NewFormat logo

OpenFormat logo
Ingår i NewFormat AB portal
Swedish Flag   UK Flag
OpenFormat     Produkter och tjänster     Erbjudanden / Kampanjer / Priser     Guider och datablad
Kontaktformulär     Hem/NewFormat

Kompletterar PDF/A och Enterprise Content Management system varandra (perfekt)?

PDF/A-1 logo



NewFormat AB

NewFormat gör PDF information permanent
tillgänglig, sökbar, läsbar och återanvändbar
för framtiden och för så många som möjligt.


Våra lösningar baseras på

erkända ISO-standarder baserade på PDF-teknik

och beprövad, tillförlitlig och högtillgänglig programvara från leverantörer
som är medlemmar i den globala branschföreningen PDF Association.




Kompletterar PDF/A och Enterprise Content Management system varandra (perfekt)?

Det finns många verktyg på marknaden, inklusive freeware,
med vilka användare kan skapa PDF-filer och lagra dem i ECM-system.

Men är resultaten av detta alltid tillfredsställande?

av

Dietrich von Seggern
vd, callas software, Tyskland

Kent Åberg
grundare och vd, NewFormat AB, Sverige

(Följ callas software blog för PDF-proffs!)


    Inte alla verktyg skapar PDF/A-kompatibla filer lämpliga för lagring i ECM-system

    Det finns många verktyg på marknaden, inklusive freeware,
    med vilka användare kan skapa PDF-filer och lagra dem i ECM-system.
    Men är resultaten av detta alltid tillfredsställande?

    Det kan faktiskt hända att en viss PDF-fil kan öppnas med
    en PDF-läsare och inte med någon annan.

    Dessutom är det ursprungliga PDF-formatet inte lämpligt för långvarig arkivering.
    Fakturor eller andra dokument som måste lagras i årtionden
    bör därför lagras i PDF/A-format i ECM-systemet.

    Många ECM-leverantörer integrerar därför redan PDF/A-teknik
    från callas software via SDK (Software Development Kit).
    Deras användare kan då, integrerade i deras dokumentprocesser,
    skapa PDF/A-filer eller kontrollera deras överensstämmelse:

PDF/A-1 logo

PDF/A-1: Inga bilagor tillåtna.



PDF/A-2 logo

PDF/A-2: Bilagor i form av PDF/A är tillåtet.



PDF/A-3 logo

PDF/A-3: Bilagor i godtyckliga format - PDF/A och andra - är tillåtet.


    Det är relativt nytt här att det något speciella PDF/A-3-formatet
    används och berikar därigenom omfattningen av tjänsterna i ECM-systemet.
    Den speciella egenskapen hos PDF/A-3 är att den här standarden möjliggör
    inbäddning av valfritt dokument i en PDF/A-fil.
    PDF-filen blir sålunda ett slags "ZIP-arkiv med användargränssnitt".
    Användare kan sålunda elegant kombinera flera dokument i en fil.

    PDF/ A-3 är användbart för hybridarkivering, dvs att kombinera
    källdokumentet såsom en Office-fil med tillhörande PDF/A-fil.
    E-postmeddelanden med affärskritiskt innehåll som är värda att
    lagras skapas med teknik från callas software.
    I en PDF / A-3-fil kan det ursprungliga e-postmeddelandet lagras i
    ECM-systemet tillsammans med dess arkiverbara motsvarighet
    på ett revisionssäkert sätt.

    Ett annat exempel är lagring av fakturor.
    Information som en OCR-processor läser från en faktura kan lagras
    i en separat fil och arkiveras tillsammans med fakturan i en PDF/A-3-fil.
    PDF/A-3 kan också användas för att elegant sammanställa filer,
    t.ex. dokument och ritningar som skapas inom ett projekt.

    Ytterliggare exempel på dess tillämpning är skapande och
    bearbetning av s.k. "ZUGFeRD"-fakturor.
    För inkommande fakturor extraherar callas pdfaPilot automatiskt
    fakturadata/innehåll i XML-format och skickar informationen vidare
    till efterföljande system för bearbetning.
    PDF/A-fakturan lagras sedan i ECM-systemet.

    PDF/A och särskilt PDF/A-3 och ECM kompletterar varandra perfekt.
    PDF/A-3 kan dessutom öka fördelarna med digitala processer, eftersom
    kopplingar mellan dokument även kan visas utanför ECM-systemet.

    Det finns många fördelar i att använda PDF/A-formatet för
    ECM-användare för dokumenthantering och distribution.
    Dessutom säkerställs att PDF-filerna lagrade i ECM-systemet
    kan reproduceras när som helst.




Mer information

Eller klicka på bilderna nedan för nedladdning av booklet och folder:
PDF/A in a Nutshell 2.0 - Front Cover - Bild     PDF/A Flyer Front Cover - Bild




    Specialiserade verktyg för PDF/A-kompatibla PDF-dokument

    För utförlig information, nedladdning för egen provning, tutorials,
    webinarier/videoinspelningar, demonstrationer, etc.,
    klicka på valfritt verktyg nedan.


    Verktyg för att skapa PDF/A-dokument
    för långtidsbevarande och arkivering:


    Andra verktyg (kostnadsfria) som stöder PDF/A:



För mer information kontakta NewFormat


NewFormat AB
Smörblommegränd 14, SE-165 72 Hässelby (Stockholm), Sweden
tel:+46 (0)70 631 53 01

All content © copyright 2008-2019 NewFormat AB. All rights reserved.



PDF/A-1 logo