Ingår i NewFormat AB portal
 
OpenFormat
Produkter och tjänster
Erbjudanden / Kampanjer / Priser
Guider och datablad
Kontaktformulär
Hem/NewFormat
NewFormat AB
PDF-standarder får världen att fungera
Vi gör PDF information permanent
tillgänglig, sökbar, läsbar och återanvändbar
för framtiden och för så många som möjligt.
Vi lämnar ingen fil i sticket.
Vi skapar tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA.
Våra lösningar baseras på
erkända ISO-standarder baserade på PDF-teknik
och beprövad, tillförlitlig och högtillgänglig programvara från
leverantörer som är medlemmar i PDF Association.
|
Öppna standarder
säkerställer att din digitala information är
tillgänglig i framtiden för så många som möjligt
då dagens IT-teknik, IT-produkter och IT-leverantörer
inte längre finns
|
Tillgänglig PDF
En PDF/UA-kompatibel PDF kan vara precis lika
tillgänglig som en WCAG-kompatibel webbplats
|
Här finner du allt du behöver känna till för att framgångsrikt skapa
tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA!
För att en PDF ska anses vara digitalt tillgänglig måste den
uppfylla tillgänglighetsstandarden ISO PDF/UA och
tillämpliga delar av WCAG 2.x AA rekommendationerna!
Välkommen till NewFormats webbsidor om digitalt tillgängliga dokument
baserade på dokumentformatet Portable Document Format (PDF).
Webbsidorna fokuserar på att informera om vad som krävs för att
ett PDF-dokument skall uppnå kravet på att vara digitalt tillgängligt,
gällande tillgänglighetslagar och tillgänglighetsstandarder för
digitala dokument, och exempel (från verkligheten) på både
tillgängliga och otillgängliga PDF-dokument.
Vi uppmärksammar även att till följd av ofullkomligheter i
flera av de mest populära och använda programvarorna för att
skapa och redigera PDF-dokument brister de ofta i förmågan
att alltid korrekt exportera tillgängliga PDF-dokument.
Den exporterade PDF-filen riskerar därmed att inte vara en
"digitalt tillgänglig PDF", och inte heller uppfylla tillgänglighetskrav
enligt EU:s webbtillgänglighetsdirektiv eller svensk lag om
tillgänglighet till digital offentlig service!
Att endast trycka på några knappar i dessa program
leder vanligtvis inte till ett framgångsrikt slutresultat.
Det är därför av yttersta vikt att alltid kritiskt granska
och tillgänglighetsvalidera den exporterade PDF-filen
innan den publiceras.
Nedan följer råd och tips om alternativa/kompletterande och
väl beprövade programvaror, tekniska hjälpmedel, och tjänster,
som erbjuds på marknaden och som är specifikt utformade för att
underlätta och väsentligt korta ned arbetstiden för att skapa
digitalt tillgängliga PDF-dokument.
Dessutom, och inte minst viktigt,
anger vi vilka krav du skall ställa på interna eller externa utförare
för att de skall skapa digitalt tillgängliga PDF-dokument.
Tillgängliga(!) och användbara(!) PDF-dokument som din verksamhet
därefter tryggt kan publicera och distribuera i enligt med kraven i
gällande tillgänglighetslagar.
Vad kännetecknar ett digitalt tillgängligt dokument?
Ett digitalt eller elektroniskt media, som kan nås via en dator, mobilapp,
eller annat tekniskt hjälpmedel, är digitalt tillgängligt när det är lätt att öppna,
läsa, förstå och kan navigeras av alla, med eller utan funktionshinder.
Syftet med ett tillgängligt PDF-dokument är att se till att
alla användare, oavsett deras personliga begränsningar,
har lika tillgång till PDF-dokumentets innehåll
(eventuellt med stöd av tekniska hjälpmedel),
samt har lika möjlighet att agera på det och ta egna beslut
utan hjälp eller medverkan av utomstående.
För att ett PDF-dokument skall anses vara digitalt tillgängligt måste
det åtminstone uppfylla tillgänglighetsstandarden ISO PDF/UA,
samt tillämpliga delar av W3C/WCAG 2.x AA rekommendationerna;
WCAG är ett övergripande utbud av rekommendationer för att
specifikt göra webbaserat innehåll mer tillgängligt för alla.
Se mer om det nedan.
Vi hjälper dig gärna att på egen hand
skapa tillgängliga PDF-dokument.
Men, vad gör du om du har ansvar för tusentals PDF-dokument?
Du kanske inte nödvändigtvis vet var alla dokument är lagrade,
eller så kanske du inte har tid och resurser för att
tillgänglighetskontrollera alla dokumentfiler en åt gången.
Då kan vi hjälpa dig.
NewFormat tillhandahåller programvaror och tjänster till verksamheter som
önskar skapa tillgänglig PDF-dokument enligt ISO-standarden PDF/UA;
antingen på egen hand ("gör-det-själv") eller som "tillgänglig PDF som tjänst".
Skulle den nödvändiga egna arbetsinsatsen kännas övermäktig,
hjälper vi gärna till med att istället leverera tillgängliga PDF-dokument
som tjänst till din verksamhet;
alltifrån enstaka dokument till många tusentals tillgängliga PDF-dokument,
alltifrån enkla dokument till komplexa årsredovisningar/publikationer/magasin.
Läs gärna vår information nedan i lugn och ro i egen takt.
Helt säkert kommer du därefter att vara väl förberedd för att ta de
beslut som gör att din verksamhet, från och med nu, framgångsrikt
skapar och publicerar digitalt tillgängliga PDF-dokument;
PDF-dokument som därmed är tillgängliga för ALLA i vårt land.
Välkommen att kontakta NewFormat om programvaror och tjänster
för att bygga ett tillgängligare digitalt samhälle.
Bästa hälsningar,
Kent Åberg, vd NewFormat AB
Snabblänkar:
Podd om
och specifikt
med Ola Karlsson (Branschkoll) och Kent Åberg (NewFormat)
Denna podd kan även laddas ned för lyssning från:
Intressant?
|
Portable Document Format - PDF
PDF idag
Digital information som är värd att sparas och delas med andra
sparas ofta i form av digitala dokument med formatet
Portable Document Format, mer känt som PDF.
PDF används idag av alla, från enskilda användare till
storskaliga komplexa digitala ekosystem för att skapa,
distribuera, dela och lagra digital verksamhetsinformation.
Digital verksamhetsinformation som definierar hur webbplatser
(med HTML / CSS / JavaScript-sidor, bilder, videor), innehåll och
digitala dokument exponeras gentemot besökarna.
PDF, världens mest använda elektroniska dokumentformat,
firade 30 år den 15 juni 2023.
Adobe uppskattade då försiktigt att det finns
mer än 3 biljoner PDF-dokument på vår planet
och nya användningsfall dyker upp varje dag.
Varje år skapas miljarder med PDF-dokument världen runt.
Enbart i Adobe Document Cloud öppnas varje år
fler än 300 miljarder PDF-filer.
PDF är det bästa formatet för sidbaserat innehåll som kräver
ett exakt och repeterbart utseende.
PDF används för alla typer av dokument och används inom alla typer
av näringsverksamheter, av myndigheter och av alla medborgare.
Tänk bara på alla kontorsdokument, presentationsbilder, protokoll,
rapporter, utredningar, planer, avtal/juridiska dokument, prospekt,
årsredovisningar, pressmeddelanden, white papers, broschyrer,
lagar och regelverk, sälj-/marknadsförings-/informationsmaterial,
formulär, kundmagasin och tidningar, blanketter, böcker,
utbildnings-/kursmaterial och -resurser, parkeringskvitton,
konstverk, matförpackningar, deklarationformulär,
vaccinationsbevis, och andra digitala dokument som medborgare,
anställda, kunder och webbplatsbesökare tar del av och laddar ned
varje dag från olika verksamheters interna och externa webbplatser.
PDF är även en förutsättning för tillverkning och teknisk kommunikation.
PDF-teknik stöder tillverkande industri över hela världen, förmedlar idéer,
planer, kommunikation, avtal, specifikationer, kontrakt ...
och naturligtvis 2D- och 3D-ritningar och stödjande innehåll i
komplexa arbetsflöden och verksamhetsövergripande processer.
PDF är helt enkelt ett tillförlitligt sätt att kommunicera korrekt information.
Faktum är att:
PDF är det 2:a mest populära filformatet på webben
(efter HTML), vilket gör det mycket mer populärt än
DOCX, XLSX, PPTX och EPUB, och även mer populärt än
bildfiler såsom JPEG, PNG och GIF.
Googles Trends data visar att antalet webbsökningar på "PDF"
över tid har ökat dramatiskt;
det är tydligt att PDF är en teknik som är
mer relevant än någonsin tidigare.
Många webbplatser används mestadels som navigeringsplatser
för att hjälpa besökare att hitta en specifik PDF.
Inte minst gäller det svenska myndigheter.
Enbart inom svensk offentlig sektor skapas varje år
många miljoner digitala PDF-dokument;
varav en stor del av dessa dokument publiceras på
myndigheternas webbplatser för allmänhetens åtkomst.
Ett tydligt bevis på att PDF-tekniken utgör en uppskattad,
pålitlig och mycket ofta föredragen digital kommunikations-
och informationsplattform av våra myndigheter.
Helt enkelt, världen körs på PDF; det är bara att acceptera.
Stora mängder av viktig och värdefull information är sparad
i dessa digitala PDF-dokument.
Men i alltför många fall är dessa PDF-dokument tyvärr inte
designade och skapade på ett sådant sätt att alla medborgare ens
ges möjlighet att ta del av informationen för att kunna agera på den.
PDF är idag långt ifrån enbart en utskriftslösning.
För många slutanvändare är PDF en pålitlig, utskrivbar dokumentsida.
De flesta PDF-dokumenten som skapas skrivs dock aldrig ut på papper,
utan sparas och delas som digitala filer i datorsystem och nätverk.
PDF är standardsättet att dela en digital version av ett tryckt dokument.
Informerade användare vet att PDF även fungerar som en viktig del i
arbetsflöden för digital publicering, samt att att PDF är ett
globalt stött filformat för långtidsarkivering av dokument.
PDF är en sidbaserad teknik, varför termen "sida" ofta används.
Men många sektorer och PDF-tillämpningar varken trycker,
delar eller publicerar sidor.
Till exempel kanske du designar etiketter, förpackningar,
industritryck, bokomslag, skyltar eller till och med textilier.
Så, om du inte trycker, delar eller publicerar sidor,
kan du översätta "sidor" till det format som är
mest lämpligt för just ditt användningsfall.
PDF-tekniken går dock långt utöver formatet.
PDF möjliggör digitala dokumentlösningar på alla kontinenter,
på alla språk, inom alla affärssektorer och verksamheter världen över.
PDF är ett pålitligt format för dina värdefulla digitala informationsresurser.
Stöd för PDF-visning är en viktig del i alla operativsystem
(även för mobila enheter) och idag erbjuder alla
moderna webbläsare även inbyggda PDF-läsare.
PDF är en viktig del av den digitala transformationen
Digitala dokumentformat, i synnerhet PDF, står i centrum
för den pågående digitala transformationen.
PDF är en kärnteknik i den digitala online-världen,
idag och i framtiden.
Den ISO-standardiserade PDF-tekniken är oumbärlig.
PDF-dokument delas, visas, läses/konsumeras och
signeras digitalt på datorskärmar och på mobila enheter;
de kan till och med hanteras, navigeras och återges av
tekniska hjälpmedel för personer som behöver extra stöd.
PDF-baserad teknik finns integrerad i oändligt många
digitala lösningar och innovativa ekosystem och möjliggör
därigenom digital verksamhetsutveckling för:
- automatisering av arbetsflöden och processer
- gruppsamverkan
- långtidsarkivering
- dokumentsignering
- dokumentindexering
- textsökning och dokumentsökning
- dokumentkryptering
- radering av dokumentinnehåll
- digital publicering
- responsiv visning av innehåll
- transaktionella data / variabeldata
- inbäddade samlingar av tredimensionella objekt
(3D-modeller, 3D PDF)
- tillgänglighet för alla till digital information och tjänster
- ... och många fler tillämpningsområden.
|
Tillgänglig PDF
Digitalisering innebär inkludering och tillgänglighet.
Alla medborgare har rätt till att kunna ta del av alla typer av
offentlig information; både i analog och digital form.
Barriärer som förhindrar interaktion med eller tillgång till digitala
dokument eller webbplatser kan betraktas som diskriminering.
Om ett digitalt dokument inte kan läsas och navigeras av alla,
inklusive personer med synnedsättning eller andra funktionshinder,
då är det inte ett digitalt tillgängligt dokument.
Det är heller inte ett användbart dokument för alla.
För att ett digitalt dokument skall vara användbart för alla
krävs att det åtminstone är utfört som ett digitalt tillgängligt dokument.
Sverige som nation är bunden till internationella och svenska
regelverk för att tillförsäkra tillgänglighet för alla:
- FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna,
- FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionshinder,
- svensk diskrimineringslag,
- lag om offentlig upphandling,
- arbetsmiljölag,
- språklag,
- EU:s webbtillgänglighetsdirektiv implementerat som
svensk lag om tillgänglighet till digital offentlig service,
SFS 2018:1937 & SFS 2018:1938.
Obs! Lagen gäller även äldre digitala dokument om de behövs
för att myndigheten skall kunna utföra sitt uppdrag.
SFS2018-1938 säger:
"2 § Lagen (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service
är inte tillämplig på digital service som utgörs av
1.filformat för dokument som offentliggjorts före den
23 september 2018, om sådant innehåll inte behövs för
att genomföra de aktiva administrativa förfaranden som
följer av den berörda offentliga aktörens uppgifter,...."
I Sverige är Myndigheten för digital förvaltning (DIGG)
utsedd tillsynsmyndighet för DOS-lagens efterlevnad.
Enligt DIGG:s tolkning gäller:
"Oavsett om det finns ett tillgängligt alternativ i form av en
e-tjänst ska dokument som används i verksamheten följa
kraven på tillgänglighet."
- kommande: EU:s Tillgänglighetsdirektiv (2025)
Deklarationer, konventioner, direktiv och lagar som är teknikneutrala.
Oavsett vilken teknik som valts för en digital webbaserad tjänst (webb/HTML, PDF,...)
måste den vara publicerad i en form så att den är tillgänglig för alla i samhället.
Den svenska statliga värdegrunden är baserad på våra grundlagar och lagar
och därför har varje myndighetslednings ansvar att se till att myndighetens
verksamhet bedrivs i enlighet med principerna och annan lagstiftning.
Svenska myndigheter är således sedan länge bundna till att i sin dagliga
praktiska verksamhetsutövning efterleva och tillämpa dessa regelverk.
Myndigheter har även i rollen som arbetsgivare ansvar för att den
anställdes arbetsmaterial är tillgängligt och väl fungerande.
Vad är digital tillgänglighet?
Digital tillgänglighet innebär fullständigt barriärfri tillgång till
all information som kan nås via en dator eller mobil enhet.
Så oavsett om det är en webbplats, mobilapp,
webbseminarium eller ett dokument,
allt ska vara tillgängligt för alla.
PDF vs Webb - Viktiga skillnader att beakta
Idag är HTML-baserade webbsidor mer kapabla och dynamiska än någonsin,
men de är inte mer "dokument" än de var när World Wide Web
lanserades på 1990-talet.
Sedan lanseringen av Portable Document Format (PDF) 1993,
fortsätter användningen av PDF och antalet PDF-tillämpningar att växa.
Det beror på att PDF-tekniken; som ett självständigt (self-contained),
pålitligt och flexibelt portabelt dokumentformat,
är nyckeln till digital transformation.
PDF gör vad andra webbtekniker inte gör.
Följaktligen konkurrerar inte PDF med HTML;
PDF kompletterar HTML.
W3C/WCAG är ett brett utbud av rekommendationer för
att göra webbinnehåll mer tillgängligt för alla.
W3C/WCAG är tekniskt neutralt och handlar i allmänhet om webbinnehåll;
WCAG tar inte direkt upp offline-dokument, vilket gör direkt tillämpning av
WCAG:s regler och tekniker på PDF mindre självklar.
Eftersom WCAG i grunden är inriktat på webbinnehåll snarare än
webboberoende innehåll, kan WCAG vara svårt att applicera på PDF,
varför det är värdefullt att börja med att beakta grundläggande skillnader:
- En webbplats består i allmänhet av en eller flera webbsidor som i sin tur
består av flera HTML-filer, CSS, databasposter, skript och andra källor.
Även om länkar underlättar presentationen av webbsidor som
en del av hela innehållet är varje webbsida en oberoende enhet
som definieras av dess URI.
- Ett PDF-dokument är däremot en enda fil som innehåller
alltifrån en sida till tusentals (eller till och med miljontals) sidor
med text, grafik, kommentarer och annat innehåll.
Källa: PDF Association
Till vänster finns en innehållsförteckning i ett PDF-dokument,
till höger en webbplatskarta
Kan en PDF vara tillgänglig för alla?
Ja, självklart! - En PDF/UA-kompatibel PDF kan vara precis lika
tillgänglig som en WCAG-kompatibel webbplats!
Filtypstekniker såsom PDF och HTML är som standard inte tillgängliga.
En PDF kan göras till en tillgänglig PDF, precis som en
HTML-baserad webbsida kan göras tillgänglig.
Sanningen är att tillgänglighet inte är beroende av filtyp,
utan av det arbete som utförts för att göra filtypen tillgänglig.
Varken PDF-dokument eller HTML-sidor blir tillgängliga
på grund av deras förmåga att bli tillgängliga.
De blir tillgängliga till följd av ett kompetent utfört anpassningsarbete.
En HTML-sida utan det arbetet är otillgänglig oavsett dess förmåga.
Naturligtvis gäller även detta för ett PDF-dokument.
PDF-specifikationen innehåller robust stöd för tillgänglighet.
Tillgängligheten för en enskild PDF-fil beror på hur väl
dokumentets skapare har förberett filen för tillgänglighet.
Hur väl slutanvändaren upplever att filen är tillgänglig
beror på hur bra PDF-visningsprogrammet stöder
tillgänglighetsfunktionerna i PDF/UA-specifikation.
För att uppnå målet om tillgänglig PDF eller tillgänglig HTML
krävs vanligtvis specialverktyg och färdigheter;
se mer om det nedan.
PDF är sedan 2012 anpassad för att stödja digitala offentliga tjänster
PDF har alltsedan 1993 väl tjänat många miljoner användare och
verksamheter som det globalt föredragna digitala dokumentformatet.
PDF-tekniken är idag än mer vidareutvecklad och är sedan 2012 anpassad för att
även uppfylla dagens krav på tillgänglighet för alla till digital offentlig service;
se mer under "Tillgänglig PDF" nedan.
Just nu sammanförs tillförlitligheten och robustheten i PDF-tekniken,
baserad på en sidbeskrivningsmodell med fast layout,
med smidigheten, flexibiliteten och elegansen i webb- och HTML-teknik;
i syfte att ge bästa möjliga användarupplevelse (såsom stöd för "reflow")
på varje typ av enhet och användningsfall.
Vad är tillgänglig PDF?
Ett digitalt eller elektroniskt media är tillgängligt när det är
lätt att öppna, läsa, förstå och kan navigeras av alla,
med eller utan funktionshinder.
Syftet med ett tillgängligt PDF-dokument är att se till att
alla användare, oavsett deras personliga begränsningar,
har lika tillgång till PDF-dokumentets innehåll
(eventuellt med stöd av tekniska hjälpmedel),
samt har lika möjlighet att agera på det och ta egna beslut
utan hjälp eller medverkan av utomstående.
Barriärfri tillgång till PDF-baserat innehåll utgår från
principen för universell design/utformning.
Användning av universell design och standarder säkerställer att
så många som möjligt kan använda och förstå dina PDF-dokument.
God design för digital tillgänglighet för alla säkerställer även att
ingen efterföljande anpassning krävs till en viss målgrupps behov.
Obs!
Det knepiga med digitalt tillgängliga respektive otillgängliga
PDF-dokument är att de, i de flesta fall ser likadana ut.
De är med andra ord ofta visuellt identiska.
Därför är det nästan omöjligt för de flesta användare att
avgöra om PDF-filen de tittar på är en tillgänglig PDF
genom att enbart betrakta dess fysiska utseende.
Vad många inte vet är att PDF-filer kan innehålla
ett osynligt strukturlager som liknar HTML.
Strukturelementen som bygger detta strukturlager,
kallas "PDF-taggar".
Tänk på dem som namnskyltar som fästs på varje innehållselement
och som förmedlar ytterligare information såsom
"Jag är en rubrik på första nivån" eller "Jag är en lista med 3 poster".
PDF-sidvy med relaterade PDF-taggar
Källa: axes4.com
Sådan ytterligare information utgör den väsentliga delen av en tillgänglig PDF.
De gör innehållet maskinläsbart och möjliggör för tekniska hjälpmedel,
till exempel en skärmläsare, att presentera innehållet på lämpligt sätt,
oberoende av den visuella sidvyn.
WCAG-rekommendationerna om tillgänglighet för alla till
digitalt webbinnehåll betonar nödvändigheten av god
visuell och redaktionell design.
Digitalt tillgänglig PDF (enligt PDF/UA) handlar dock inte om
visuell eller redaktionell design utan om att med hjälp
av gällande digitala tillgänglighetstandarder definiera
en intern teknisk beskrivning av PDF-dokumentets innehåll
så att tekniska hjälpmedel korrekt kan hantera, navigera
och återge innehållet.
Digitala tillgänglighetsstandarder.
Överensstämmelse med WCAG krävs för allt innehåll för
att en webbplats skall vara digitalt tillgänglig för alla.
För PDF-dokument krävs även överensstämmelse
med ISO-standarden PDF/UA.
Det övergripande syftet med WCAG-rekommendationerna
respektive PDF/UA-standarden är att underlätta skapandet av
digitalt tillgängliga webbsidor och PDF-dokument.
Webbplatser byggs tekniskt med HTML- och CSS-kod kompletterat med
digitalt informationsinnehåll av huvudsakligen dessa mediakomponenter:
- text
- bilder
- ljud
- video
- dokument och presentationsbilder, och
- grafiska illustrationer
Oavsett teknik (webb/HTML, text, .png, .jpeg, mp4, PDF, .docx, .key,...)
som används för publicering av en digital webbaserad tjänst
måste den använda mediatypen vara publicerad i en form
så att den är tillgänglig för alla i samhället.
Webbplatsägare hänvisar ofta till:
- "Vi fokuserar på att göra det HTML-baserade innehållet tillgängligt".
- "Vi prioriterar ordinarie verksamhet"
- "Att tillgänglighetsanapassa webbplatsen med alla dokument
kräver för mycket tid och arbete/oskäligt betungande,
vi har inte budget för det"
- "Vi har inga besökare med funktionsvariation på vår webbplats"
- "Vi tänker göra det när vi bygger om vår webbplats nästa gång
(dvs, vid obestämd tidpunkt långt in i framtiden)"
Men enligt EU:s webbtillgänglighetsdirektiv, som är teknikneutralt,
är det inte längre en giltig ursäkt för en webbplatsägare att på sin
webbplats fortsatt publicera otillgängliga PDF-dokument.
DIGG anger att "oskäligt betungande" är en undantagsbestämmelse;
d.v.s. ett inte acceptabelt skäl för en myndighet att låta bli att
tillgänglighetsanpassa myndighetens otillgängliga dokument.
För att säkerställa obegränsad tillgång till PDF-baserad information
i alla avseenden måste PDF-filer uppfylla vissa krav.
Detta gäller även de fall då man konverterat webbplatsinnehåll
(såsom webbsidor, artiklar, bloggar, etc.) till PDF som sedan
i sin tur publiceras eller delas med andra.
Tillgänglighetsstandarder säkerställer att även PDF-dokument
fungerar bra med skärmläsare och andra tekniska hjälpmedel.
För att ett PDF-dokument skall anses vara digitalt tillgänglig måste
det åtminstone uppfylla tillgänglighetsstandarden ISO PDF/UA och
tillämpliga delar av W3C/WCAG 2.x AA rekommendationerna
(och i USA, ADA och Section 508).
För filer som baseras på PDF-teknik definieras
universell tillgänglighet sedan 2012 av:
En framgångsrik e-förvaltning förutsätter att all digital
myndighetsinformation är tillgänglig för alla medborgare
- framgången är då beroende av "tillgänglig PDF",
dvs att även innehållet i PDF-dokument är tillgängligt för alla:
WCAG och PDF/UA kompletterar varandra.
Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)
är de internationellt erkända riktlinjerna för tillgänglig webb.
Många nationella eller överstatliga bestämmelser (t.ex. på EU-nivå)
om tillgängligheten hos webbplatser hänvisar till WCAG.
WCAG-rekommendationerna betonar god visuell och redaktionell webbdesign.
All information på en webbplats måste vara tillgänglig för alla baserat på
fyra huvudprinciper som anger att innehållet måste vara "UHBR" ("POUR"):
- Uppfattbart,
- Hanterbart,
- Begripligt, och
- Robust
PDF/UA är ett nödvändigt komplement, inte ett alternativ, till WCAG.
PDF/UA är förenlig med WCAG, men är långt mer tekniskt specifik,
och ger en tydligare bekräftelse på att ett visst PDF-dokument
uppfyller höga krav på digital tillgänglighet.
Överensstämmelse med PDF/UA är viktigt för digital tillgänglighet för alla.
PDF/UA definierar de tekniska krav som måste beaktas för att
PDF-dokument skall vara tillgängliga för alla i samhället;
med eller utan funktionsvariation.
PDF/UA-standarden specificerar HUR relevant PDF-innehåll
(såsom semantiskt innehåll, textinnehåll, bilder,
formulärfält, kommentarer, bokmärken och metadata)
skall användas i PDF/UA-kompatibla dokument.
Ett väl strukturuppmärkt ("vältaggat") PDF-dokument är en
förutsättning för att göra innehållet tillgängligt för alla
samt för att tekniska hjälpmedel som skärmläsare
skall fungera för personer med funktionsvariation.
En annan fördel är att sökmotorer (SEO) lättare hittar
information i dokument som är vältaggade.
Även automatiserad extrahering av information-/texinnehåll ur
PDF-dokument är lättare att utföra med vältaggade PDF-dokument:
Otillgänglig PDF vs tillgänglig PDF
Relationer och beroenden mellan
PDF, PDF/UA, WCAG, användbarhet och tillgänglig PDF.
Att uppfylla tillgänglighetskraven för PDF är som en "bergsbestigningsexpedition".
För att nå ett högre liggande läger krävs att expeditionen nått lägre läger.
Det börjar med PDF (Läger 1),
via universellt tillgänglig PDF - PDF/UA (Läger 2),
relevanta tillgänglighetsdelar av WCAG (Läger 3)
och användbar PDF (Läger 4), till bergstoppen,
en PDF som är användbar och tillgänglig för alla användare:
- Läger 4: Användbarhet
- Läger 3: WCAG - Web Content Accessibility Guidelines, ISO 40500
- Läger 2: PDF/UA - Universellt tillgänglig PDF, ISO 14289
- Läger 1: PDF - Portable Document Format, ISO 32000
Tillgänglig PDF
kräver överensstämmelse med ISO-standarder,
PDF/UA och (relevanta tillgänglighetsdelar av) WCAG
Källa: axes4.com
PDF-dokument som överensstämmer med PDF/UA
är universellt tillgängliga för alla.
För att skapa ett dokument som är så tillgängligt som möjligt för alla,
måste man fokusera på alla potentiella användargrupper och deras behov.
Man skall aldrig ge efter för frestelsen att optimera ett
PDF-dokument för en specifik användargrupp.
Konsekvensen av detta kan bli att ett sådant dokument då är
mycket lätt att konsumera för just den gruppen av användare,
samtidigt som det kan vara mer till nackdel än fördel för andra användare.
Viktigt!
Hur väl ett PDF-dokument är "tillgängligt för alla"
beror på hur dokumentet är skapat.
Nivån av tillgänglighet enligt gällande tillgänglighetsstandarder
bestäms både av utförandet av dokumentets redaktionella innehåll
OCH av dess interna tekniska struktur.
Ofta försummas denna insikt av många, vilket kan leda till betydande
problem när det gäller möjligheten att åtgärda otillgängliga dokument.
Digitala dokument som tillhandahålls för nedladdning på en webbplats
omfattas även de av WCAG och måste därmed uppfylla de tillämpliga
framgångskriterierna för att överensstämma med WCAG (nivå A, AA eller AAA).
Det är definitivt bäst att först genomföra en redaktionell tillgänglighetskontroll
av design och innehåll enligt WCAG-rekommendationerna.
PDF-dokumentets redaktionella innehåll måste WCAG-anpassas
innan det testas med avseende på att uppfylla PDF/UA,
de tekniska kraven för "tillgänglig PDF".
Men, enbart WCAG:s rekommendationer är inte tillräckliga
för att skapa en universellt tillgänglig PDF.
Obs!
För den tekniska implementationen av tillgänglig PDF
krävs även överensstämmelse med ISO-standarden PDF/UA;
en PDF-fil kan samtidigt uppfylla både WCAG och PDF/UA.
En PDF/UA-kompatibel PDF kan vara precis lika
tillgänglig som en WCAG-kompatibel webbplats.
En lyckad validering av ett PDF-dokument gentemot
PDF/UA och WCAG 2.x AA, kräver alltid att PDF-dokumentet
klarar minst två typer av tester innan det publiceras eller
delas med andra:
- ett programmatiskt syntaktiskt test,
som kan utföras av en pålitlig programvara, och
- ett interaktivt semantiskt test,
manuellt utfört av en människa.
Framgångsrik barriärfri tillgång till innehåll i PDF-dokument beror
inte enbart på PDF/UA-kompatibla dokument, det kräver även
PDF/UA-kompatibla program och tekniska hjälpmedel:
- ett PDF/UA-kompatibelt dokument,
(enligt standarder och riktlinjer)
- ett PDF/UA-kompatibelt PDF-visarprogram (PDF-läsare),
- ett PDF/UA-kompatibelt tekniskt hjälpmedel,
(såsom en "PDF/UA-klar" skärmläsare)
Vänligen observera,
W3C/WCAG säger tydligt:
Verksamheter som kräver att allt webbinnehåll endast
ska använda W3C:s publicerade tekniker har fel! "W3C rekommenderar att det enda som krävs är att
framgångskriterierna för WCAG 2.x uppfylls." "Grunden för att fastställa överensstämmelse med WCAG 2.x är
framgångskriteriet för en viss WCAG 2.x-standard - inte använda tekniker." "W3C:s tekniker för WCAG 2.x-dokument är informativt
(det vill säga inte obligatoriskt, icke-normativt)."
Således, det är inte de tekniska hjälpmedlen,
inte heller populära programvaror såsom:
MS Office, Adobe InDesign, Adobe Acrobat, Google Docs, Apple iWork,...
som definierar vad som är en tillgänglig webb eller en tillgänglig PDF.
Anpassa aldrig PDF-dokument till en specifik hjälpmedelsteknik eller programvara.
Anpassa istället alltid PDF-dokument till dess digitala tillgänglighetsstandard: Allt du behöver göra är att skapa EN version av ett PDF/UA-kompatibelt dokument,
och tillverkarna av relevanta programvaror och tekniska hjälpmedel ansvarar
i sin tur för att följa denna globala digitala tillgänglighetsstandard.
Det resulterar i EN PDF:
som alla kan använda,
oavsett funktionsförmåga och/eller behov av speciella
tekniska hjälpmedel för att kunna tillgodogöra sig
innehållet och att navigera i informationen, och över tid behöver du bara underhålla/uppdatera ETT dokument,
istället för många olika varianter av samma dokument,
vilket sparar in många arbetstimmar.
- Dessutom, WCAG och PDF/UA helt komplementära:
- WCAG ställer krav på innehållets tillgänglighet;
- PDF/UA ställer krav som säkerställer
tillgänglighet specifikt i PDF-kontext.
Den bästa praxisen för dig som dokumentförfattare
som producerar tillgängliga PDF-filer är därmed:
- beakta WCAG:s krav när du designar och skapar innehåll;
- använda programvara som uppfyller kraven för
PDF/UA för att skapa PDF-filerna.
Barriärfrihet är även att förmedla digital information i många kanaler
Efterfrågan på allmänt tillgänglig information är
inte begränsad till behovet hos funktionshindrade.
Innehåll måste nu också genereras och
göras tillgängligt så intelligent som möjligt.
Det inkluderar även språket (begriplighet, syntax, flerspråkighet).
Det krävs att informationen i digitala dokument med meningsfullt innehåll
kan utvinnas och länkas efter önskemål, till exempel för att utföra
mycket komplex och målinriktad informationsforskning:
PDF på små skärmar / mobiltelefoner
PDF använder en sidbeskrivningsmodell baserad på
förutsättningarna för en fast layout och utvecklades
under en tid där dokumenten uteslutandes visades
på stationära bildskärmar eller skrevs ut.
Tillkomsten under senare år av mycket mindre skärmar,
och skärmar av varierande storlekar, innebar en mängd utmaningar,
och möjligheter, för PDF-paradigmet.
Den globala IT-industrin och den globala PDF-industrin implementerar
just nu innovativa lösningar (ex.vis Adobe Liquid Mode för Acrobat Mobile)
som löser denna utmaning:
Intressant?
|
Vem skall använda PDF/UA-standarden för tillgänglig PDF, och när?
Att se till att digitala dokument är tillgängliga för alla är inte bara en bra idé:
det är faktiskt helt enligt gällande lag.
Lagen syftar till att motverka diskriminering.
Myndigheter har ett särskilt ansvar att följa lagen.
Det här är inget som svenska myndigheter
kan välja att göra eller inte göra.
Myndigheter är skyldiga att skaffa sig den kunskap som behövs.
Alternativet att bara välja bort att publicera
digitalt tillgängliga dokument finns inte!
En myndighet som publicerar otillgänglig digital information
undanhåller därmed information som är avsedd för alla
medborgare från att nå ut just till alla medborgare;
vilket i sig kan utgöra en form av diskriminering.
Det kan dessutom utgöra en form av lagtrots.
Det behöver inte vara så.
PDF/UA-standarden är relevant och direkt användbar för alla verksamheter,
i offentlig sektor och i övriga samhället, som påverkas av lagar och
bestämmelser om tillgänglighet för alla till innehåll baserat på PDF-teknik.
Sedan 2009 är det tvingande (enligt Riksarkivets föreskrifter)
för svenska myndigheter att använda standarden PDF/A-1 vid
elektronisk arkivering av kontorsdokument och digitala handlingar.
PDF/UA är en kompletterande, processbaserad standard
som är tillämplig för svenska myndigheter och organ,
för att göra offentliga digitala dokument universellt tillgängliga för alla.
Ett PDF-dokument kan samtidigt uppfylla flera standarder,
exempelvis både PDF/A-2a och PDF/UA för långtidsarkivering
av ett digitalt tillgängligt PDF-dokument.
Lagkrav på tillgänglighet för alla i samhället till digital information
(bl.a. EU:s webbtillgänglighetsdirektiv, svensk lag om tillgänglighet
till digital offentlig service, svensk diskrimineringslag, ...,
tyska BGG, BITV och EU-mandat 376) föreskriver att den
offentliga sektorn skall erbjuda allt digitalt innehåll,
webbsidor såväl som PDF-dokument, i en tillgänglig form.
Tillgängliga PDF-filer är grundläggande för barriärfri tillgång till
digital information från e-myndigheter/offentliga myndigheter,
förvaltningar och verksamheter som betjänar offentlig sektor.
Även leverantörer till offentlig sektor inom mediatjänster,
reklam- och kommunikation, bank, finans och försäkring,
organisationer och institutioner samt lärare vid universitet och
högskolor som är skyldiga att tillhandahålla dokument/kursmaterial
i form av digitalt tillgängliga dokument.
Dokument, särskilt PDF-dokument, kan utgöra en betydande
ansvarsrisk även om webbplatsens HTML-innehåll i sig är åtgärdat.
Undvik rättsliga risker genom att se till att även alla PDF-dokument
på webbplatsen är tillgängliga för alla; med eller utan funktionsvariation.
(Internationellt, exempelvis i USA och i Ontario/Kanada,
är regelverken betydligt striktare.
Där omfattas redan idag även webbplatser inom den privata sektorn,
inkl. skolor/universitet, med resultat att flera näringsidkare och universitet
har dömts att betala stora belopp i skadestånd till personer som anser sig
vara diskriminerade p.g.a. otillgängliga webbplatser och där publicerade
otillgängliga dokument).
2025 träder EUs tillgänglighetsdirektiv i full kraft i Sverige
där tillgänglighetskraven utökas till att även gälla produkter och
tjänster samt övriga samhällssektorer, bl.a. för bank och finans.
Då kan vi förvänta oss att även PDF-dokument som automatiskt
genereras i mycket stora volymer ur myndigheternas och andra
verksamheters centrala IT-system och databaser måste vara
utformade och distribuerade som digitalt tillgängliga PDF-dokument.
Exempel på denna typ av dokument är fakturor, avier, kontoutdrag,
utdelningsbesked, pensionsbesked, rapporter, avtal, blanketter,...
som alla produceras och distribueras i automatiska arbetsflöden
och i stora mängder (kanske hundratusentals) varje dag.
Då blir digitalt tillgänglig PDF även en fråga för IT-avdelningen att lösa.
Det är viktigt att publicera dokument som är digitalt tillgängliga för alla,
inklusive personer med syn- och hörselskador, rörlighetsutmaningar,
kognitiva- och andra funktionsvariationer.
Använd PDF/UA. Därmed gör du skillnad för din målgrupp.
Genom att publicera PDF-dokument som är tillgängliga för alla
ger du alla medborgare lika möjlighet att ta del av och agera
på värdefull digital information.
Rekommendation:
Vid all form av intern/extern beställning av PDF-baserade dokument
skall följande absoluta krav ingå:
"PDF-dokumenten SKALL utföras som tillgänglig PDF
enligt ISO-standarden 14289 (PDF/UA)"
Vänligen observera,
att snabbt skapa tillgänglig PDF genom att trycka på några knappar
i ett program leder vanligtvis inte till ett framgångsrikt slutresultat.
Det behövs även en viss mängd grundläggande kunskap
om digitala tillgänglighetstandarder.
Omfattningen av denna kunskap beror till stor del på
dokumentens komplexitet och innehåll.
Är du säker på att din verksamhet internt har kompetens och
rätt verktyg för att själv skapa PDF-dokument som garanterat
uppfyller PDF/UA-standarden?
Om ej,
anlita gärna NewFormat för tillgänglig PDF som tjänst.
Tillgänglig PDF som tjänst är för dig som inte själv har möjlighet
att skapa tillgängliga PDF-filer, men ändå vill att verksamhetens
PDF dokument skall uppfylla gällande tillgänglighetsregelverk och
-standarder.
Intressant?
|
Vanliga sätt att skapa tillgängliga PDF-dokument
Vanliga sätt att skapa tillgängliga PDF-dokument:
Direkt, baserat på källformat: Om du vill skapa tillgängliga PDF-dokument med programvaror
såsom Microsoft Word, Adobe InDesign, Adobe Acrobat,
eller konvertera ifrån ett strukturerat format såsom
HTML eller XML till PDF, klickar du vanligtvis på den
magiska knappen "Skapa PDF".
Om konverteringsprogramvaran gör ett bra jobb
skapas det nödvändiga interna strukturtaggträdet
automatiskt med hög kvalitet.
Indirekt, baserat på en befintlig PDF-fil: Om källfilen inte finns att tillgå eller om programvaran inte utför
en godtagbar konvertering, kan du ta PDF-filen utan taggar,
vanligtvis en webb-PDF, och omarbeta den.
Under denna process taggar du alla relevanta innehållselement
och ytterligare några tillgänglighetsfunktioner adderas,
såsom alternativa texter till bilder.
För att göra detta behövs en programvara i form av en
PDF-redigerare som kan skapa och redigera PDF-taggar.
Men förvänta dig inte för mycket.
Endast några få programvaror erbjuder inbyggt stöd
för att direkt skapa högkvalitativa PDF/UA-dokument
eller åtminstone med mindre ansträngning.
Intressant?
|
Ordlistor för PDF och tillgänglig PDF
Lär känna språket, akronymerna och termerna för PDF.
Ordlistorna nedan beskriver vanligt förekommande akronymer
och termer för PDF- och PDF-baserade understandarder
(såsom PDF/UA för tillgänglig PDF, PDF/X för tryck och
PDF/A för arkivering och långtidsbevarande)
med lättförståeliga lekmannadefinitioner.
Icke-tekniska användare, såsom vanliga slutanvändare,
konsumenter, och affärsbeslutsfattare kan dra nytta av dessa
ordlistor när de möter de mer tekniska aspekterna av PDF,
när de kommunicerar med PDF-leverantörer och/eller
design-/produktions-/kommunikationsbyråer,
eller när de behöver förstå ISO-standarder
för olika PDF-baserade tekniker:
Intressant?
|
Rekommenderad läsning om PDF/UA
ISO-standarden för tillgängliga PDF-dokument och -formulär
|
 
(Klicka på bilderna ovan för nedladdning av dessa guider)
|
Behöver du hjälp med att skapa tillgänglig PDF enligt PDF/UA?
Att skapa enstaka universellt tillgängliga PDF-dokument kan i vissa fall
vara en utmanande uppgift, även om den är fullt möjlig att utföra.
Men, vad gör du om du ansvarar för tusentals PDF-dokument?
Du kanske inte ens vet var de är, eller kanske du inte har
tid och resurser för att tillgänglighetskontrollera alla filer en åt gången.
Med stora mängder PDF-dokument lagrade på webbplatser,
i nätverk och på datorer är det en utmanande uppgift för många
verksamheter att ha kontinuerlig kontroll på att alla dokument
uppfyller gällande tillgänglighetsstandarder och att de
är digitalt tillgängliga för alla.
Många verksamheter behöver dessutom dagligen producera
mycket stora mängder av tillgängliga B2B/B2C PDF-dokument
(såsom fakturor, räkningar, kontoutdrag, försäkringsbrev, bokningar,...).
PDF-dokument som typiskt skapas i realtid av interna affärs/-verksamhetssystem
och därmed ställer höga krav på effektiv automatisering av arbetsflöden.
Då kan vi hjälpa dig.
NewFormat erbjuder lösningar för dessa utmaningar:
programvaror och tjänster för att skapa, kontrollera/validera,
åtgärda/korrigera PDF-dokument, enligt ISO Standard PDF/UA,
så att de verkligen blir digitalt tillgängliga för alla;
alltifrån enstaka dokument till många tusentals tillgängliga PDF-dokument,
alltifrån enkla dokument till komplexa årsredovisningar/publikationer/magasin.
Leveranstid för enstaka dokument:
Beroende av hur komplext dokumentet är samt antalet sidor.
Enklare dokument: Oftast inom 1-2 arbetsdagar.
Komplexare dokument: Oftast inom 5-10 arbetsdagar.
Vi hjälper dessutom verksamheter att lokalisera och kartlägga alla sina
befintliga dokumentresurser med avseende på full överensstämmelse
med digitala tillgänglighetsstandarder.
Våra tjänster kan automatiskt och regelbundet genomsöka och skanna
interna och externa webbplatser, och andra dokumentförvaringsplatser,
för att rapportera om digitalt tillgänglighetsstatus för
alla identifierade PDF-dokument.
Resultaten sammanställs i en rapport som fungerar som indata för
efterföljande tillgänglighetsarbete; såsom en handlingsplan,
avsättning av tid för åtgärder och resurser m.m.
Statusrapporten utvisar då tillgänglighetsstatus för
PDF-dokumenten över tid, inklusive åtgärder som krävs för
att PDF-dokumenten skall uppfylla PDF/UA.
Denna typ av faktarapporter är av oumbärligt värde
som underlag för din verksamhets kontinuerliga
tillgänglighetsarbete och tillgänglighetsredogörelser.
Val av programvara och tjänster för framgångsrik
användning av PDF/UA för tillgänglig PDF
Kartläggning av webbplatsers/domäners dokumentresurser
Vi erbjuder prenumerationstjänster där vi genomsöker och skannar
webbplatser/domäner enligt viss önskad regelbundenhet;
ex.vis en gång om året, varje halvår, varje kvartal, varje vecka,..
Ger insikt i befintliga PDF-dokuments status med avseende på tillgänglig PDF.
Intressant?
|
Mer information och resurser
Tillgänglig PDF (PDF/UA) för tillgänglig e-förvaltning / e-myndighet
Exempel på tillgängliga PDF-dokument - Tillgängliga för alla!
Programvaror för att skapa PDF/UA-kompatibla PDF-dokument
Tillgänglig PDF som tjänst - PDF/UA-tjänster
Utbildning i PDF-standarder
Nästa generations PDF
|
Varning för otillgänglig PDF!
Exempel på otillgängliga PDF-dokument - inte tillgängliga för alla!
|
För mer information kontakta NewFormat
NewFormat AB
Smörblommegränd 14, SE-165 72 Hässelby (Stockholm), Sweden
tel:+46 (0)70 631 53 01
All content © copyright 2008-2024 NewFormat AB. All rights reserved.
All product names, trademarks and registered trademarks
are property of their respective owners.
Tillgänglig PDF
|