Detta program hjälper kunder att skapa tillgängliga PDF-dokument
som uppfyller gällande tillgänglighetsstandarder.
CommonLooks verktyg för att skapa tillgänglig PDF
uppfyller behoven hos de flesta organisationer.
Med rätta operativa förändringar kan dessa verktyg även bidraga till att
förbättra organisationers egen förmåga att skapa tillgängliga PDF-dokument.
En process för att skapa tillgängliga dokument är bara hållbar när den blir norm.
När processen integreras med övriga interna processer bidrager verktygen
till att det blir enklare att hantera och monitorera arbetet över tid.
Fas 1 - Kartläggning av behov och planering
Det första steget till skapa dokument som är tillgänglig börjar
med att bestämma ett arbetsflöde som passar organisationens mål.
Det hjälper dig att besvara dessa frågor:
- Hur testar man att dokumenten är tillgängliga?
- Hur testas den egna webbplatsens dokument med avseende på tillgänglighet?
- Hur hanteras interna dokument,
inklusive HR-dokument som distribueras till anställda och nyanställda?
Så här kommer du igång:
Fas 2 - Åtgärda befintligt innehåll
Efter Fas 1 bör organisationen ha en plan och
en lista över dokument som behöver åtgärdas.
Åtgärder bör börja med de filer som har högst prioritet,
är mest använda eller senast skapade och därefter arbetar
man bakåt med övriga dokument för att slutföra projektet.
Så här kommer du igång:
CommonLook Remediation Service
Om listan över upptäckta dokument och kraven för efterlevnad
är för mycket för organisationens interna kapacitet att hantera,
finns alltid möjlighet att få extern hjälp med att åtgärda filerna;
"tillgänglig PDF som tjänst".
CommonLook PDF
För manuellt åtgärdande av PDF i volym,
CommonLook PDF är verktyget att använda.
CommonLook PDF skapar tillgänglighetsrapport och
tar en organisation steg för steg genom åtgärdsprocessen.
CommonLook Dynamic
För vissa dokument som skapats av elektroniska system,
såsom fakturor, utdrag och liknande innehåll och som genererats
från databaser kan automatiserade lösningar implementeras.
Fas 3 - Integrera tillgänglighet i
dokumentutvecklings- och testprocesser
Den primära komponenten i Fas 3 är att främja vikten av
tillgängliga dokument inom organisationen,
så att ingen lägger till ytterligare innehåll som är otillgängligt.
Tillgänglighet måste vara en del av verksamhetsstrategin och måste
planeras för att ingå när nya dokument och webbinnehåll skapas.
Detta interna initiativ för tillgänglighet måste omfatta
tillgänglighetsutbildning för alla som skapar innehåll,
inklusive designers, författare, utvecklare och testare:
- Begrepp
- Standarder
- Hur man skapar tillgängliga dokument i praktiken
- Testning och verifiering
- Skapande av interna processer och standarder
för innehållsskapande, tillgänglighetstestning och
användande inom organisationens hela digitala tillgångar.
Så här kommer du igång:
CommonLook Office
CommonLook Office skapar tillgängligt PDF-innehåll
inifrån MS Word och PowerPoint.
CommonLook Office är utformat för att användas av alla och
gör det enkelt att skapa PDF-innehåll som är tillgängligt.
CommonLook PDF
CommonLook PDF installeras vanligtvis på ett mindre antal datorer
för de användare (oftast "PDF- / tillgänglighetsexperter")
som behöver ett kraftfullt åtgärdsverktyg.
Fas 4 - Utbildning
Programmets Fas 4 fokuserar på utbildning i bred skala.
Utbildning i tillgängliga dokument sker i många former.
- Organisationsomfattande utbildning.
Ökar medvetenheten om krav på tillgänglighet och
informerar medarbetare om policy och juridiska krav
- Omfattande utbildning.
Förbättra intern kapacitet för att internt åtgärda och tillhandahålla
omfattande utbildning i att skapa och producera tillgängligt innehåll.
- "Train-the-Trainer"-program.
Bygg intern kunskap inom avdelningar och team
så att det finns tillgänglighetsexperter inom varje avdelning.
- Kvalitetssäkring.
Utveckla en QA-process som granskar innehåll
innan det distribueras eller publiceras.
Fas 5 - Fortlöpande övervakning av efterlevnad
Tillgängliga dokument är normalt inte ett engångsprojekt
med ett definierat slutdatum.
Eftersom innehåll skapas, redigeras och ersätts kontinuerligt,
är det bättre att hantera efterlevnad av dokumenttillgänglighet
som en pågående process som aldrig slutar.
Monitorering av efterlevnad är mångfacetterad och varje organisation
kommer att göra det på olika sätt. Vissa har föreskrifter som kräver
publicering av tillgänglighetsstatus på sina webbplatser.
För andra organisationer varierar frekvensen för pågående revisioner och
manuella kontroller, men experter rekommenderar att man använder sig av
"best practices" för att föregripa legala krav på mer omfattande åtgärder.
Samma verktyg som vi rekommenderar i Fas 1 är vad vi rekommenderar
för monitorering och kvalitetssäkring (QA).
Även om Clarity och PDF Validator har olika funktioner, används de ofta
tillsammans för att validera webbplatser eller individuellt innehåll.
Rapporter genererade av CommonLook Clarity visar till exempel vilka PDF-filer
som har åtgärdats med CommonLook PDF eller skapats med CommonLook Office,
och markerar dem som tillgängliga och kompatibla.
Om CommonLooks verktyg implementeras med det korrekta arbetsflödet,
kommer rapporterna som skapas när CommonLook Clarity skannar en
webbplats eller filer visa om filerna är kompatibla.
Om fel arbetsflöde implementeras bör dokumentskaparna få
utbildning i hur man löser problem innan de blir en större fråga.
Clarity genererar detaljerade tillgänglighetsrapporter och bör ställas in att
köra månatliga genomsökningar så att problem kan identifieras och åtgärdas.
En annan rekommendation är att skapa en process för publicering av
webbinnehåll där medarbetarna tvingas utföra kvalitetssäkring av
dokumenten med avseende på tillgänglighet innan publicering.
Så här kommer du igång:
CommonLook Clarity
Skanna webbplatser eller dokumentmappar
bakom en brandvägg m.a.p. tillgänglighet.
CommonLook PDF
Testa och åtgärda enskilda filer m.a.p. efterlevnad av tillgänglighet.
Se flera detaljer i detta white paper:
CommonLook Five-Phase Accessibility Program:
- Program Implementation Guide
Intressant?
Kontakta NewFormat angående CommonLook Five-Phase Accessibility Program
