,
    har lika tillgång till PDF-dokumentets innehåll utan hjälp av andra.

    Barriärfri tillgång till PDF-baserat innehåll utgår från universell design/utformning.
    God design för digital tillgänglighet för alla säkerställer att ingen
    efterföljande anpassning krävs till en viss målgrupps behov.

    Obs! Tillgänglig PDF (PDF/UA) handlar inte om visuell eller redaktionell design
    utan om att med hjälp av gällande digitala tillgänglighetstandarder definiera
    en intern teknisk beskrivning av PDF-dokumentets innehåll
    så att tekniska hjälpmedel korrekt kan återge innehållet.


    Digitala tillgänglighetsstandarder.
    Överensstämmelse med WCAG krävs för allt innehåll på tillgängliga webbplatser.
    För PDF-dokument krävs även överensstämmelse med ISO-standarden PDF/UA.

    Webbplatser byggs tekniskt med HTML- och CSS-kod kompletterat med
    digitalt informationsinnehåll av huvudsakligen dessa mediakomponenter:

    • text

    • bilder

    • ljud

    • video

    • dokument och presentationsbilder, och

    • grafiska illustrationer

    Oavsett teknik (webb/HTML, text, .png, .jpeg, mp4, PDF, .docx, .key,...)
    som används för en digital webbaserad tjänst måste alla dessa mediatyper
    vara publicerade i en form så att de är tillgängliga för alla i samhället.


    Webbplatsägare hänvisar ofta till:
    "Vi fokuserar på att göra det HTML-baserade innehållet tillgängligt".

    Men enligt EU:s webbtillgänglighetsdirektiv är det inte längre en giltig ursäkt.

    EU-direktivet, som är teknikneutralt, innebär att all typ av digitalt publicerad
    information (dvs alla mediatyper) måste erbjudas i en form som
    gör den tillgänglig för alla.


    För att säkerställa obegränsad tillgång till PDF-baserad information
    i alla avseenden måste PDF-filer uppfylla vissa krav.

    Tillgänglighetsstandarder säkerställer att även PDF-dokument
    fungerar bra med skärmläsare och andra tekniska hjälpmedel.

    För att en PDF ska anses vara tillgänglig måste den uppfylla
    tillgänglighetsstandarder, inklusive WCAG, PDF/UA och Section 508 (i USA).


    För filer som baseras på PDF-teknik definieras universell tillgänglighet sedan 2012 av:


    En framgångsrik e-förvaltning förutsätter att all digital myndighetsinformation är
    tillgänglig för alla medborgare - framgången är då beroende av "tillgänglig PDF"
    dvs att även innehållet i PDF-dokument är tillgängligt för alla:


    WCAG och PDF/UA kompletterar varandra.

    Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)
    är de internationellt erkända riktlinjerna för tillgänglig webb.
    Många nationella eller överstatliga bestämmelser (t.ex. på EU-nivå)
    om tillgängligheten hos webbplatser hänvisar till WCAG.

    WCAG-rekommendationerna betonar god visuell och redaktionell webbdesign.
    All information på en webbplats måste vara tillgänglig för alla baserat på
    fyra huvudprinciper som anger att innehållet måste vara "UHBR" ("POUR"):

    • Uppfattbart,

    • Hanterbart,

    • Begripligt, och

    • Robust

    PDF/UA är ett nödvändigt komplement, inte ett alternativ, till WCAG.

    PDF/UA är förenlig med WCAG, men är långt mer tekniskt specifik,
    och ger en tydligare bekräftelse på att ett visst PDF-dokument
    uppfyller höga krav på tillgänglighet.

    Överensstämmelse med PDF/UA är viktigt för digital tillgänglighet för alla.
    PDF/UA definierar de tekniska krav som måste beaktas för att
    PDF-dokument skall vara tillgängliga för alla i samhället;
    med eller utan funktionsvariation.

    Standarden specificerar HUR relevant PDF-innehåll
    (såsom semantiskt innehåll, textinnehåll, bilder,
    formulärfält, kommentarer, bokmärken och metadata)
    får användas i PDF/UA-kompatibla dokument.

    Ett väl strukturuppmärkt (taggat) PDF-dokument är en
    förutsättning för att göra innehållet tillgängligt för alla
    samt för att tekniska hjälpmedel som skärmläsare
    skall fungera för personer med funktionsvariation.

    En annan fördel är att sökmotorer lättare hittar
    information i dokument som är väl taggade.

    Även automatiserad textextrahering från PDF-dokument
    är lättare med väl taggade dokument.


    PDF-dokument som överensstämmer med PDF/UA
    är universellt tillgängliga för alla.

    För att skapa ett dokument som är så tillgängligt som möjligt för alla,
    måste man fokusera på alla potentiella användargrupper och deras behov.

    Man skall aldrig ge efter för frestelsen att optimera ett
    PDF-dokument för en specifik användargrupp.
    Konsekvensen av detta kan vara att ett sådant dokument då är
    mycket lätt att konsumera för just den gruppen av användare,
    samtidigt som det kan vara mer till nackdel än fördel för andra användare.


    Viktigt!

    Hur väl ett PDF-dokument är "tillgängligt för alla" beror på hur dokumentet är skapat.

    Nivån av tillgänglighet enligt gällande tillgänglighetsstandarder bestäms
    både av utförandet av dokumentets redaktionella innehåll OCH
    av dess interna tekniska struktur.
    Ofta försummas denna insikt av många, vilket kan leda till betydande
    problem när det gäller möjligheten att åtgärda otillgängliga dokument.

    Elektroniska dokument som tillhandahålls för nedladdning på en webbplats
    omfattas även de av WCAG och måste uppfylla de tillämpliga kriterierna
    för att överensstämma med WCAG (nivå A, AA eller AAA).

    Det är definitivt bäst att först genomföra en redaktionell tillgänglighetskontroll
    av innehållet enligt WCAG-rekommendationerna.
    PDF-dokumentets redaktionella innehåll måste WCAG-anpassas innan det testas
    med avseende på att uppfylla PDF/UA, de tekniska kraven för "tillgänglig PDF".


    Men, enbart WCAG:s rekommendationer är inte tillräckliga för att
    skapa en universellt tillgänglig PDF.

    Obs! För den tekniska implementationen av tillgänglig PDF
    krävs överensstämmelse med ISO-standarden PDF/UA;
    en PDF-fil kan samtidigt uppfylla både WCAG och PDF/UA.


    Framgångsrik barriärfri tillgång till innehåll i PDF-dokument beror inte enbart
    på PDF/UA-kompatibla dokument, det kräver även PDF/UA-kompatibla
    program och tekniska hjälpmedel:

    • ett PDF/UA-kompatibelt dokument (enligt standarder och riktlinjer),

    • ett PDF/UA-kompatibelt PDF-visarprogram (PDF-läsare),

    • ett PDF/UA-kompatibelt tekniskt hjälpmedel.


    Vänligen observera,

    anpassa aldrig PDF-dokument till en specifik hjälpmedelsteknik eller programvara.

    Det är inte de tekniska hjälpmedlen, inte heller populära programvaror såsom
    MS Office, Adobe InDesign, Adobe Acrobat, Apple Keynote,..., etc,
    som definierar vad som är en tillgänglig PDF.

    Ett PDF-dokument definieras som "tillgänglig PDF" först när det
    uppfyller ISO-standarden PDF/UA med riktlinjer!


    Allt du behöver göra är att skapa EN version av ett PDF/UA-kompatibelt dokument,
    och tillverkarna av relevanta program och tekniska hjälpmedel ansvarar
    för att följa gällande regelverk.
    Det är inte heller nödvändigt att använda sådan teknik för att kontrollera
    slutresultatet med avseende på korrekt överensstämmelse med standarderna.


    (Se även våra lösningar och tjänster för tillgänglig webb - W3C/WCAG)




Vem bör använda PDF/UA-standarden för tillgänglig PDF, och när?

PDF/UA - Icon

    PDF/UA-standarden är relevant och direkt användbar för alla verksamheter,
    i offentlig sektor och i övriga samhället, som påverkas av lagar och
    bestämmelser om tillgänglighet för alla till innehåll baserat på PDF-teknik.


    Sedan 2009 är det tvingande (enligt Riksarkivets föreskrifter)
    för svenska myndigheter att använda standarden PDF/A-1 vid
    elektronisk arkivering av kontorsdokument och digitala handlingar.

    PDF/UA är en kompletterande, processbaserad standard
    som är tillämplig för svenska myndigheter och organ,
    för att göra offentliga dokument universellt tillgängliga för alla.

    Ett PDF-dokument kan samtidigt uppfylla flera standarder,
    exempelvis både PDF/A-2a och PDF/UA för långtidsarkivering
    av ett tillgängligt PDF-dokument.


    Lagkrav på tillgänglighet för alla i samhället till digital information
    (se bl.a. EU:s webbtillgänglighetsdirektiv, svensk lag om tillgänglighet till digital
    offentlig service, svensk diskrimineringslag, ..., tyska BGG, BITV och EU-mandat 376)
    föreskriver att den offentliga sektorn skall erbjuda allt digitalt innehåll
    - webbsidor såväl som PDF-dokument - i en tillgänglig form.

    Tillgängliga PDF-filer är grundläggande för barriärfri tillgång till digital information
    från e-myndigheter/offentliga myndigheter, förvaltningar och verksamheter
    som betjänar offentlig sektor.

    Även leverantörer till offentlig sektor inom mediatjänster, reklam- och
    kommunikation, bank, försäkring, representanter för organisationer och
    institutioner samt lärare vid universitet och högskolor som är skyldiga att
    tillhandahålla PDF-dokument/kursmaterial i form av "tillgänglig PDF".


    Dokument, särskilt PDF-dokument, kan utgöra en betydande ansvarsrisk
    även om webbplatsens HTML-innehåll i sig är åtgärdat.
    Undvik rättsliga risker genom att se till att även alla PDF-dokument
    på webbplatsen är tillgängliga för alla; med eller utan funktionsvariation.


    Rekommendation:

    Vid all form av intern/extern beställning av PDF-baserade dokument
    skall följande absoluta krav ingå:

"PDF-dokumenten SKALL utföras som tillgänglig PDF
enligt ISO-standarden 14289 (PDF/UA)"



    Vänligen observera,

    att snabbt skapa tillgänglig PDF genom att trycka på några knappar
    i ett program leder vanligtvis inte till ett framgångsrikt slutresultat.
    Det behövs även en viss mängd grundläggande kunskap om tillgänglighetstandarder.
    Omfattningen av denna kunskap beror till stor del på
    dokumentens komplexitet och innehåll.

    Är du säker på att din verksamhet internt har kompetens och rätt programvara
    för att själv skapa PDF-dokument som garanterat uppfyller PDF/UA-standarden?

    Om ej,
    anlita gärna NewFormat för tillgänglig PDF som tjänst.
    Tillgänglig PDF som tjänst är för dig som inte själv har möjlighet
    att skapa tillgängliga PDF-filer, men ändå vill att verksamhetens
    PDF dokument skall uppfylla gällande tillgänglighetsregelverk och
    -standarder.


    Intressant?




Vanliga sätt att skapa tillgängliga PDF-dokument


PDF/UA - Icon

    Det finns två vanliga sätt att skapa tillgängliga PDF-dokument:

    • Direkt, baserat på källformat:
      Om du vill skapa tillgängliga PDF-dokument med programvaror
      såsom Microsoft Word, Adobe InDesign, Adobe Acrobat,
      eller konvertera ifrån ett strukturerat format såsom HTML eller XML till PDF,
      klickar du vanligtvis på den magiska knappen "Skapa PDF".

      Om konverteringsprogramvaran gör ett bra jobb skapas det
      nödvändiga interna strukturtaggträdet automatiskt med hög kvalitet.


    • Indirekt, baserat på en befintlig PDF-fil:
      Om källfilen inte finns att tillgå eller om programvaran inte utför
      en godtagbar konvertering, kan du ta PDF-filen utan taggar,
      vanligtvis en webb-PDF, och omarbeta den.

      Under denna process taggar du alla relevanta innehållselement och ytterligare
      några tillgänglighetsfunktioner adderas, såsom alternativa texter till bilder.
      För att göra detta behövs en programvara i form av en PDF-redigerare
      som kan skapa och redigera PDF-taggar.


    Men förvänta dig inte för mycket.
    Endast några få programvaror erbjuder inbyggt stöd för att direkt skapa
    högkvalitativa PDF/UA-dokument eller åtminstone med mindre ansträngning.




PDF/UA - Ikon

Rekommenderad läsning om PDF/UA
ISO-standarden för tillgängliga PDF-dokument och -formulär

PDF/UA in a Nutshell - Framsida - Bild     PDF/UA Flyer Framsida - Bild

(Klicka på bilderna ovan för nedladdning av dessa guider)



Lifebuoy - Picture

    Behöver du hjälp med att skapa tillgänglig PDF enligt PDF/UA?

    NewFormat hjälper verksamheter att lokalisera och kartlägga alla sina
    dokumentresurser med avseende på full överensstämmelse med
    tillgänglighetsstandarder.

    Att skapa enstaka universellt tillgängliga PDF-dokument kan i vissa fall
    vara en utmanande uppgift, även om den är fullt möjlig att utföra.

    Men vad gör man om man ansvarar för tusentals PDF-filer?
    Man kanske inte ens vet var de är, eller kanske man inte har
    tid och resurser för att kontrollera sina filer en åt gången.

    Med ett stort antal PDF-dokument lagrade på webbplatser,
    nätverk och datorer, är det en stor utmaning för organisationer
    att säkerställa att dessa dokument är tillgängliga för alla.

    Är det bäst att på egen hand med lämplig programvara skapa tillgänglig PDF,
    eller är det bättre att anlita en extern resurs att skapa filerna som en tjänst?

    Vi tillhandahåller programvara och tjänster för att skapa tillgänglig PDF enligt
    ISO-standarden PDF/UA; antingen på egen hand ("gör-det-själv")
    eller som "tillgänglig PDF som tjänst".

    Våra programvaror kan regelbundet skanna och genomsöka webbplatser,
    interna nätverk, filsystem, mappar, filer,... för att hitta befintliga dokument
    med tillgänglighetsproblem samt sammanställa en statusrapport
    baserad på de funna resultaten.
    Statusrapporten utvisar då tillgänglighetsstatus för PDF-dokumenten över tid,
    inklusive åtgärder som krävs för att PDF-dokumenten skall uppfylla PDF/UA.
    Denna typ av faktarapporter är av oumbärligt värde som underlag för din
    verksamhets kontinuerliga tillgänglighetsarbete och tillgänglighetsrapporter.


    Val av programvara och tjänster för framgångsrik
    användning av PDF/UA för tillgänglig PDF


    Kartläggning av webbplatsers/domäners dokumentresurser

    Vi erbjuder prenumerationstjänster där vi skannar webbplatser/domäner enligt
    viss önskad regelbundenhet; ex.vis en gång om året, varje kvartal, varje vecka,..
    Ger insikt i befintliga PDF-dokuments status med avseende på tillgänglig PDF.

    Intressant?




Mer information och resurser

PDF/UA - Ikon


Varning - Ikon

Varning för otillgänglig PDF!

    Idag används komplexa digitala ekosystem för att lagra verksamhetsinformation;
    såsom stora mängder av digitala dokument och digital information som definierar
    hur webbplatser (med HTML/CSS/JavaScript-sidor, bilder, videor) och
    webbplatsinnehåll exponeras gentemot besökarna.

    Dessa dokument publiceras vanligtvis som PDF-filer;
    tänk bara på alla formulär, juridiska dokument, white papers och andra digitala
    dokument som anställda, kunder och webbplatsbesökare tar del av varje dag
    på din webbplats.

    Webbplatser som publicerar otillgängliga dokument kan utgöra en betydande
    riskfaktor även om du har åtgärdat webbplatsens HTML-innehåll.

    Vänligen observera att W3C/WCAG rekommendationen för tillgänglig webb inte i sig
    garanterar att ett PDF-dokument som publicerats på webbplatsen är "tillgänglig PDF".
    Tillgänglig PDF kräver istället fullständig överensstämmelse med ISO-standarden PDF/UA.

    Undvik rättsliga risker genom att se till att även alla PDF-dokument på din
    webbplats är tillgängliga för alla; med eller utan funktionsvariation.



Access for All - PAC3 Check - Fel - Denna fil uppfyller inte PDF/UA - Ej tillgänglig PDF - Banner



För mer information kontakta NewFormat


NewFormat AB
Smörblommegränd 14, SE-165 72 Hässelby (Stockholm), Sweden
tel:+46 (0)70 631 53 01

All content © copyright 2008-2021 NewFormat AB. All rights reserved.
All product names, trademarks and registered trademarks
are property of their respective owners.



PDF/UA - Ikon

Tillgänglig PDF