NewFormat logo

OpenFormat logo
Ingår i NewFormat AB portal
Swedish Flag   UK Flag
OpenFormat     Produkter och tjänster     Erbjudanden / Kampanjer / Priser     Guider och datablad
Kontaktformulär     Hem/NewFormat


Våra lösningar baseras på
beprövad, tillförlitlig och högtillgänglig hårdvara och programvara.

NewFormat AB utsedd återförsäljare och partner i
Norden (Sverige, Danmark, Finland, Island) och Baltikum (Estland, Lettland, Litauen)
av ledande PDF-teknik från callas software GmBH.

callas software - Logo

Lösningar för prepress, print, publicering och dokumenthantering




Guide till lösningar från callas software

callas software's lösningar används av
designers, medieförlag, reklambyråer, tryckerier, förpackningsindusti, m.fl.,
för att skapa, producera och distribuera digitalt material under optimala produktionsförhållanden.

De olika verktygen från callas software innehåller ett omfattande utbud av funktionalitet
och är enkelt användbara i många olika delar av ett arbetsflöde.

För att belysa några av de möjliga användningsområdena för dessa verktyg återges
på denna webbsida en översikt över några vanligt förekommande kravställningar
och hur de kan mötas med hjälp av verktyg från callas software.
callas software pdfChip - Logo callas software pdfGoHTML - Logo callas software pdfaPilot - Logo callas software pdfToolbox - Logo




Lösningar från callas sofware

callas software - Logo

Klicka här för att prova callas pdfChip / pdfGoHTML / pdfaPilot / pdfToolbox utan kostnad
(Du kommer då att bli ombedd att fylla i ett kontaktformulär.
För att hjälpa oss att identifiera din nedladdning av programvaran och ge dig vårt stöd,
ber vi dig ange koden NewFormat i formulärfältet som heter Preferred Reseller).


1. Kontroll och korrigering av PDF-document / Preflight


0. Introduktion till preflight
    Preflight - Vad är det?
    Preflight (teknisk kvalitetskontroll) är processen att kontrollera om
    dokument är lämpliga för den avsedda användningen.

    Preflight
    • är inte begränsat till tryckt material
    • är olika för olika arbetsflöden

    När bör man utföra preflight?
    • i alla viktiga processteg i arbetsflödet,
    • vid stora förändringar av arbetsflödet,
    • så många gånger som möjligt, och
    • där det är meningsfullt
    • Rekommenderade tillfällen för preflight:
      • när man skapar nya dokument
      • efter generering/export till PDF
      • vid arbetsflödesförändringar:
        • om man tar emot externa filer
        • innan man sänder filer till annat arbetsflöde

    Preflight-standarder och -profiler
    • en standard eller specifikation definierar vad en PDF bör och inte bör göra
    • en preflight-profil implementerar en sådan standard i programvara för att rapportera om:
      • information: saker du vill känna till
      • varningar: saker som kan utgöra ett problem
      • fel: saker som definitivt kommer att utgöra ett problem

    Detektera vs åtgärda (fixa)
    • Programvaruverktyg (såsom callas pdfToolbox, callas pdfaPilot eller Adobe Preflight) kan ofta:
      • upptäcka problem (preflight), och
      • åtgärda (fixa) problem

    • Varför åtgärda?
      • ofta snabbare att åtgärda
      • den som gjorde filen kanske inte vet hur man åtgärdar problemet

    • Vad skall åtgärdas?
      • saker som bör åtgärdas
      • saker som det är säkert att åtgärda
      • saker där följdverkan av åtgärden är känd och hanterbar

      • vissa saker kan inte åtgärdas (t.ex. för låg bildupplösning)
      • vissa saker bör inte åtgärdas automatiskt,
        utan att problemet har undersökts noggrannare

    Använd befintliga standarder och profiler för preflight
PDF - ISO 32000 är i sig en standard- Bild
Figur: PDF - ISO 32000 är i sig en standard

PDF Substandarder för speciellt bruk - PDF/A, PDF/X, PDF/UA - Bild
Figur: PDF-substandarder för speciellt bruk
PDF/A, PDF/X, PDF/UA,...

      Preflight av egna arbetsflöden med ISO & GWG preflight-standarder och -profiler som
      redan ingår i callas pdfToolbox och callas pdfaPilot sparar tid och minimerar kostnader:

    ISO & GWG standardder och profiler - Bild
    Figur: ISO & GWG standarder och profiler för preflight
    ingår i callas pdfToolbox och callas pdfaPilot



1a. Preflight av PDF-filer
    Preflight av PDF-filer utföres för att kontrollera PDF-dokument med avseende på om de är
    lämpliga för användning för tryck, publicering, långtidsarkivering eller för annat syfte.

    Med callas software preflight-teknik medger både manuell och/eller helautomatisk kvalitetskontroll.

    Som ett bevis på kvaliteten och tillförlitligheten hos callas softwares preflight-motor kan
    nämnas att den är licensierad av Adobe och används i Adobe Acrobat preflight-plug-in.
    Läs mer här nedan om hur du kan utföra preflight på dina PDF-dokument på olika sätt.

    Det hela börjar med en profil
    Hörnstenen i all kvalitetskontroll som görs med ett verktyg från callas software är en "preflight-profil".
    En profil är en samling av de kontroller som du vill göra på ett PDF-dokument och
    (eventuellt) de problem du vill åtgärda med en preflight.
    För att kunna göra preflight på dina PDF-dokument måste du antingen
    välja en fördefinierad preflight-profil (en av de som ingår i verktyget)
    eller skapa din egen profil.

    De fördefinierade profiler som tillhandahålls av callas software ingår i följande kategorier:
    • Profiler enligt PDF-standarder såsom PDF/X, PDF/A, PDF/VT och fler.
    • Profiler som utför PDF-specifikationer från branschorganisationer
      såsom Ghent Workgroup och PDF/X-Ready.
    • Andra exempel och demo profiler.

    callas pdfToolbox Profil-fönster - Bild
    Figur 1: pdfToolbox profil-fönster visar ISO-standardprofiler


    Manuell preflight
    PDF-dokument kan inspekteras manuellt med pdfToolbox Desktop eller pdfaPilot Desktop.
    Båda verktygen fungerar antingen som en plugin till Adobe Acrobat eller som fristående tillämpningar.
    Preflight av dokument är lika lätt att utföra som att öppna PDF-filen som man vill kontrollera,
    välja rätt preflight-profil i "Profile / Profiler"-fönstret och därefter trycka på någon av
    knapparna "Analyze / Analysera" eller "Analyze and fix / Analysera och åtgärda".

    callas pdfToolbox Preflight-resultat för en utförd PDF/X-1a profil - Bilde
    Figur 2: Preflight-resultat för en utförd PDF/X-1a profil

    Efter en utförd manuell preflight dyker "Resultat"-fönstret upp och
    visar en lista med information, varningar och fel.


    Användning av bevakade mappar (hot folders) till preflight
    I många arbetsflöden är det mer effektivt att anordna automatiserad preflight;
    i stället för att öppna varje PDF-fil individuellt, används en bevakad mapp (hot folder).
    Alla PDF-dokument som lagras i den mappen plockas automatiskt upp för preflight.
    Resultaten flyttas till fördefinierade mappar.

    callas pdfToolbox uppsättning av bevakad folder - Bild
    Figur 3: En bevakad installationsmapp används i pdfToolbox Server för att skapa PDF/X-4-filer

    pdfToolbox Server och pdfaPilot Server använder bevakade foldrar för automatisering av arbetsflöden.
    Varje skapat jobb definierar en indatamapp (den bevakade mappen där PDF-filer plockas upp från)
    och utdatamappar för filer utan fel, filer med fel, filer med varningar och så vidare.
    Den preflight-profil som valts i jobbet definierar vilka kontroller och åtgärder ("fixar") som
    kommer att utföras på de bearbetade filerna.


    Integrerad preflight
    Oftast är det mest effektiva sättet att göra preflight av PDF-filer att göra det som en
    integrerad del i en större lösning, såsom en leveransportal eller web-to-print-lösning.
    callas verktyg erbjuder både en kommandoradslösning och en verklig SDK för att stödja detta.

    • Kommandoradsintegration
      pdfToolbox CLI och pdfaPilot CLI är kommandoradstillämpningar;
      de kan startas från en terminal eller kommandofönstret,
      men typiskt startas de från programmet eller skriptet de är integrerade med.
      Dessa versioner av callas software tillämpningar stöder alla preflight-möjligheter och kan
      automatiskt generera detaljerade rapporter (i PDF eller XML) för närmare integration.


    • Användning av SDK
      pdfToolbox SDK och pdfaPilot SDK är lösningar som ger integration på en biblioteksnivå.
      SDK innehåller de nödvändiga biblioteken, rubriker, dokumentation och exempel
      för att nära integrera preflight i en egen C, C ++, Java eller NET-miljö.
      Integrering av preflight genom användning av SDK kräver utvecklingsresurser,
      men ger den närmaste integreringen med egna tillämpningar i slutändan.



1b. Rapportering av identifierade preflight-fel - Preflight-rapporter
    Syftet med preflight eller teknisk kvalitetskontroll är att ta reda på om
    ett PDF-dokument är lämplig för utskrift eller arkivering (eller något annat ändamål).
    För detta görs en preflight av PDF-dokumentet med en specifik preflight-profil och
    en efterföljande granskning av slutresultatet.

    pdfToolbox och pdfaPilot erbjuder en rad av alternativ för att visa resultaten som preflight-rapporter;
    där de olika typerna av rapporter typiskt används för olika ändamål.

    Klassiska PDF-rapporter - Kommenterad rapport, transparensmaskrapport, och lagerrapport.
    Tre former av PDF-rapporter visar preflight-resulten i en fast layout; de använder olika tekniker
    för att tydliggöra vilka objekt som orsakade särskilda fel eller varningar.
    Rapporterna är vanliga PDF-dokument som kan öppnas i alla PDF-läsare
    (t.ex. Adobe Acrobat eller Apple Preview).
    Det gör denna typ av rapporter är idealiska för att skicka till slutkunder
    för att förklara för dem vilka fel de måste rätta till.

      Översikt
      Var och en av dessa rapporter kan eventuellt inledas med en översiktsida;
      denna sida sammanfattar information om det kontrollerade ("preflighted") dokumentet,
      den miljö där det kontrollerades och innehåller även en lista över fel och varningar.

    callas pdfToolbox Preflight felrapport - Bild
    Figur 1: Översiktsida för en preflight-rapport

      Kommenterad rapport
      Denna typ av rapport använder kommentarer (även kallade anteckningar)
      för att markera de objekt som orsakar en viss typ av fel.
      Efter översiktssidan, följer det ytterligare sidor som är
      en kopia av dokumentet som kontrollerats.
      Dessa sidor har gula kommentarer ovanpå objekt som orsakar
      varningar och röda kommentarer för objekt som orsakar fel.

    callas pdfToolbox kommenterad preflight-rapport - bild
    Figur 2: En kommenterad preflight-rapport

      Varje kommentar visar både namn och beskrivning av preflight-fel eller
      -varning som utlöste det; det gör det enkelt för kunderna att se var
      objektet var felaktigt och varför det var fel.

      Transparensmaskrapport
      Transparensmaskrapporten använder en kombination av transparenta objekt
      och lagerhantering för att markera problemobjekt i ett PDF-dokument.
      Rapporten fungerar bara i PDF-läsare som stöder lager
      (t.ex. Adobe Acrobat eller Adobe Reader) och inte i läsare
      som saknar detta stöd (som Apple Preview).

    callas pdfToolbox Preflight Transparensmaskpreflight-rapport - Bild
    Figur 3: Transparensmaskpreflight-rapport

      Lagerrapport
      Lagerrapporten placerar objekt med ett särskilt problem i en egen lagervy; detta gör det
      möjligt att växla mellan lagervyer för att se alla objekt som orsakar ett särskilt problem.
      Eftersom rapporten även lägger till bakgrundslager kan man enkelt se problemobjekt
      på olikfärgade bakgrunder (vilket är speciellt bra för att exempelvis tydligt visa vita objekt).
      Rapporten fungerar bara i PDF-läsare som stöder lager
      (t.ex. Adobe Acrobat eller Adobe Reader) och inte i läsare
      som saknar detta stöd (som Apple Preview).

    callas pdfToolbox lagerpreflight-rapport - Bild
    Figur 4: En lagerpreflight-rapport visar genomskinliga objekt
    på en annorlunda färgad bakgrund

    Anpassningsbara PDF-rapporter
    Alla de klassiska PDF-rapporter är statiska, i den meningen att man inte kan ändra layout,
    färger eller text av preflight rapporter. I vissa miljöer är detbra, men ofta det vore
    trevligare att kunna ändra vissa aspekter av en preflight rapport
    - särskilt om rapporten skall används för extern kommunikation.

      Den anpassningsbara PDF-rapporten skapades specifikt för att tillåta anpassning av hur
      preflight-rapporten ser ut och upplevs. Denna rapporttyp är baserad på en HTML-mall
      (med stöd av CSS och JavaScript) och eftersom man kan skapa sina egna mallar,
      är det lätt att ändra färger, ändra eller lägga till egna logotyper eller utsmyckningar och
      även ändra vilken text som visas.
      När en mycket enklare och anpassad preflight-rapport behövs för att kommunicera med
      kunder är den anpassade PDF-rapporten det bästa sättet att åstadkomma detta...

    callas pdfToolbox Anpassningsbar PDF-rapport som ingår i pdfToolbox - Bild
    Figur 5: Anpassningsbar PDF-rapport som ingår i pdfToolbox

    callas pdfToolbox En anpassad PDF-rapport baserad på en modifierad mall - Bild
    Figur 6: En anpassad PDF-rapport baserad på en modifierad mall


      I den modifierade rapporten ovan ändrades logotyper,
      färgen på bakgrundselement ändrades från röd till lila
      och även olika delar av texten har ändrades.
      Naturligtvis är mycket större förändringar möjliga att göra
      så länge man har viss kunskap om HTML och/eller JavaScript.

    XML-rapporter
    PDF-rapporter är användbara för att ge feedback till interna användare eller externa kunder,
    men när en automatiserad process är inblandad är PDF ofta ett mindre lämpligt format.
    Av just den anledningen har pdfToolbox och pdfaPilot stöd för att generera en
    XML-rapport som resultatet av preflight.

    XML-filen innehåller all den information som finns i PDF-rapporter
    (och mycket, mycket mer) och den är självklart bäst lämplig för att tolkas
    av automatiserade processer eller skripts längre fram i arbetsflödet.

    Vill du visa preflight-resultat inbäddade i en webbplats?
    Skriv lite PHP-kod för att tolka preflight-rapporten - det är allt som behövs.

    Har du redan ett automatiserat arbetsflöde baseat på FileTrain eller Switch?
    Länka då in XML-preflight-rapporten och du kan basera ytterligare
    beslut på informationen i XML-rapporten.

    Flera rapporttyper från en och samma preflight-körning
    Alla automatiserade versioner av pdfToolbox eller pdfaPilot kan
    generera flera rapporttyper från en och samma preflight-körning.
    Detta gör det bekvämt att konfigurer ett arbetsflöde där
    • en PDF-rapport skickas till en kund/användare och
    • en XML-rapport används som indata till en databas eller
      andra jobbhanteringssystem.



1c. Visuell inspektion av PDF-filer
    En av de största styrkorna i pdfToolbox är möjligheten att göra preflight på
    PDF-dokument och att returnera en detaljerad förteckning över alla fel och
    varningar i PDF-dokumenten. Men i vissa fall är svaret "godkänd" eller
    "icke godkänd" helt enkelt ett inte tillräckligt detaljerat svar.
    Då gör visualiseringsfunktionen i pdfToolbox (och i pdfaPilot)
    det enkelt att visuellt inspektera en PDF-fil.

    Tryckfärgstäckning (Ink coverage)
    Det kanske bästa exemplet på fall där visualiseringsfunktionen bevisar sitt värde är
    när en preflight-kontroll säger att ett PDF-dokument använder för mycket tryckfärg.

    callas pdfToolbox/pdfaPilot Visualizer Ink Coverage - Bild
    Figur 1: Visualiseringsfunktionen visar färgtäckning för ett PDF-dokument

    Tryckfärgtäckningsläget i visualiseringsfunktionen lägger en grå mask över PDF-dokumentet
    markerar de områden i dokumentfilen som når över en viss angiven tröskelnivå med ljusa färger:
    gult för små överskridanden, via rött till lila för allvarliga överskridanden.
    Detta ger dig en omedelbar uppfattning om hur allvarligt färgtäckningsproblemet är
    och hjälper till att avgöra om filen fortfarande kan skrivas ut eller inte.

    Separationer
    I de fall där man tvivlar på om en fil kommer att separeras på rätt sätt, eller om man bara vill
    undersöka färgblandning eller övertryck av vissa delar är visualiseringsfunktionen användbar.
    Man kan då välja mellan ett antal olika förhandsvisningslägen för att visa enskilda separationer,
    enbart processeparationer, enbart dekorfärgseparationer och mycket mer.

    callas pdfToolbox/pdfaPilot Visualizer Individual Separations - Bild
    Figur 2: Visualiseringsfunktionen visar enbart cyan-separationen

    Vid förhandsgranskning av separationer visar pdfToolbox även den totala tryckfärgsmängden
    (i procent av trimmruteyta och i kvadratcentimeter) för separationer.
    Denna information kan naturligtvis användas för kostnadsberäkningar.

    Säkerhetszon
    Med pdfToolbox och pdfaPilot kan preflight göras för att finna ut om objekt har tillräckliga utfall.
    Detta är återigen ett område där man med visuell inspektion ofta kan bestämma mer exakt
    om ett dokument i själva verket är lämpligt för tryckning eller inte.
    Visualiseringsfunktionen har ett "säkerhetszonsläge" där antingen sidgräns eller utfallsarea markeras.
    Dessa verktyg kan vara till stor hjälp för att hjälpa bedöma ett visst PDF-dokuments status.

    callas pdfToolbox/pdfaPilot Visualizer Safety Zones - Bild
    Figur 3: Förhandsgranskning av utfallsarea med visualiseringsfunktionen



1d. Arbeta med färg i pdfToolbox
    Problem med felaktiga färgrymder och färger är ett mycket vanligt problem vid
    grafiska arbetsflöden och pdfToolbox erbjuder en hel del funktioner inom
    detta område för att lösa denna typ av problem.

    Preflight
    Först av allt, pdfToolbox stöder naturligtvis fullt ut preflight av färg.
    I en preflight-profil är det möjligt att kontrollera användningen av RGB,
    dekorfärg, kalibrerade färgrymder (såsom ICC-baserade färgrymder),
    använd utdatametod ("output intent") och mycket mer. En komplett lösning
    för att se till att den färg som återges faktiskt blir den som önskas.


    Färgkonvertering med ICC-profiler
    Den vanligaste färgkonverteringen är ett med ICC-profiler.
    Utgående från ICC-profiler för källa och destination,
    konverterar färgmotorn alla färger från källa till destination.
    pdfToolbox Desktop har en dedikerad Switchboard-funktion för denna typ av färgomvandling.

    callas pdfToolbox Color Conversion with ICC Profiles - Bild
    Figur 1: "Process conversion-flik i pdfToolbox Switchboard

    Man kan ange vilken typ av fil som skall konverteras, vilka färger som skall konverteras
    (i exemplet allt kommer att konverteras med undantag av dekorfärger) och vad målet är.
    En manuell eller interaktiv omvandling som självklart även kan automatiseras med
    pdfToolbox Server/CLI/SDK.

    callas pdfToolbox Color Conversion - Fixup to Convert All Colors to ISOCotedv2 - Bild
    Figur 2: Fixup-funktion för att konvertera alla färger till ISOCoatedv2

    Fixup-funktionen “Convert colors” används för färgkonvertering.
    Den kan konfigureras exakt som man vill och sedan ingå i en preflight-profil.
    En sådan preflight-profil kan exekveras i alla
    pdfToolbox-verktyg (Desktop, Server, CLI och SDK).


    Färgkonvertering med DeviceLink-profiler
    pdfToolbox stöder även färgkonvertering med DeviceLink-profiler.
    Vid konvertering från CMYK till CMYK eller för särskild bearbetning,
    såsom TAC-reduktion eller för att spara tryckfärg, ger färgkonvertering
    baserad på DeviceLink-profiler ett bättre resultat.

    • Manuell användning av DeviceLink-profiler
      I pdfToolbox Desktop Switchboard, under "Color groups" finns
      funktionen "DeviceLink conversion".
      Här kan önskad DeviceLink-profil väljas, vilka objekt den skall
      exekveras på och vilken färgrymd som man vill konvertera.
callas pdfToolbox DeviceLink Conversion - Bild
Figur 3: DeviceLink-konvertering i pdfToolbox Switchboard

    • Automatisk användning av DeviceLink-profiler
      För automatiserade arbetsflöden finns fixup-funktion för
      färgkonvertering med DeviceLink-profiler.
callas pdfToolbox TAC Reduction Using a Fixup - Bild
Figur 4: Fixup-funktion för TAC-reducering
      Fixup-exemplet visar TAC-reduktion av PDF-filer med DeviceLink-profiler från ColorLogic

    • Hur får man tillgång till DeviceLink-profiler
      pdfToolbox kan användas för att tillämpa DeviceLink-profiler på PDF-dokument,
      men innehåller ingen profilredigerare eller stöd för att skapa DeviceLink-profiler.
      För att kunna utnyttja möjligheterna med DeviceLink-funktionalitet behövs
      färdiga DeviceLink-profiler och det finns ett antal alternativ i detta avseende:

      • Man kan använda de DeviceLink-profiler som ingår i tillvalsalternativet
        DeviceLink för pdfToolbox vilken är en separat beställningsbar produkt
        som innehåller en lista över viktiga DeviceLink-profiler,
        främst inriktade på att konvertera mellan standarder
        (t.ex. mellan SWOP och ISOCoated).

      • Man kan även använda sina egna DeviceLink-profiler.
        Det finns olika verktyg som CoPrA från ColorLogic för att skapa DeviceLink-profiler.
        Vad som är viktigt är att se till att dessa profiler är öppna eller olåsta
        så att de är användbara i pdfToolbox.

      • Man kan köpa ett DeviceLink-profiler från en annan leverantör.
        En sådan produkt innehåller förgjorda DeviceLink-profiler som
        skapats av den leverantören. Ett bra exempel på en sådan leverantör
        är ColorLogic som säljer ett brett sortiment av DeviceLink-profiler som
        inkluderar möjligheten att konvertera mellan standarder, att utföra
        TAC-reduktioner eller i fall då man behöver minska åtgången av tryckfärg.

    Hantering av dekorfärger (spot colors)
    Ändra eller borttagning av dekorfärger är en annan vanlig fråga och
    pdfToolbox erbjuder ett brett utbud av funktioner för hantering av dekorfärger.
    pdfToolbox Desktop erbjuder manuell/interaktiv hantering av dekorfärger i ett PDF-dokument.
callas pdfToolbox Working with Spot Colors in the Switchboard - Bild
Figur 5: Hantering av dekorfärger i pdfToolbox Switchboard
    För varje dekorfärg finns möjlighet att ändra namnet, ange alternativ färgrymd och värden,
    mappa den till en processfärg eller annan dekorfärg eller helt enkelt konvertera den till CMYK.
    I ett automatiserat arbetsflöde finns en fixup-funktion för att mappa dekorfärger eller
    konvertera dem till CMYK. Fixup-funktionen “Map spot and process colors” gör det möjligt
    att mappa dekorfärger eller konvertera dem till CMYK.
callas pdfToolbox Remapping Spot Color Using a Fixup - Bild
Figur 6: Ommappning av dekorfärger med
fixup-funktionen “Map spot and process colors”

    Åtgärder för vanliga färgproblem
    I praktiken finns det också ett antal vanligt förekommande färgproblem som
    som inte hanteras med någon av de ovanstående färgkonverteringsmetoderna.
    Ett exempel är att korrigera fyra färger svart ("four color black")
    vilket visas i fixup-funktionen nedan.
callas pdfToolbox - Fixup to Convert 4C Black to Real Black - Bild
Figur 7: Exampel på användning av
fixup-funktionen "Correct 4C Black" till verklig svart

    Med pdfToolbox kan alla vanliga färgproblem korrigeras, bland annat:
    • Konvertera fyra färger svart till verklig svart
    • Konvertera färg "All" (separation svart) till riktiga CMYK-svart
    • Konvertera rik svart till verklig svart eller vice versa
    • Inställning av svarta eller grå objekt för övertryck och vita objekt för "knockout"
    • ...

    Vilka av dessa korrigeringar som är lämpliga i ett arbetsflöde är ett beslut som måste tas i varje fall.
    pdfToolbox har all funktionalitet som krävs och som gör det enkelt att genomföra alla
    nödvändiga korrigeringar i PDF-dokument!



2. Förberedande av dokument inför arkivering


2a. Skapande av arkivfärdiga PDF-filer
    Mer och mer är PDF/A (ISO-standarden för långtidsarkivering av PDF-dokument)
    det filformat som väljs och används för att arkivera dokumenthandlingar.
    pdfaPilot är expert- och allround-verktyget för att skapa digitala arkivfärdiga PDF/A-dokument;
    Nedan beskrives standarder som stöds och hur man använder dem.

    Olika versioner och utföranden av PDF/A-standarden
    De första frågorna att ställa sig när man tänker skapa PDF/A-dokument är vanligtvis
    vilken version och utföranden av standarden som skall användas.
    Den fullständiga listan att välja ur är följande:
    • PDF/A-1a, PDF/A-1b
    • PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u
    • PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u

      Versioner
      PDF/A-1 var den ursprungliga versionen av standarden;
      den tillåter dock inte modernare PDF-funktionalitet såsom
      transparens och komprimeringsformer för bilder och lager (skikt).

      PDF/A-2 utökade stödet för dessa modernare funktioner och öppnade
      också upp möjligheten att lagra andra PDF/A-filer inuti en PDF/A-2 fil
      (dvs, tillåter en PDF/A-2 för att bete sig lite som ett litet arkiv).

      PDF/A-3 är den allra senaste utökningen och öppnar nya möjligheter
      för att lagra alla filer inuti en PDF/A-3 fil.
      Det medför att e-postbilagor kan lagras i sitt ursprungliga källformat
      inuti det arkiverade e-postmeddelandet eller att elektroniska fakturor i
      PDF/A-3 format även inkluderar fakturauppgifter inbäddade i XML-format.

      Utföranden
      Utförande "b" eller "basic" fokuserar helt på visuell reproduktion;
      det enda som räknas är att kunna se dokumentet på skärm eller att kunna
      skriva ut det precis med samma utseende som när det stoppades in i arkivet.

      Utförande "a" eller "avancerad" lägger till ytterligare krav.
      Texten måste vara inbäddade på ett sådant sätt att den lätt kan extraheras
      (innebörden måste vara tydlig, inte bara det visuella utseendet),
      bilder måste ha alternativ text i samband med dem (åter igen för att
      göra innebörden klar) och alla strukturelement i PDF/A måste
      märkas upp (för att kunna skilja mellan olika rubriknivåer, brödtext,
      sökbara stycken och tabeller osv).

      Utförande "u" eller "Unicode" är ett utförande någonstans mellan "b" och "a".
      Det är främst inriktad på visuell reproduktion, men kräver att all text
      lätt kan extraheras eller är sökbar.

      Vilken PDF/A-standard ska man använda?
      Det beror mycket på typen av dokument som skall arkiveras och
      vilka funktioner man vill aktivera i e-arkivet.
      Tänk på att det är mycket lättare att skapa ett "b" PDF/A-fil än en "a" PDF/A-fil
      (på grund av alla de ytterligare kraven).
      En god nyhet är att pdfaPilot stödjer alla versioner och alla varianter av standarden,
      vilket ger total frihet att välja just den PDF/A-standard som man behöver för sitt e-arkiv.


    Interaktiv verifiering eller konvertering till PDF/A
    pdfaPilot Desktop erbjuder olika sätt att kontrollera att en PDF-fil uppfyller en viss PDF/A-version
    och olika sätt att konvertera (eller försök att konvertera) en PDF-fil till önskad PDF/A-version.
    Det enklaste sättet är dock funktionen "PDF/A med ett klick" (“PDF/A in one click”).

    callas pdfToolbox - PDF/A in One-Click Window  - Bild
    Figur 1: Funktionen "PDF/A med ett klick" ("The PDF/A in one click") i pdfaPilot Desktop

    Med åtgärdsknappen (knappen med kugghjulsikonen i det övre högra hörnet)
    väljes önskad PDF/A-version och utförande ("b" / "a" / "U") som man vill arbeta med.
    Fönstret erbjuder två knappar, en knapp för att kontrollera hur väl en PDF-fil uppfyller
    vald PDF/A-standard, och en knapp för att konvertera PDF-filen till denna standard.
    Genom att använda ställa in "pdfaPilot-preferenser", kan man välja om man vill
    aktivera reservmetoder ("fallback") om ordinarie omvandling till PDF/A misslyckas.


    Nödfallsmetoder (fallback methods) för konvertering
    Nödfallskonverteringsmetoder används när pdfaPilot har försökt konvertera
    till PDF/A och konverteringen av någon anledning ej lyckats.

    Som en nödfallsmetod kan man då försöka:
    • Konvertera hela dokumentet till Postscript och sedan tillbaka till PDF.
      Detta tvingar fram en rad nyare PDF-funktioner som konverteras till äldre funktioner
      och PDF-filen skrivs om från början, vilket ibland rättar till problemen.

    • Konvertera problemsidor till bilder.
      Om vissa specifika sidor har problem kommer pdfaPilot att konvertera bara de
      sidorna till bilder och infoga dem i PDF-filen i stället för de ursprungliga sidorna.

    • Konvertera alla sidor till bilder.
      Om inget annat fungerar kan pdfaPilot skapa ett helt nytt PDF-dokument och infoga
      en bildversion av alla sidorna i den ursprungliga PDF-filen i det nya PDF-dokumentet
      i ett sista försök att åtgärda de problem som finns i det ursprungliga PDF-dokumentet.

    Naturligtvis tar dessa nödfallsmetoder tid och kan ofta innebära en försämring
    i kvalitet för dokumenten som skall arkiveras.
    Ett beslut måste tas i varje fall om man vill använda dessa metoder.
    För besvärliga dokument som absolut måste arkiveras finns det dock ibland
    inte något annat val än att konvertera dem enligt dessa nödfallsmetoder.


    Automatiserad verifiering eller konvertering till PDF/A
    I de flesta fall är volymen av filer som ska arkiveras i ett e-arkiv enorm;
    pdfaPilot Server kan enkelt hantera sådana volymer och bearbeta
    PDF-dokument i en automaticerad process.

    callas pdfaPilot Server Job Setup Window - To Automaticly Convert to PDF/A-1b - Bild
    Figur 2: Ett pdfaPilot jobb för automatisk konvertering till PDF/A-1b

    Med pdfaPilot Server kan man skapa jobb för automatisk behandling där varje jobb har
    en bevakad indatamapp ("watched folder"), en tillhörande verifierings-/konverteringsprofil
    och ett antal definierade utdatamappar.
    Alla filer som placeras i den bevakade mappen plockas automatiskt upp och
    bearbetas enligt den valda profilen.
    Resultatet placeras i en utdatamapp för lyckade konverteringar eller i en felmapp
    beroende på behandlingsresultatet.


    Integrerad preflight
    Ofta är det mest effektiva sättet att verifiera eller kontrollera PDF-filer att integrera
    bearbetningen i en större lösning såsom en webbportal eller dokumenthanteringssystem.
    Med pdfaPilot kan integrationen göras med en kommandoradslösning (CLI) eller en SDK-lösning.

    • Kommandoradsintegration (CLI)
      pdfaPilot CLI är en kommandoradstillämpning som kan startas från ett
      terminal- eller kommandofönster, men som typiskt exekveras från en
      tillämpning eller det script som det är interegrat i.
      pdfaPilot CLI stöder all PDF/A-funktionalitet och kan automatiskt generera
      detaljerade rapporter (i PDF- eller XML) för ytterligare automatisering.

    • Integration med SDK (Software Development Kit)
      pdfaPilot SDK är en lösning som ger integration på biblioteksnivå.
      SDK innehåller de nödvändiga biblioteken, rubriker, dokumentation och kodexempel
      för att närmare integrera PDF/A-stöd i en C, C ++, Java eller NET-program.
      Detta kräver utvecklingsresurser, men resulterar samtidigt i den allra närmaste integrationen.



2b. Arkivering av e-post med bilagor
    E-post är idag en integrerad del av regelbunden affärskommunikation.
    Det finns även lagar och bestämmelser som anger att e-post måste
    arkiveras precis som alla andra affärsdokument.
    pdfaPilot stöder fullt ut både manuell/interaktiv och automatisk e-arkivering.

    Konverteringsmekanismer
    pdfaPilot integreras inte i inkommande eller utgående e-postservrar för att göra sitt jobb.
    Istället omvandlar pdfaPilot e-postmeddelanden i MSG- eller EML-format
    (de två mest spridda e-filformaten) till PDF eller PDF/A-dokument.
    Denna konvertering (omvandling) kan göras interaktivt i pdfaPilot Desktop eller
    via bevakade mappar ("hot folders") i pdfaPilot Server eller integreras i andra
    lösningar med pdfaPilot CLI och pdfaPilot SDK.

    Konverteringar som stöds
    Beroende på typ av e-post och typ av önskad konvertering erbjuder pdfaPilot
    olika konverteringsmöjligheter. Alla valmöjligheter visas i pdfaPilot Switchboard
    med förklaring av varje tillgänglig konverteringstyp.

    callas pdfaPilot Switchboard E-mail to PDF - Bild
    Figur 1: Valmöjligheter i pdfaPilot Switchboard för konvertering av e-post till PDF

    Respektive konvertering sker enligt följande:

    • PDF: Bädda in bilagor som original
      - ("PDF: Embed attachments as original").
      Skapar ett vanligt PDF-dokument och bäddar in eventuella bilagor från
      e-posten i det genererade PDF-dokumentet i sitt ursprungliga format.

    • PDF: Bädda in bilagor som PDF
      - ("PDF: Embed attachments as PDF").
      Skapar ett vanligt PDF-dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF-dokument och
      bäddas in i det genererade PDF-dokumentet.

    • PDF: Bädda in bilagor som original och PDF
      - ("PDF: Embed attachments as original and PDF").
      Skapar ett vanligt PDF-dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF-dokument.
      Resultatet av konverteringen till PDF och de ursprungliga bilagorna
      bäddas in i det genererade PDF-dokumentet.

    • PDF: Lägg till bilagor som ytterligare sidor
      - ("PDF: Add attachments as additional pages").
      Skapar ett vanligt PDF-dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF och bifogas i slutet av
      det konverterade PDF-dokumentet som ytterligare sidor.

    • PDF/A-1: Lägg till bilagor som ytterligare sidor
      - ("PDF/A-1: Add attachments as additional pages").
      Skapar ett PDF/A-1 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF och bifogas i slutet av
      det konverterade PDF/A-1 dokumentet som ytterligare sidor.
      Detta är det enda tillåtna alternativet för PDF/A-1, eftersom standarden
      PDF/A-1 inte tillåter inbäddade filer (oavsett av vilken typ de är).

    • PDF/A-2: Bädda in bilagor som PDF/A
      - ("PDF/A-2: Embed attachments as PDF/A").
      Skapar ett PDF/A-2 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF/A-2 dokument och
      inbäddas sedan i det genererade PDF/A-2 dokumentet.

    • PDF/A-2: Lägg till bilagor som ytterligare sidor
      - ("PDF/A-2: Add attachments as additional pages").
      Skapar ett PDF/A-2 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF och bifogas i slutet av
      det konverterade PDF/A-2 dokumentet som ytterligare sidor.

    • PDF/A-3: Bädda in bilagor som originalet
      - ("PDF/A-3: Embed attachments as original").
      Skapar ett PDF/A-3 dokument och bäddar in eventuella bilagor från
      e-posten i det genererade PDF/A-3 dokument i sitt ursprungliga format.

    • PDF/A-3: Bädda in bilagor som PDF/A om det är möjligt
      - ("PDF/A-3: Embed attachments as PDF/A if possible").
      Skapar ett PDF/A-3 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF/A-3 dokument och
      inbäddas i det genererade PDF/A-3 dokumentet.
      Om konvertering till PDF/A är inte möjligt för en viss bifogad fil inbäddas den
      filen i sitt ursprungliga format istället i det genererade PDF/A-3 dokumentet.

    • PDF/A-3: Bädda in bilagor som original och PDF/A
      - ("PDF/A-3: Embed attachments as original and PDF/A").
      Skapar ett PDF/A-3 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF/A-dokument.
      Resultatet av konverteringen till PDF/A och de ursprungliga bilagorna
      inbäddas i det genererade PDF/A-3 dokumentet.



3. Mer avancerade lösningar - Skapa dynamiska arbetsflöden med hjälp av variabler


3a. Skapa dynamiska arbetsflöden med hjälp av variabler
    De flesta kontroller som man vill utföra på PDF-dokument är generiska:
    färger måste vara korrekta, bildupplösningen måste vara tillräcklig,
    felaktiga PDF-strukturer får inte förekomma och så vidare.
    I dessa fall är det fullt möjligt att skapa en enda preflight-profil som kan
    användas av många olika verktyg eller i många olika arbetsflöden.

    Men ibland är kontroller specifika för ett visst PDF-dokument och
    kan inte enkelt användas för andra PDF-dokument.
    Ett bra exempel på ett sådant fall är om man vill kontrollera jobbdimensioner (bredd och höjd).
    Dessa mått kan mycket väl vara olika för varje jobb och det betyder att man behöver
    duplicera jobbprofilen för varje verktyg och infoga en särskild dimensionskontroll per verktyg...
    Det låter inte som den bästa idén...

    Naturligtvis har både pdfToolbox och pdfaPilot stöd för variabler för dynamisk preflight
    (medger olika utföranden av preflight i respektive verktyg eller för varje kontrollerad PDF-fil).
    Och den bästa nyheten? Det är lätt att använda dynamiska variabler i pdfToolbox och pdfaPilot!


    Statisk (reguljär) storleks-/dimensionskontroll
    Kontroll av storleken (dimensionen) för ett PDF-dokument innebär att
    kontrollera höjd och bredd på en sidruta, typiskt trimmruta,
    vilket ger dimensionen för den färdiga sidan. En sådan kontroll kan se ut så här:

    callas pdfToolbox Preflight Static Check Height and Width of the Trimbox - Bild
    Figur 1: Preflight-kontroll av höjden och bredden på trimmruta

    Kontrollen testar bredd och höjd av trimmruta,
    i detta exempel med beaktande av rutans orientering
    (med andra ord, landskap och porträtt är inte utbytbara med avseende på denna kontroll).


    Dynamisk (variabel) storleks-/dimensionskontroll
    I fönstret som definierar den statiska kontrollen (ovan) syns ett antal orangefärgade ikoner.
    Var och en av dem markerar möjligheten att ange en variabel för kontroll av just denna egenskap.
    När man klickar på dem startas variabelredigeraren ("variable editor"):

    callas pdfToolbox Preflight Check - The Variable Editor - Bild
    Figur 2: Variabelredigeraren ("The Variable Editor")

    För att definiera en variabel i en kontroll- eller
    korrigeringsfunktion i pdfToolbox behövs tre saker:
    • "Label":
      - Visas när kontrollen eller korrigeringen exekveras i pdfToolbox Desktop.
    • "Default value":
      - Det värde som används när inget särskilt görs under exekveringen
      av kontrollen eller korrigeringen.
    • "Internal Name":
      - Variabelnamn som kan användas i pdfToolbox Server CLI eller SDK för att modifiera
      vilket värde som faktiskt kommer att användas av kontrollen eller korrigeringen.

    För att göra kontrollen helt dynamisk måste vi invariabler anges för trimmrutans bredd och höjd:

    callas pdfToolbox Preflight Dynamic Check Height and Width of the Trimbox - Bild
    Figur 3: Dynamisk kontroll som visar använda variabler

    De mer kryptiska värdena för egenskaperna bredd och höjd tydliggör att det
    faktiskt finns en variabel som är definierad för var och en av dessa egenskaper.
    Det är allt vi behöver definiera i kontrollen för att göra den dynamisk.


    Användning av dynamiska profiler

    • pdfToolbox Server
      En preflight-profil som innehåller åtminstone en kontroll eller korrigering som
      innehåller variabler kallas en dynamisk preflight-profil.
      Sådana profiler kan väljas i pdfToolbox Server precis på samma sätt som en vanlig profil.
      Då kan man ändra vilka värden som ska användas genom att lägga till ytterligare
      CLI-kommandon i jobbfönstret för pdfToolbox Server.

    callas pdfToolbox Server Job Window - Bild
    Figur 4: Jobbfönster för pdfToolbox Server

      Även om ovanstående pdfToolbox Server jobb ser helt normalt ut,
      kan ytterligare CLI parametrar läggas till för inställning av ingående variabler.
      För varje variabeltillägg används formatet:
      --setvariable=:
      • "variable_name" är det symboliska namnet för variabeln som
        den är definierad i kontrollen eller korrigeringen.
      • "new value" är det värde man vill använda i pdfToolbox under preflight.

      Som synes möjliggör detta att man tar en variabel preflight-profil och konfigurerar
      olika jobb, vilka vart och ett kommer att utföra en annan preflight baserad
      på de "setvariable"- kommandon som man lagt till i jobbdefinitionen.

    • pdfToolbox CLI och pdfToolbox SDK
      Man kan faktiskt gå ännu längre när man använder pdfToolbox CLI eller pdfToolbox SDK.
      Eftersom man där utfärdar kommandon för preflight på varje fil kan man
      faktiskt ändra hur preflight skall göras för varje enskild preflight-körning.
      Om man har en webbportal som kan ange vad kunden beställt är
      det värdefullt om man då kan ändra varje preflight för att matcha
      kontrollerna till vad kunden faktiskt beställt.


    Möjligheter med variabler
    Variabler kan läggas till kontroller och korrigeringar.
    Den enda begränsningen är att kontrollens eller korrigeringens egenskap måste ha den
    lilla orange knappen bredvid sig för att man skall kunna definiera en dynamisk variabel.
    Det är även möjligt att välja en kontroll eller korrigering i en profil och konfigurera
    en variabel som kommer att fungera som en switch:
    • ställ den till "1" och kontrollen eller korrigeringen utförs under preflight,
    • ställ den till "0" och den utförs ej.

    Detta gör att man kan skapa profiler som innehåller valfria kontroller eller korrigeringar enkelt.
    Genom att ställa in värdet för variablerna man använder till korrekta värden säkerställs att
    kontroller och korrigeringar utförs eller ej utförs...




För mer information kontakta NewFormat


NewFormat AB
Smörblommegränd 14, SE-165 72 Hässelby (Stockholm), Sweden
tel:+46 (0)70 631 53 01

All content © copyright 2008-2016 NewFormat AB. All rights reserved.



callas software - Logo
callas software Partner


PDF Association Member - Logo     Företagarna - Logo     Stockholms Handelskammare - Logo     GrafKom - Logo     Packbridge - Logo     Svenska Förpackningsgillet / Swedish Packaging Guild - Logo